Décompte de charges annuel : le vérifier ligne par ligne avant l'AG

Le décompte de charges annuel est souvent le seul document comptable que le copropriétaire lit vraiment. Il tient en une ou deux pages, mais il résume une année de factures, de relevés et de calculs de répartition. Une clé mal appliquée ou un index mal recopié suffit à fausser votre part pendant des années si personne ne le signale.

Le principe est simple : pendant l'exercice, vous avez versé des provisions calculées sur le budget prévisionnel. Le décompte les compare à votre part des dépenses réelles. S'il en résulte un solde en votre faveur, il vous est remboursé ou reporté ; sinon, vous payez le complément. Les règles sont les mêmes à Bruxelles et en Wallonie.

Que contient un décompte de charges annuel ?

La présentation varie selon le syndic et le logiciel utilisé, mais un décompte complet comporte toujours les mêmes blocs.

S'il manque la colonne des totaux par poste ou l'indication de la clé, demandez-la. Sans ces deux informations, aucun contrôle n'est possible. Si la copropriété tient une comptabilité selon le PCMN, ces totaux sortent directement des comptes de charges de l'exercice.

Les clés de répartition sont-elles celles de vos statuts ?

C'est la vérification la plus rentable. Le point de départ est la quote-partGlossaireTerme employé par le Code civil pour la fraction des parties communes attachée à chaque lot, appelée aussi quotités. Elle est fixée dans l'acte de base selon la valeur respective des parties privatives et détermine le nombre de voix de chaque copropriétaire à l'assemblée générale. Voir le glossaire de votre lot dans les parties communes, fixée dans l'acte de base. Mais les statuts peuvent prévoir, pour certaines charges, un critère d'utilité : un lot sans accès à l'ascenseur ou un commerce du rez-de-chaussée peut être exclu de certains frais.

Munissez-vous de l'acte de base et du règlement de copropriété et contrôlez trois choses :

• le dénominateur utilisé correspond bien au total prévu (1 000, 10 000 ou autre) ;
• les postes à clé particulière (ascenseur, chauffage, garages, jardin privatif) sont répartis entre les seuls lots concernés ;
• aucune clé n'a été modifiée d'une année à l'autre sans décision.

Le syndic ne peut pas changer seul une clé de répartition, même si elle lui paraît injuste. La modification relève de l'assemblée générale, à la majorité fixée par la loi, ou du juge de paix saisi par un copropriétaire. Les majorités applicables sont détaillées dans la fiche règles de vote et majorités.

Eau et chauffage : comment contrôler les index ?

Les consommations individuelles sont la première source d'écarts. Elles dépendent d'un relevé humain ou télétransmis, d'un numéro de compteur et d'une date.

Posez-vous ces questions. L'index de début est-il égal à l'index de fin du décompte précédent ? La consommation est-elle cohérente avec celle de l'an dernier, compte tenu d'une absence ou d'un changement d'occupants ? Le numéro de compteur est-il bien le vôtre ? Une consommation estimée a-t-elle été signalée comme telle ?

Pour le chauffage, la plupart des immeubles combinent une part fixe, répartie selon les quotes-parts ou une clé de surface, et une part variable selon les répartiteurs ou calorimètres. Vérifiez que le pourcentage de part fixe est celui qui a été décidé. Le fonctionnement des répartiteurs et les pièges de la facturation de l'eau sont traités dans la fiche répartition des charges d'eau et de chauffage.

Un écart important entre la somme des compteurs individuels et le compteur général d'eau doit être expliqué : fuite dans les parties communes, compteur bloqué, consommation d'arrosage ou de nettoyage. La différence ne doit pas disparaître en silence dans une ligne « divers ».

Quelles charges ne devraient pas figurer dans votre part ?

Certaines dépenses concernent un seul copropriétaire et n'ont pas à être supportées par tous :

• les frais de rappel, de mise en demeure ou de recouvrement liés aux impayés d'un autre lot, lorsque le règlement ou le contrat de syndic prévoit leur imputation au débiteur ;
• une réparation dans une partie privative, par exemple une conduite propre à un appartement ;
• les frais facturés par le syndic pour une prestation demandée par un copropriétaire, comme un dossier de vente.

Surveillez aussi les sinistres. Quand l'assurance de l'immeuble intervient, la franchise et la partie non indemnisée doivent être réparties selon ce que prévoient les statuts ou la décision prise, et l'indemnité reçue doit apparaître en recette. Les impayés eux-mêmes, s'ils sont importants, se lisent mieux dans les comptes que dans le décompte : voyez la fiche copropriétaire impayé.

Enfin, l'apport au fonds de réserveGlossaireSomme des apports périodiques destinés aux dépenses non périodiques, comme le renouvellement du chauffage ou de l'ascenseur. Il est obligatoire au plus tard cinq ans après la réception provisoire, avec une contribution annuelle d'au moins 5 % des charges communes ordinaires de l'exercice précédent, sauf décision contraire aux quatre cinquièmes. Voir le glossaire n'est pas une charge consommée. Il doit apparaître sur une ligne distincte, et non noyé dans les dépenses courantes. La fiche fonds de réserve et fonds de roulement rappelle ses règles.

Du solde de l'an dernier au montant à payer : un exemple

Le report de solde est un poste discret, où une erreur de signe passe facilement inaperçue. Prenons un lot fictif :

Contrôlez que le solde antérieur correspond exactement au montant du décompte précédent, et qu'un remboursement déjà versé n'est pas reporté une seconde fois. Rapprochez aussi les provisions portées au décompte de vos extraits bancaires : un paiement enregistré sur un autre lot ou avec retard peut arriver, surtout quand plusieurs copropriétaires portent le même nom.

Vous trouvez une erreur : comment la faire corriger ?

Commencez par écrire au syndic, en citant la ligne, le montant et la raison de votre question. Demandez les pièces : le syndic doit permettre aux copropriétaires d'accéder aux documents et informations à caractère non privé de la copropriété (art. 3.89, § 5). Une erreur de saisie se règle souvent à ce stade, par une rectification dans le décompte suivant.

Si la réponse ne vient pas, adressez-vous au commissaire aux comptesGlossairePersonne, copropriétaire ou non, désignée chaque année par l'assemblée générale pour contrôler les comptes de l'association des copropriétaires. Ses compétences et obligations sont fixées par le règlement d'ordre intérieur. Voir le glossaire, que l'assemblée générale désigne chaque année (art. 3.91), et au conseil de copropriété s'il existe. Vous pouvez aussi demander l'inscription d'un point à l'ordre du jour de l'assemblée générale.

Lors de l'assemblée qui approuve les comptes, votez contre ou demandez que l'approbation soit suspendue à la correction, et faites acter votre intervention au procès-verbal. Si la décision vous paraît irrégulière, frauduleuse ou abusive, le juge de paixGlossaireJuge compétent pour tous les litiges relatifs à la copropriété des immeubles bâtis, quel que soit le montant de la demande, depuis le 1er janvier 2019. Une clause des statuts qui confierait ces litiges à un arbitre est réputée non écrite. Voir le glossaire peut être saisi dans les quatre mois à compter de la date de l'assemblée générale (art. 3.92, § 3). Le recours est décrit dans la fiche contester une décision d'AG.

Pour replacer le décompte dans le cycle complet des finances de l'immeuble, budget, fonds et comptabilité, repartez de la page charges de copropriété.