Contrat de syndic : le relire clause par clause avant de le signer
Tout syndic, professionnel ou bénévole, doit être lié à l'association des copropriétaires par un contrat écrit. Sa durée est plafonnée à trois ans et son contenu minimal est fixé par le Code civil.
Sommaire de la fiche
- Décrire les besoins de l'immeubleListez lots, équipements, travaux à venir et prestations attendues avant de demander un projet de contrat.
- Séparer forfait et supplémentsVérifiez que chaque prestation figure soit dans le forfait, soit dans la liste des prestations complémentaires tarifées.
- Contrôler durée et fin de contratAssurez-vous que la durée ne dépasse pas trois ans et que les clauses de sortie sont équilibrées.
- Joindre le projet à la convocationEnvoyez le texte complet aux copropriétaires avec l'ordre du jour de l'assemblée générale.
- Faire approuver et signerFaites voter le contrat en assemblée générale et désignez la personne qui le signe au nom de l'association.
Le contrat de syndic est souvent signé vite, en fin d'assemblée, sur la base d'un modèle fourni par le candidat. C'est pourtant le document qui fixe ce que l'association des copropriétairesGlossairePersonne morale qui réunit les copropriétaires et a pour objet exclusif la conservation et l'administration de l'immeuble. Elle acquiert la personnalité juridique dès la cession d'un premier lot, à condition que l'acte de base et le règlement de copropriété soient transcrits. Voir le glossaire paiera pendant trois ans, ce qui sera facturé en plus et comment la relation pourra se terminer.
Le Code civil impose un contenu minimal et une durée maximale. Le reste se négocie. Cette fiche passe en revue les règles obligatoires, les mentions à exiger et les clauses qui méritent une seconde lecture, que votre syndic soit un professionnel ou un copropriétaire.
Le contrat de syndic est obligatoire, même pour un bénévole
Aucun syndic ne devrait exercer sans contrat écrit. La règle vise la relation elle-même, et pas seulement le prix :
« Les dispositions régissant la relation entre le syndic et l'association des copropriétaires, et la rémunération y afférente, figurent dans un contrat écrit. Ce contrat comprend notamment la liste des prestations sous forfait et la liste des prestations complémentaires et leurs rémunérations. Toute prestation non mentionnée ne peut donner lieu à une rémunération sauf décision de l'assemblée générale. »Art. 3.89, § 1er, al. 2, C. civ.
Le texte ne fait aucune différence entre syndic professionnel et non professionnel. Un copropriétaire qui gère gratuitement son immeuble doit donc aussi avoir un contrat. Il peut être court, mais il doit exister : il précise les tâches, les frais remboursés et l'éventuelle rémunération. La question du défraiement est développée dans la fiche rémunération du syndic bénévole.
La dernière phrase de l'article protège directement les copropriétaires. Une prestation qui ne figure ni dans le forfait ni dans la liste des prestations complémentaires ne peut pas être facturée, sauf si l'assemblée générale le décide. Un contrat précis est donc votre meilleure protection contre les suppléments imprévus. La comparaison des tarifs relève d'une autre fiche, consacrée aux honoraires de syndic.
Quelle est la durée maximale d'un contrat de syndic ?
Trois ans. Le Code civil est formel : « Le mandat du syndic ne peut excéder trois ans, mais peut être renouvelé par décision expresse de l'assemblée générale » (art. 3.89, § 1er). La brochure du SPF Justice précise que la reconduction tacite n'est pas possible.
Trois conséquences pour la rédaction du contrat :
- La durée écrite ne dépasse pas trois ans. Une clause prévoyant une durée plus longue ne permet pas au syndic de rester en place au-delà sans nouvelle décision de l'assemblée.
- Pas de reconduction automatique. Une clause de tacite reconduction contredit l'exigence d'une décision expresse. Le renouvellement passe par un vote.
- Pas d'indemnité pour non-renouvellement. Le seul fait de ne pas renouveler le mandat ne peut donner lieu à une indemnité. Une clause qui en prévoirait une à l'échéance est à refuser.
Le même paragraphe limite les engagements du syndic dans le temps. Sauf décision expresse de l'assemblée générale, il ne peut souscrire aucun engagement pour un terme dépassant la durée de son mandat. Un contrat d'ascenseur ou d'énergie de longue durée doit donc être voté.
Cas particulier : le syndic désigné dans le règlement d'ordre intérieurGlossaireRèglement établi sous signature privée qui fixe au moins les règles de fonctionnement de l'assemblée générale, la nomination du syndic et la quinzaine de l'assemblée ordinaire. Il est déposé au siège de l'association et peut être consulté sans frais. Voir le glossaire, souvent par le promoteur d'un immeuble neuf. Son mandat expire de plein droit lors de la première assemblée générale. C'est le bon moment pour négocier un vrai contrat.
Quelles mentions doit contenir un contrat de syndic ?
La loi impose deux listes : les prestations sous forfait et les prestations complémentaires avec leurs rémunérations. Pour que le contrat soit utilisable en cas de désaccord, ajoutez les mentions suivantes, qui renvoient pour la plupart à des obligations du Code civil.
| Mention | Ce qu'elle doit préciser | Lien avec la loi |
|---|---|---|
| Parties | L'association des copropriétaires, avec son numéro d'entreprise, et le syndic | art. 3.89, § 1er |
| Durée | Date de prise de cours et date de fin, trois ans au plus | art. 3.89, § 1er |
| Prestations sous forfait | Liste détaillée : assemblée ordinaire, comptabilité, budgets, appels de fonds, suivi courant | art. 3.89, § 1er et § 5 |
| Prestations complémentaires | Liste fermée et tarif : assemblée extraordinaire, suivi de gros travaux, sinistre important, contentieux | art. 3.89, § 1er |
| Assurance responsabilité | Preuve fournie chaque année, et qui paie la prime | art. 3.89, § 5, 8° |
| Comptes bancaires | Comptes au nom de l'association, dont un compte distinct pour le fonds de roulement et un pour le fonds de réserve | art. 3.86, § 3 |
| Accès aux documents | Modalités de consultation par les copropriétaires | art. 3.89, § 5, 9° |
| Délégation | Interdiction de déléguer sans accord de l'assemblée | art. 3.89, § 6 |
| Conflits d'intérêts | Autorisation préalable de l'assemblée pour les contrats avec le syndic ou ses proches | art. 3.89, § 5, 13° |
| Fin de mandat | Transmission du dossier complet dans les trente jours, format des archives | art. 3.89, § 5, 7° |
| Fin anticipée | Préavis éventuel, indemnité éventuelle, cas de démission | Contrat |
L'IPI, qui encadre les agents immobiliers, publie sur son site des ressources consacrées à la copropriété, dont un document relatif au contrat de syndic. Un modèle aide à structurer la discussion, mais il ne remplace pas la lecture ligne par ligne au regard de votre immeuble.
Quelles clauses du contrat de syndic faut-il surveiller ?
Certaines formulations reviennent souvent et méritent une question avant la signature.
Les « frais administratifs » ou « frais divers »
S'ils ne sont pas définis, ils échappent à la logique du forfait. Demandez une définition, des exemples et, si possible, un plafond annuel.
Les prestations complémentaires tarifées à l'heure sans limite
Un tarif horaire est acceptable pour un dossier exceptionnel. Encore faut-il savoir qui déclenche la prestation et si un devis préalable est prévu.
Les indemnités de sortie
La brochure des notaires indique que la révocation se fait avec ou sans indemnité selon le contrat, et le SPF Justice évoque des dommages et intérêts en cas de révocation abusive. Une indemnité qui équivaut à plusieurs années d'honoraires rend la révocation théorique. Les règles de fin de mandat sont détaillées dans la fiche révocation et démission du syndic.
Les conditions posées à la passation
La loi oblige le syndic sortant à transmettre l'ensemble du dossier dans les trente jours suivant la fin de son mandat. Refusez toute clause qui subordonne cette transmission au paiement préalable d'une facture.
Les contrats avec des entreprises liées
Le syndic doit obtenir l'autorisation préalable de l'assemblée pour tout contrat entre l'association et lui-même, ses préposés, ses proches, ou une entreprise dans laquelle ces personnes détiennent une participation ou exercent des fonctions de direction (art. 3.89, § 5, 13°). Le contrat peut le rappeler.
Qui approuve le contrat et comment le renouveler ?
L'assemblée générale approuve le contrat, en principe lors de la nomination du syndic. Aucune majorité qualifiée n'est prévue : la décision se prend à la majorité absolue des voix des copropriétaires présents ou représentés (art. 3.87). Désignez dans la même décision la personne qui signera au nom de l'association, par exemple le président de séance ou un membre du conseil de copropriété.
Joignez le projet complet à la convocation. Un contrat découvert en séance se vote mal et se conteste plus facilement. Si le candidat est copropriétaire, rappelez qu'une personne mandatée par l'association ne participe pas aux délibérations et aux votes relatifs à sa mission (art. 3.87).
Le renouvellement est l'occasion de remettre le contrat à plat : prestations réellement utilisées, suppléments facturés les années précédentes, qualité des décomptes. Si le bilan n'est pas satisfaisant, la fiche changer de syndic explique comment préparer l'assemblée et la passation. Pour situer le contrat dans l'ensemble des obligations du syndic, voyez aussi la fiche rôle et missions du syndic et le pilier syndic de copropriété.
À faire, à éviter
- Exiger la liste détaillée des prestations sous forfait
- Prévoir les modalités de transmission du dossier en fin de mandat
- Indiquer qui supporte la prime d'assurance responsabilité
- Revoir le contrat à chaque renouvellement du mandat
- Signer un contrat avec reconduction tacite
- Accepter des « frais divers » sans définition ni plafond
- Laisser le syndic engager l'association au-delà de son mandat sans vote
- Approuver un contrat que les copropriétaires n'ont pas pu lire
Où les contrats de syndic posent le plus souvent problème
| Poste | Constat | Ce qu'il faut vérifier |
|---|---|---|
| Prestations complémentaires | La liste hors forfait reste ouverte, avec une formule du type « et toute autre prestation » | Exiger une liste fermée, chaque prestation portant son tarif |
| Frais administratifs | Une ligne « frais divers » revient chaque année dans les comptes sans être définie au contrat | Faire définir ces frais, avec des exemples et un plafond annuel |
| Durée et renouvellement | Le contrat prévoit une reconduction tacite, alors que le renouvellement suppose une décision expresse de l'assemblée | Contrôler que la durée ne dépasse pas trois ans et que le renouvellement passe par un vote |
| Fin de mandat | La transmission du dossier au successeur est subordonnée au paiement préalable des factures en souffrance | Faire supprimer toute condition posée à la transmission du dossier dans les trente jours |
| Fin anticipée | L'indemnité de sortie se compte en années d'honoraires, ce qui rend la révocation théorique | Lire les clauses de préavis et d'indemnité, et les ramener à une durée proportionnée |
Questions fréquentes
Un syndic bénévole doit-il signer un contrat ?
Oui. Le Code civil prévoit que la relation entre le syndic et l'association des copropriétaires, et la rémunération y afférente, figurent dans un contrat écrit (art. 3.89, § 1er). La règle ne distingue pas le syndic professionnel du syndic non professionnel.
Le contrat de syndic peut-il durer cinq ans ?
Non. Le mandat du syndic ne peut excéder trois ans. Il peut être renouvelé, mais seulement par décision expresse de l'assemblée générale (art. 3.89, § 1er).
Le syndic peut-il facturer une prestation absente du contrat ?
Pas de sa propre initiative. Toute prestation non mentionnée dans le contrat ne peut donner lieu à une rémunération, sauf décision de l'assemblée générale (art. 3.89, § 1er).
Le syndic peut-il signer un contrat d'entretien de dix ans pour l'immeuble ?
Sous réserve d'une décision expresse de l'assemblée générale, le syndic ne peut souscrire aucun engagement pour un terme excédant la durée de son mandat (art. 3.89, § 1er). Un contrat de longue durée doit donc être voté.