Règlement d'ordre intérieur : le rédiger, le modifier et l'opposer à vos locataires

Le règlement d'ordre intérieur, que tout le monde appelle ROI, est le mode d'emploi de la copropriété. Là où l'acte de base dit qui possède quoi, le ROI dit comment l'association fonctionne et comment on vit ensemble : convocation de l'assemblée, désignation du syndic, heures de déménagement, poubelles, vélos dans le hall.

Depuis la réforme du 18 juin 2018, entrée en vigueur le 1er janvier 2019, chaque immeuble en copropriété doit en avoir un, et il n'a plus besoin de passer chez le notaire. Il complète les statuts décrits dans la fiche acte de base et règlement de copropriété et s'inscrit dans le cadre juridique de la copropriété.

Le règlement d'ordre intérieur contient obligatoirement trois rubriques

L'article 3.85, § 3, du Code civil fixe un contenu minimum. Le ROI « contient au moins » :

1. les règles relatives au mode de convocation, au fonctionnement et aux pouvoirs de l'assemblée généraleGlossaireOrgane de décision de l'association des copropriétaires, dont fait partie chaque propriétaire d'un lot. Chacun y dispose d'un nombre de voix correspondant à sa quote-part dans les parties communes. Voir le glossaire, ainsi que, le cas échéant, le montant fixé par l'assemblée à partir duquel une mise en concurrence des marchés et contrats est obligatoire ;
2. le mode de nomination du syndic, l'étendue de ses pouvoirs, la durée de son mandat et les modalités de son renouvellement, les modalités du renom éventuel de son contrat et les obligations consécutives à la fin de sa mission ;
3. la période annuelle de quinze jours pendant laquelle se tient l'assemblée générale ordinaire.

« Il est établi un règlement d'ordre intérieur par acte sous signature privée. »

Art. 3.85, § 3, C. civ.

La troisième rubrique a des conséquences concrètes. La quinzaine fixée dans le ROI détermine la date limite à laquelle vous devez envoyer vos propositions au syndic : il inscrit à l'ordre du jour les propositions écrites reçues au moins trois semaines avant le premier jour de cette période (article 3.87, § 3). Un ROI qui indique « l'assemblée se tient en mai » sans préciser la quinzaine rend ce calcul impossible.

S'y ajoutent les compétences et obligations du commissaire aux comptesGlossairePersonne, copropriétaire ou non, désignée chaque année par l'assemblée générale pour contrôler les comptes de l'association des copropriétaires. Ses compétences et obligations sont fixées par le règlement d'ordre intérieur. Voir le glossaire, que l'article 3.91 renvoie expressément au règlement d'ordre intérieur.

Quelles règles de vie peut-on y ajouter ?

Au-delà de ce minimum, le ROI accueille les règles de vie commune. Les exemples cités par les notaires sont parlants : nuisances sonores, gestion des déchets, animaux domestiques, déménagements, fermeture de l'immeuble, usage des locaux communs.

Une limite s'impose. Le ROI ne peut pas modifier en douce ce que fixent les statuts. Interdire la location de courte durée, imposer une affectation exclusive au logement ou retirer à un lot l'usage d'un jardin touche aux droits des copropriétaires sur leurs parties privatives ou à la destination de l'immeuble. Ce type de règle a sa place dans les statuts, avec l'acte notarié et la majorité qualifiée que cela suppose. Votée comme simple article du ROI, elle s'expose à une contestation devant le juge.

Autre limite : les clauses que le Code civil déclare non écrites, comme celle qui empêcherait un copropriétaire de confier la gestion de son lot à la personne de son choix (article 3.85, § 4).

À quelle majorité modifier le règlement d'ordre intérieur ?

Le Code civil ne prévoit pas de majorité qualifiée propre au ROI. La règle générale s'applique donc : les décisions de l'assemblée générale sont prises à la majorité absolueGlossaireRègle de vote par défaut de l'assemblée générale : plus de la moitié des voix des copropriétaires présents ou représentés au moment du vote. Les abstentions, votes nuls et blancs ne sont pas comptés comme voix émises. Voir le glossaire des voix des copropriétaires présents ou représentés au moment du vote, sauf si la loi exige une majorité qualifiée (article 3.87, § 8).

Cette formule a une portée pratique. Si la modification proposée touche en réalité à une matière pour laquelle la loi exige deux tiers ou quatre cinquièmes, comme des travaux aux parties communes ou la jouissance des parties communes, c'est cette majorité qui s'applique, quel que soit le document dans lequel on l'écrit. Les seuils sont détaillés dans la fiche règles de vote et majorités.

Le syndic tient le ROI à jour

Quand la loi change, les dispositions contraires du ROI sont remplacées d'office par la règle légale, car le chapitre du Code civil sur la copropriété est impératif (article 3.100). Le syndic adapte alors le texte sans attendre un vote. Un copropriétaire induit en erreur par une version périmée, par exemple sur les délais de convocation, pourrait lui reprocher ce manquement.

Et pour les immeubles plus anciens ?

Avant 2019, beaucoup de règles de fonctionnement figuraient dans le règlement de copropriété notarié. Lors de la réforme, les dispositions qui devaient désormais figurer dans le ROI mais se trouvaient dans le règlement de copropriété ont été considérées comme faisant partie du ROI. Elles peuvent donc être modifiées sans notaire.

Le ROI s'impose-t-il aux locataires ?

Oui, mais pas automatiquement. L'article 3.93, § 5, distingue deux situations.

Les dispositions du ROI et les décisions de l'assemblée lient directement tout titulaire d'un droit réel ou personnel sur un lot qui disposait du droit de vote, ou l'exerçait, au moment de leur adoption. Un copropriétaire ne peut donc pas prétendre ignorer une règle votée pendant qu'il était membre de l'assemblée.

Pour les autres, notamment les locataires, l'opposabilité passe par une communication :

La conséquence est simple pour un bailleur : annexez le ROI au bail, et transmettez dans les délais chaque décision qui concerne l'occupation. Sans cette communication, la règle ne peut pas être opposée à votre locataire, alors que vous restez tenu de la respecter comme copropriétaire.

Où le ROI doit-il se trouver ?

Le ROI est déposé au siège de l'association des copropriétaires, qui se situe dans l'immeuble. Tout intéressé peut le consulter sur place et sans frais (article 3.93, § 3). Le même régime vaut pour le registre des décisions de l'assemblée générale.

Afficher un extrait dans le hall est une bonne pratique pour les règles de vie, mais ne remplace ni le dépôt ni la communication aux occupants. Pour une copropriété en Région de Bruxelles-Capitale, pensez aussi aux occupants néerlandophones : chaque copropriétaire peut obtenir une traduction des documents émanant de l'association dans l'une des langues de la région, aux frais de l'association (article 3.96).

Si un voisin ne respecte pas le ROI, commencez par le syndic, qui est chargé de faire exécuter les décisions de l'assemblée. Les pistes suivantes, de la conciliation au juge de paix, sont présentées dans les fiches droits et obligations des copropriétaires et juge de paix et litiges de copropriété.