Devenir syndic bénévole : du vote en assemblée à l'inscription à la BCE

Vous avez accepté, ou vous envisagez d'accepter, de gérer votre immeuble comme syndic bénévole. La fonction se décide en assemblée générale, mais elle ne devient effective et opposable qu'une fois quelques formalités accomplies : affichage, inscription à la Banque-Carrefour des Entreprises, reprise des comptes et du dossier.

Cette fiche suit l'ordre chronologique, du vote aux trois premiers mois de mandat. Si vous hésitez encore sur la formule elle-même, lisez d'abord la fiche syndic bénévole, qui en pèse les avantages et les limites.

Comment devenir syndic bénévole en assemblée générale ?

Tout commence par un vote. Le syndic est nommé par l'assemblée générale, sauf s'il est déjà désigné par le règlement d'ordre intérieurGlossaireRèglement établi sous signature privée qui fixe au moins les règles de fonctionnement de l'assemblée générale, la nomination du syndic et la quinzaine de l'assemblée ordinaire. Il est déposé au siège de l'association et peut être consulté sans frais. Voir le glossaire. Si la copropriété a déjà un syndic, sa désignation ou son remplacement doit figurer à l'ordre du jour.

Préparer l'assemblée

Demandez que le point soit inscrit à l'ordre du jour sous une formulation précise, par exemple « Désignation de M. ou Mme X en qualité de syndic à partir du [date] pour une durée de [durée] ». Si l'assemblée doit être convoquée spécialement, sachez que des copropriétaires possédant au moins un cinquième des quotes-parts dans les parties communes peuvent la demander au syndic en place. La convocation est envoyée au moins quinze jours avant la date de la réunion, sauf urgence. Les règles de forme sont détaillées dans la fiche convocation à l'assemblée générale.

Le vote

L'assemblée délibère valablement si plus de la moitié des copropriétaires sont présents ou représentés et qu'ils possèdent au moins la moitié des quotes-partsGlossaireTerme employé par le Code civil pour la fraction des parties communes attachée à chaque lot, appelée aussi quotités. Elle est fixée dans l'acte de base selon la valeur respective des parties privatives et détermine le nombre de voix de chaque copropriétaire à l'assemblée générale. Voir le glossaire dans les parties communes, ou si les présents et représentés détiennent plus des trois quarts des quotes-parts. La désignation se prend à la majorité absolue des voix des copropriétaires présents ou représentés.

Faites préciser dans le procès-verbal votre identité complète, la date de prise de cours et la durée du mandat, qui ne peut dépasser trois ans. Si l'assemblée souhaite vous accorder une indemnité, elle doit aussi le décider : ce choix a des effets fiscaux et sociaux expliqués dans la fiche rémunération du syndic bénévole.

Les démarches des huit premiers jours

L'affichage à l'entrée de l'immeuble

Dans les huit jours à dater de la prise de cours de votre mission, affichez de manière inaltérable et visible, à l'entrée de l'immeuble, un extrait de l'acte qui vous désigne (art. 3.89, § 2, C. civ.). L'extrait mentionne vos nom, profession et domicile, ainsi que l'endroit où le règlement d'ordre intérieur et le registre des décisions de l'assemblée peuvent être consultés. Une pochette plastifiée fixée au panneau d'entrée suffit, pourvu qu'elle reste lisible.

La vérification à la BCE

Avant d'inscrire votre mandat, vérifiez que l'association des copropriétairesGlossairePersonne morale qui réunit les copropriétaires et a pour objet exclusif la conservation et l'administration de l'immeuble. Elle acquiert la personnalité juridique dès la cession d'un premier lot, à condition que l'acte de base et le règlement de copropriété soient transcrits. Voir le glossaire possède un numéro d'entreprise. Une recherche par adresse dans l'outil public de la Banque-Carrefour des Entreprises (kbopub.economie.fgov.be) répond à la question. Notez au passage le nom du syndic actuellement inscrit : c'est lui que votre inscription va remplacer.

Comment inscrire le mandat de syndic à la BCE ?

Depuis le 1er avril 2017, le mandat du syndic doit être inscrit à la Banque-Carrefour des Entreprises. L'obligation vise tous les syndics, personnes physiques ou sociétés, professionnels ou bénévoles, ainsi que les syndics provisoires.

Si l'association n'a pas encore de numéro d'entreprise

L'association doit d'abord être enregistrée. Homegrade décrit trois voies : passer par le notaire qui a reçu l'acte de base, passer par un guichet d'entreprises agréé qui enregistre alors l'association et le syndic, ou s'adresser soi-même, gratuitement, au bureau Sécurité juridique du SPF Finances. Pour cette dernière voie, prévoyez une copie scannée de l'acte de base et, si possible, du règlement et du procès-verbal de l'assemblée constitutive. Homegrade indique un délai de deux à quatre semaines.

L'inscription du mandat

L'inscription, la modification et la radiation du mandat passent par un guichet d'entreprises agréé de votre choix. Préparez :

• le nom et le numéro d'entreprise de l'association ;
• votre numéro de registre national (ou le numéro d'entreprise si le syndic est une société) ;
• le procès-verbal ou l'extrait du procès-verbal qui vous désigne ;
• vos coordonnées complètes.

Le guichet facture un droit. À titre indicatif, la grille tarifaire 2026 publiée par un guichet d'entreprises agréé fixe l'enregistrement du mandat de syndic d'immeuble à 111,50 €. Homegrade mentionne un délai de traitement d'environ deux semaines. La démarche est à refaire à chaque changement de syndic.

Reprendre les comptes et souscrire l'assurance

Les comptes bancaires

Les fonds appartiennent à l'association. La loi impose de les placer sur des comptes au nom de l'association, dont obligatoirement un compte distinct pour le fonds de roulement et un compte distinct pour le fonds de réserve (art. 3.89, § 5, 3°). Si ces comptes existent, faites modifier les pouvoirs de signature auprès de la banque. Munissez-vous du procès-verbal de désignation et de la preuve de l'inscription à la BCE, pièces que la banque est susceptible de demander. S'ils n'existent pas, ouvrez-les au nom de l'association, jamais au vôtre.

L'assurance responsabilité

Tout syndic doit souscrire une assurance responsabilité couvrant l'exercice de sa mission et en fournir la preuve (art. 3.89, § 5, 8°). En cas de mandat gratuit, elle est souscrite aux frais de l'association. Profitez-en pour relire la police qui couvre l'immeuble : Homegrade recommande vivement une assurance de type « globale » ou incendie pour le bâtiment, ainsi qu'une couverture de la responsabilité de l'association.

Récupérer le dossier de l'ancien syndic

Votre prédécesseur doit vous transmettre, dans les trente jours suivant la fin de son mandat, l'ensemble du dossier de gestion. S'il n'y a pas de successeur désigné, la transmission se fait au président de la dernière assemblée générale. Le dossier comprend notamment la comptabilité et les actifs, les informations sur tout sinistre, l'historique du compte et les documents qui prouvent l'affectation des sommes.

Dressez un inventaire écrit de ce que vous recevez et signalez aussitôt, par écrit, ce qui manque. Voici la liste de contrôle à utiliser.

Les trois premiers mois

Une fois ces bases posées, la fonction entre dans son rythme ordinaire. Trois échéances méritent d'être notées tout de suite. Le relevé des dettes demandé par un notaire lors d'une vente doit être fourni dans les trente jours. L'assemblée générale ordinaire se tient pendant la période fixée par le règlement d'ordre intérieur. Et le budget prévisionnel, qui comprend un volet pour les frais extraordinaires, doit être prêt pour cette assemblée.

L'ensemble des missions est commenté dans la fiche rôle et missions du syndic, et la tenue des comptes dans la fiche comptabilité de copropriété et PCMN.

Ces démarches sont identiques à Bruxelles et en Wallonie, car le Code civil et la BCE relèvent du niveau fédéral. Le guichet d'entreprises et le bureau du SPF Finances se choisissent ou se déterminent selon votre situation. Les copropriétaires bruxellois peuvent aussi s'appuyer sur les fiches pratiques de Homegrade, le centre régional de conseil en logement.