Syndicat des propriétaires : en Belgique, vérifier votre ACP, son numéro BCE et ses fonds

Beaucoup de copropriétaires parlent du « syndicat des propriétaires » ou du « syndicat de copropriété ». L'expression vient du droit français, où le syndicat des copropriétaires est la collectivité qui gère l'immeuble. En Belgique, ce terme n'apparaît pas dans le Code civil. La personne morale qui réunit les copropriétaires s'appelle l'association des copropriétairesGlossairePersonne morale qui réunit les copropriétaires et a pour objet exclusif la conservation et l'administration de l'immeuble. Elle acquiert la personnalité juridique dès la cession d'un premier lot, à condition que l'acte de base et le règlement de copropriété soient transcrits. Voir le glossaire, abrégée en ACP.

La confusion a une seconde source : le mot « syndic ». Le syndic est la personne, bénévole ou professionnelle, que l'association désigne pour la gérer. L'ACP est l'entité ; le syndic est son organe d'exécution. Une facture, un compte bancaire, une action en justice sont au nom de l'ACP, jamais au nom du syndic. Cette fiche fait partie du cadre juridique de la copropriété.

Le syndicat des propriétaires, en droit belge, c'est l'ACP

Le Code civil fixe l'identité de l'association à l'article 3.86, § 1er. Elle porte obligatoirement la dénomination « association des copropriétaires », suivie des indications relatives à la situation de l'immeuble. Concrètement : « Association des copropriétaires Résidence Les Tilleuls, rue de la Station 12, 5000 Namur ».

Son siège est dans l'immeuble. Pour un groupe d'immeubles, l'acte de base désigne celui qui constitue le siège.

Enfin, tous les documents émanant de l'association mentionnent son numéro d'entreprise. Convocations, appels de fonds, procès-verbaux, contrats : un document de l'ACP sans ce numéro est incomplet.

Quand l'association des copropriétaires acquiert-elle la personnalité juridique ?

Il faut deux conditions cumulatives (article 3.86, § 1er) :

1. la naissance de l'indivision, par la cession ou l'attribution d'au moins un lot ;
2. la transcription de l'acte de base et du règlement de copropriété dans les registres du bureau compétent de l'Administration générale de la Documentation patrimoniale.

« L'association des copropriétaires acquiert la personnalité juridique au moment où sont réunies les deux conditions suivantes : 1° la naissance de l'indivision par la cession ou l'attribution d'un lot au moins ; 2° la transcription de l'acte de base et du règlement de copropriété dans les registres du bureau compétent de l'Administration générale de la Documentation patrimoniale. »

Art. 3.86, § 1er, C. civ.

Dans un immeuble neuf, l'ACP naît donc le jour où le promoteur vend le premier appartement, à condition que les statuts aient été transcrits. Dans un immeuble ancien divisé par un propriétaire unique, c'est la première vente ou attribution d'un lot qui la fait naître.

Si la transcription a été omise ou retardée, l'association ne peut pas se prévaloir de sa personnalité juridique à l'égard des tiers. Ces tiers, eux, peuvent l'invoquer contre elle (article 3.86, § 2). Un fournisseur impayé pourra donc agir contre l'ACP même si ses statuts ne sont pas en ordre. Les statuts eux-mêmes sont expliqués dans la fiche acte de base et règlement de copropriété.

Le numéro BCE de l'ACP et l'inscription du syndic

L'ACP est une entité enregistrée à la Banque-Carrefour des EntreprisesGlossaireRegistre fédéral des entités enregistrées en Belgique, géré par le SPF Économie. L'association des copropriétaires y a un numéro d'entreprise, qui doit figurer sur tous ses documents, et le syndic doit y être inscrit. Voir le glossaire. L'inscription se fait en pratique à l'initiative du notaire qui a reçu l'acte de base ou par un guichet d'entreprises agréé. Homegrade, le service d'accompagnement bruxellois, conseille de vérifier d'abord si l'association est déjà inscrite en recherchant l'adresse de l'immeuble dans la consultation publique de la BCE.

Le syndic doit à son tour être inscrit à la BCE comme organe de l'association (article 3.89, § 1er). Cette inscription permet aux tiers, banques comme fournisseurs, de vérifier qui peut engager l'ACP. Lors d'un changement de syndic, la mise à jour est donc une étape à ne pas oublier ; la fiche changer de syndic détaille la transition.

Un patrimoine limité et deux fonds obligatoires

L'ACP n'est pas une société immobilière. Son patrimoine se limite aux meubles nécessaires à son objet, qui consiste exclusivement dans la conservation et l'administration de l'immeuble (article 3.86, § 3). Les murs, la toiture ou le jardin ne lui appartiennent pas : ils sont la copropriété des propriétaires de lots.

Ce patrimoine comprend au minimum deux fonds.

Le fonds de réserve devient obligatoire au plus tard cinq ans après la réception provisoire des parties communes. La contribution annuelle ne peut alors être inférieure à cinq pour cent de la totalité des charges communes ordinaires de l'exercice précédent. L'assemblée générale peut décider, à la majorité des quatre cinquièmes des voix, de ne pas constituer ce fonds.

Les fonds sont placés sur des comptes ouverts au nom de l'association, dont obligatoirement un compte distinct pour le fonds de roulement et un autre pour le fonds de réserve. La gestion concrète de ces fonds, les montants et les erreurs de comptabilisation sont traités dans la fiche fonds de réserve et fonds de roulement.

Les organes : qui décide, qui exécute, qui contrôle ?

L'ACP agit par quatre organes, dont le rôle est détaillé dans d'autres fiches du site.

L'assemblée générale réunit tous les propriétaires de lots. Elle décide, aux majorités fixées par les articles 3.87 et 3.88. Voir le pilier assemblée générale.

Le syndic exécute les décisions, accomplit les actes conservatoires, administre les fonds et représente l'association en justice comme dans la gestion des affaires communes (article 3.89). Son mandat ne peut excéder trois ans, renouvelable par décision expresse. Voir rôle et missions du syndic.

Le conseil de copropriété est obligatoire dans les immeubles d'au moins vingt lots, à l'exclusion des caves, garages et parkings (article 3.90). Il surveille la gestion du syndic. Voir conseil de copropriété.

Le commissaire aux comptesGlossairePersonne, copropriétaire ou non, désignée chaque année par l'assemblée générale pour contrôler les comptes de l'association des copropriétaires. Ses compétences et obligations sont fixées par le règlement d'ordre intérieur. Voir le glossaire, copropriétaire ou non, est désigné chaque année par l'assemblée pour contrôler les comptes (article 3.91). Aucune condition de taille ne s'applique : même un immeuble de quatre lots doit en désigner un.

L'ACP en justice et face aux dettes

L'association a qualité pour agir en justice, en demandant comme en défendant (article 3.92, § 1er). Le syndic peut introduire seul les demandes urgentes ou conservatoires relatives aux parties communes, sous réserve de ratification par l'assemblée. Il doit informer sans délai les copropriétaires des actions intentées par ou contre l'association.

Pour vous, copropriétaire, un point mérite attention. Si l'ACP est condamnée et ne paie pas, le créancier peut poursuivre l'exécution sur le patrimoine de chaque copropriétaire, proportionnellement à sa quote-part (article 3.86, § 4). La personnalité juridique ne vous met donc pas totalement à l'abri.

À l'inverse, un copropriétaire qui gagne entièrement un procès contre l'association est dispensé de participer aux honoraires et dépens, dont la charge est répartie entre les autres copropriétaires (article 3.92). Les procédures sont décrites dans la fiche juge de paix et litiges de copropriété, et vos droits individuels dans droits et obligations des copropriétaires.

L'association disparaît quand cesse l'indivision, par exemple si un investisseur rachète tous les lots. Elle survit alors le temps de sa liquidation (articles 3.97 et 3.98).