Changer de syndic : procédure, calendrier et passation des archives
Un changement de syndic se prépare plusieurs mois avant l'assemblée générale. Le vote n'est qu'une étape : la passation du dossier et des comptes décide de la réussite.
Sommaire de la fiche
- Relire le contrat en coursRepérez la date de fin du mandat, qui ne peut dépasser trois ans, et les clauses de fin de contrat.
- Réunir des offres comparablesDemandez plusieurs projets de contrat sur la base d'une même description de l'immeuble et des prestations attendues.
- Inscrire les points à l'ordre du jourFaites inscrire la fin du mandat et la nomination du successeur, par proposition écrite ou par une assemblée demandée par un cinquième des quotes-parts.
- Voter en assemblée généraleDécidez à la majorité absolue de la fin du mandat, de la nomination, du contrat et de la date de prise de cours.
- Organiser la passationExigez la transmission du dossier complet, comptabilité et actifs compris, dans les trente jours de la fin du mandat.
- Mettre à jour banque, BCE et affichageChangez les mandataires des comptes, inscrivez le nouveau syndic à la BCE et affichez l'extrait de nomination dans les huit jours.
Changer de syndic ne demande aucune justification. Le Code civil limite le mandat à trois ans, le renouvellement exige une décision expresse de l'assemblée générale et celle-ci peut révoquer son syndic à tout moment. La difficulté est ailleurs : réunir la bonne majorité au bon moment, éviter un trou entre deux mandats et obtenir de l'ancien syndic un dossier complet.
Cette fiche suit l'ordre réel des opérations, du bilan du contrat en cours à la mise à jour de la Banque-Carrefour des Entreprises. Les règles sont les mêmes à Bruxelles et en Wallonie, puisqu'elles relèvent du Code civil fédéral. Pour une révocation en cours de mandat ou une démission du syndic, voyez aussi la fiche dédiée à la révocation et démission du syndic.
Quand peut-on changer de syndic ?
À tout moment, en droit. En pratique, deux moments se prêtent mieux à l'opération.
À l'échéance du mandat
Le mandat du syndic ne peut excéder trois ans. Il n'est renouvelé que par décision expresse de l'assemblée générale, et la brochure du SPF Justice rappelle que la reconduction tacite n'est pas possible. Surtout, la loi précise que le seul fait de ne pas renouveler le mandat ne peut donner lieu à une indemnité (art. 3.89, § 1er). C'est la voie la plus sûre.
En cours de mandat
L'assemblée générale peut toujours révoquer le syndic (art. 3.89, § 7). La révocation est immédiate, mais elle peut exposer l'association à des dommages et intérêts si elle est jugée abusive, selon la brochure du SPF Justice, ou à l'indemnité éventuellement prévue au contrat. Les conséquences sont développées dans la fiche sur la révocation.
Le calendrier dépend aussi de l'assemblée générale ordinaire. Elle se tient pendant une période annuelle de quinze jours fixée par le règlement d'ordre intérieurGlossaireRèglement établi sous signature privée qui fixe au moins les règles de fonctionnement de l'assemblée générale, la nomination du syndic et la quinzaine de l'assemblée ordinaire. Il est déposé au siège de l'association et peut être consulté sans frais. Voir le glossaire. Si le changement peut attendre cette assemblée, vous économisez une convocation supplémentaire.
Le calendrier d'un changement de syndic
Le tableau part de la date de l'assemblée générale (jour J). Les délais marqués d'une référence sont légaux, les autres sont des repères pratiques.
| Moment | Action | Référence |
|---|---|---|
| J moins 4 à 6 mois | Relire le contrat, faire le bilan de la gestion, lancer la demande d'offres | Repère pratique |
| Au moins 3 semaines avant le premier jour de la période de l'AG ordinaire | Envoyer au syndic les propositions écrites à inscrire à l'ordre du jour | art. 3.87 |
| À tout moment, pour une AG extraordinaire | Requête par envoi recommandé de copropriétaires détenant au moins un cinquième des quotes-parts | art. 3.87, § 2 |
| Au plus tard 30 jours après réception de la requête | Le syndic convoque, sinon un cosignataire peut convoquer lui-même | art. 3.87, § 2 |
| J moins 15 jours au minimum | Convocation par envoi recommandé, sauf accord écrit individuel pour un autre moyen | art. 3.87 |
| Jour J | Vote de la fin du mandat, de la nomination et du contrat | art. 3.87 et 3.89 |
| 30 jours après l'assemblée | Consignation des décisions dans le registre | art. 3.87 |
| 8 jours après la prise de cours de la mission | Affichage de l'extrait de nomination à l'entrée de l'immeuble | art. 3.89, § 2 |
| 30 jours après la fin du mandat | Transmission du dossier complet au successeur | art. 3.89, § 5, 7° |
Un point de méthode : si le syndic sortant tarde à inscrire vos propositions ou à convoquer, gardez les preuves d'envoi. La requête des copropriétaires détenant un cinquième des quotes-partsGlossaireTerme employé par le Code civil pour la fraction des parties communes attachée à chaque lot, appelée aussi quotités. Elle est fixée dans l'acte de base selon la valeur respective des parties privatives et détermine le nombre de voix de chaque copropriétaire à l'assemblée générale. Voir le glossaire est l'outil prévu par la loi pour débloquer la situation.
Comment préparer le choix du successeur ?
Commencez par écrire ce que vous attendez : nombre de lots, équipements (ascenseur, chauffage collectif), travaux prévus, fréquence des visites, nombre d'assemblées incluses, mode de communication. Envoyez la même description à chaque candidat. Des offres construites sur des bases différentes ne se comparent pas.
Ensuite, lisez les projets de contrat plutôt que les brochures commerciales. Le Code civil exige que le contrat distingue les prestations sous forfait et les prestations complémentaires avec leur rémunération, et qu'une prestation non mentionnée ne soit pas facturée sans décision de l'assemblée (art. 3.89, § 1er). Les clauses à examiner sont détaillées dans la fiche contrat de syndic, et les ordres de grandeur de coût dans la fiche prix d'un syndic en Belgique.
Le choix peut aussi porter sur le type de syndic. Un copropriétaire peut reprendre la gestion, ou l'immeuble peut confier la mission à un agent immobilier inscrit à l'IPI. Voyez les fiches syndic bénévole et syndic professionnel.
Joignez les projets de contrat retenus à la convocation. Les copropriétaires votent en connaissance de cause, et la décision est plus difficile à contester.
Quels points voter lors de l'assemblée générale ?
Rédigez l'ordre du jour avec des points distincts, dans cet ordre :
- la fin du mandat du syndic en place, par non-renouvellement à l'échéance ou par révocation, avec sa date d'effet ;
- la nomination du nouveau syndic, avec la date de prise de cours de sa mission ;
- l'approbation de son contrat, durée comprise (trois ans au maximum) ;
- la désignation de la personne chargée de signer le contrat au nom de l'association ;
- le cas échéant, le mandat donné au nouveau syndic d'obtenir la transmission du dossier et, si nécessaire, d'agir en justice.
Aucune majorité qualifiée n'est prévue pour ces décisions. Elles se prennent à la majorité absolue des voix des copropriétaires présents ou représentés au moment du vote (art. 3.87). Avant de voter, vérifiez le quorum : plus de la moitié des copropriétaires présents ou représentés possédant au moins la moitié des quotes-parts, ou des copropriétaires représentant plus des trois quarts des quotes-parts. À défaut, une deuxième assemblée se réunit après un délai de quinze jours au moins. Le détail est dans la fiche sur les règles de vote et majorités.
Deux précautions pendant la séance. Le syndic ne peut pas intervenir comme mandataire d'un copropriétaire, et nul ne peut accepter plus de trois procurations, sauf si le total de ses voix et de celles de ses mandants ne dépasse pas 10 % des voix de la copropriété (art. 3.87). Faites acter clairement, au procès-verbal, les dates de fin et de début des mandats.
Que doit contenir la passation des archives ?
La loi est précise. Le syndic dont le mandat a pris fin, de quelque manière que ce soit, doit transmettre dans les trente jours l'ensemble du dossier de gestion à son successeur :
« y compris la comptabilité et les actifs dont il avait la gestion, tout sinistre, un historique du compte sur lequel les sinistres ont été réglés, ainsi que les documents prouvant l'affectation qui a été donnée à toute somme qui ne se retrouve pas sur les comptes financiers de la copropriété »Art. 3.89, § 5, 7°, C. civ.
En l'absence de successeur, le dossier est remis au président de la dernière assemblée générale. Pour vérifier que rien ne manque, dressez un inventaire contradictoire, signé par les deux syndics. Il comprend au minimum :
- les statuts (acte de base et règlement de copropriété), le règlement d'ordre intérieur et le registre des décisions de l'assemblée générale ;
- les procès-verbaux, convocations et budgets prévisionnels des dernières années ;
- la comptabilité complète, les extraits de tous les comptes au nom de l'association et la situation des copropriétaires débiteurs ;
- la liste à jour des personnes en droit de participer aux délibérations, avec leurs coordonnées ;
- les contrats en cours (entretien, énergie, assurances) avec leurs échéances ;
- les dossiers de sinistres et de litiges, ouverts ou clôturés récemment ;
- le dossier d'intervention ultérieure, que le syndic doit conserver ;
- les clés, badges, codes d'accès et plans techniques.
Les fonds de l'association ne se « transfèrent » pas d'un syndic à l'autre : ils sont placés sur des comptes ouverts au nom de l'association, dont un compte distinct pour le fonds de roulement et un pour le fonds de réserve (art. 3.86, § 3). La reprise consiste donc à changer les personnes habilitées sur ces comptes, procès-verbal de nomination à l'appui. Si vous découvrez un compte au nom du syndic sortant, signalez-le immédiatement au conseil de copropriété et exigez le virement vers un compte de l'association.
Les formalités après le vote
Le nouveau syndic affiche, dans les huit jours de la prise de cours de sa mission, un extrait de l'acte de nomination à l'entrée de l'immeuble, avec ses coordonnées et le lieu où le règlement d'ordre intérieur et le registre des décisions peuvent être consultés (art. 3.89, § 2).
Il doit aussi être inscrit à la Banque-Carrefour des Entreprises, selon la procédure fixée par le Roi. Homegrade indique que cette inscription se fait auprès d'un guichet d'entreprises agréé, sur la base du procès-verbal de nomination. Informez ensuite les fournisseurs, l'assureur et, pour l'eau, votre distributeur.
Si l'ancien syndic ne transmet pas le dossier dans le délai, envoyez une mise en demeure par envoi recommandé, en rappelant l'article 3.89, § 5, 7°. Sans résultat, l'association, représentée par son nouveau syndic, peut saisir le juge de paix, compétent pour les contestations relatives à l'administration du bien commun en copropriété. Les recours contre un syndic fautif sont décrits dans la fiche responsabilité du syndic, et l'ensemble de la fonction dans le pilier syndic de copropriété.
À faire, à éviter
- Nommer le successeur lors de la même assemblée que la fin du mandat
- Joindre les projets de contrat à la convocation
- Dresser un inventaire signé des documents transmis
- Vérifier les soldes bancaires au jour de la reprise
- Laisser l'immeuble sans syndic entre deux mandats
- Voter sur un point absent de l'ordre du jour
- Accepter une passation sans la comptabilité ni l'historique des sinistres
- Laisser un compte de l'association au nom de l'ancien syndic
Où la passation coince le plus souvent
| Poste | Constat | Ce qu'il faut vérifier |
|---|---|---|
| Comptabilité | Le dossier arrive sans balance ni pièces justificatives, avec des soldes arrêtés à une date qui ne correspond pas à la fin du mandat | Demander le grand livre, la balance, les pièces et les soldes arrêtés au jour de la fin du mandat |
| Comptes bancaires | Un compte de l'association reste ouvert au nom de l'ancien syndic, ou le fonds de réserve partage le compte du fonds de roulement | Demander les extraits de tous les comptes au nom de l'association, un compte distinct par fonds |
| Liste des copropriétaires | La liste transmise date de la dernière assemblée et ignore les ventes intervenues depuis | Comparer la liste reçue avec les ventes signalées par les notaires, puis corriger les coordonnées |
| Contrats fournisseurs | Les contrats d'entretien et d'énergie apparaissent dans les comptes, mais leurs exemplaires signés ne suivent pas | Réclamer une copie de chaque contrat en cours, avec sa date d'échéance et son préavis |
| Sinistres en cours | Les dossiers ouverts changent de main sans l'historique du compte sur lequel les indemnités ont été versées | Demander la liste des dossiers ouverts et l'historique du compte utilisé pour les règlements |
Questions fréquentes
Faut-il un motif pour changer de syndic ?
Non. À l'échéance, le mandat n'est renouvelé que par une décision expresse de l'assemblée générale, et le seul fait de ne pas le renouveler ne peut donner lieu à une indemnité (art. 3.89, § 1er). En cours de mandat, l'assemblée générale peut toujours révoquer le syndic (art. 3.89, § 7).
Quelle majorité faut-il pour nommer un nouveau syndic ?
Le Code civil ne prévoit pas de majorité qualifiée pour la nomination. La règle générale s'applique : la majorité absolue des voix des copropriétaires présents ou représentés au moment du vote (art. 3.87).
L'ancien syndic peut-il retenir les archives tant qu'une facture n'est pas payée ?
La loi l'oblige à transmettre l'ensemble du dossier de gestion à son successeur dans les trente jours suivant la fin de son mandat (art. 3.89, § 5, 7°). Un désaccord sur une facture se règle à part, et en cas de blocage l'association peut saisir le juge de paix.
La procédure est-elle différente à Bruxelles et en Wallonie ?
Non. Les règles sur le syndic figurent dans le Code civil fédéral et s'appliquent de la même façon dans les deux Régions.
Qui reçoit le dossier si aucun successeur n'est nommé ?
Le président de la dernière assemblée générale. C'est prévu par l'article 3.89, § 5, 7°, du Code civil, mais cette situation est à éviter : nommez le successeur lors de l'assemblée qui met fin au mandat.