Organisation d'une assemblée générale : le calendrier à tenir, de la convocation au procès-verbal

L'organisation d'une assemblée générale revient au syndic. C'est lui qui convoque, prépare l'ordre du jour et rédige ensuite le procès-verbal. Dans un petit immeuble géré par un syndic bénévole, ces tâches pèsent vite, surtout la première fois. Et si vous êtes simple copropriétaire, connaître le calendrier vous permet de faire inscrire vos points à temps et de repérer une assemblée mal préparée.

Les règles viennent des articles 3.85, 3.87 et 3.92 du Code civil. Elles s'appliquent de la même manière à Bruxelles et en Wallonie. Votre règlement d'ordre intérieurGlossaireRèglement établi sous signature privée qui fixe au moins les règles de fonctionnement de l'assemblée générale, la nomination du syndic et la quinzaine de l'assemblée ordinaire. Il est déposé au siège de l'association et peut être consulté sans frais. Voir le glossaire les complète, notamment sur la période de l'assemblée ordinaire.

L'assemblée ordinaire se tient chaque année dans une période de quinze jours

Le règlement d'ordre intérieur doit contenir la période annuelle de quinze jours pendant laquelle se tient l'assemblée générale ordinaire (art. 3.85 C. civ.). Le syndic est tenu de réunir l'assemblée au cours de cette période (art. 3.87, § 2). Il ne choisit donc pas librement son mois.

En pratique, la période est souvent placée quelques mois après la clôture de l'exercice comptable, pour laisser le temps d'établir les comptes et le décompte. Vérifiez ce que dit votre règlement. S'il ne prévoit rien, ou si la période ne convient plus, l'assemblée peut le modifier.

Cette assemblée ordinaire traite les points récurrents : approbation des comptes, décharge au syndic, budget, désignation ou renouvellement du commissaire aux comptes, rapport du conseil de copropriété s'il existe. Pour le détail du budget, voyez la fiche budget prévisionnel.

Quand peut-on réunir une assemblée extraordinaire ?

Rien n'oblige à attendre la prochaine assemblée ordinaire. Le syndic peut convoquer l'assemblée à tout moment lorsqu'une décision doit être prise d'urgence dans l'intérêt de la copropriété. Une fuite de toiture ou une injonction de la commune entrent typiquement dans ce cas.

Les copropriétaires disposent eux aussi d'un levier. Le syndic doit tenir une assemblée générale à la demande écrite d'un ou plusieurs copropriétaires qui possèdent au moins un cinquième des parts dans les parties communes. Il a trente jours à compter de la réception de cette demande (art. 3.87, § 2).

S'il ne donne pas suite, la loi prévoit une solution directe : un des copropriétaires qui ont cosigné la demande peut convoquer lui-même l'assemblée. Il doit alors respecter les mêmes formes que le syndic, en particulier le délai et le mode d'envoi de la convocation. Autre voie, plus lourde : demander au juge de paix d'ordonner la convocation d'une assemblée sur la proposition que vous déterminez, lorsque le syndic néglige ou refuse abusivement de le faire (art. 3.92, § 4).

Construire l'ordre du jour

L'ordre du jour fixe ce qui peut être voté. Une décision prise sur un sujet qui n'y figurait pas est exposée à une contestation. Chaque point doit donc être formulé de façon précise : « Travaux de réfection de la toiture, choix de l'entreprise parmi les trois devis joints, budget maximal et financement par le fonds de réserve » vaut mieux que « Toiture ».

Un ou plusieurs copropriétaires, ou le conseil de copropriété s'il en existe un, peuvent notifier au syndic les points dont ils demandent l'inscription. Le syndic inscrit les propositions écrites reçues au moins trois semaines avant le premier jour de la période fixée pour l'assemblée ordinaire. Celles qui arrivent trop tard sont reportées à l'assemblée suivante (art. 3.87, § 4).

Pensez aussi aux occupants. Le syndic doit communiquer la date des assemblées aux personnes qui occupent l'immeuble sans disposer du droit de vote, par exemple les locataires, afin qu'elles puissent formuler leurs demandes ou observations par écrit (art. 3.89, § 5).

Côté documents, la convocation doit indiquer comment consulter les pièces relatives aux points inscrits (art. 3.87, § 3). Devis, comptes, rapport du commissaire, projet de contrat : préparez-les avant d'envoyer la convocation. La forme exacte de celle-ci est traitée dans la fiche convocation à l'assemblée générale.

Salle, visioconférence ou décision écrite ?

La réunion physique

Choisissez un lieu accessible, assez grand, proche de l'immeuble. Un hall d'entrée ou un local commun suffit pour quelques lots. Au-delà, renseignez-vous auprès de votre commune ou d'une association locale pour une salle.

Préparez une liste de présence avec, pour chaque lot, le nom du copropriétaire et ses quotes-partsGlossaireTerme employé par le Code civil pour la fraction des parties communes attachée à chaque lot, appelée aussi quotités. Elle est fixée dans l'acte de base selon la valeur respective des parties privatives et détermine le nombre de voix de chaque copropriétaire à l'assemblée générale. Voir le glossaire. Elle sert à vérifier le quorum en début de séance et à compter les voix. Les règles de quorum et de majorité sont détaillées dans la fiche règles de vote et majorités.

La participation à distance

Depuis la loi du 20 décembre 2020, l'article 3.87, § 1er, du Code civil prévoit que les copropriétaires participent à l'assemblée physiquement ou, si la convocation le prévoit, à distance. C'est donc la convocation qui ouvre cette option.

Un outil qui permet seulement de regarder la réunion ne suffit pas : les participants à distance doivent pouvoir débattre, poser des questions et voter. Organisez aussi l'identification des participants et la manière de recueillir leurs votes, pour que le procès-verbal puisse indiquer qui a voté contre ou s'est abstenu.

Chaque copropriétaire peut aussi se faire assister d'une personne, par exemple un avocat ou un architecte, à condition d'en avertir le syndic par envoi recommandé au moins quatre jours ouvrables avant l'assemblée (art. 3.87, § 1er).

La décision écrite

Les copropriétaires peuvent prendre à l'unanimité et par écrit toutes les décisions qui relèvent de l'assemblée générale, sauf celles qui doivent être passées par acte authentique (art. 3.87, § 11). L'unanimité vise tous les copropriétaires, pas seulement ceux qui répondent. Cette voie convient aux petits immeubles où chacun se connaît, pour une décision simple. Le syndic consigne ensuite la décision dans le registre, comme une décision d'assemblée.

Le jour de la réunion

La séance s'ouvre par la signature de la liste de présence et le contrôle des procurations. Le quorum s'apprécie au début de l'assemblée. S'il n'est pas atteint, une deuxième assemblée doit être réunie après un délai de quinze jours au moins (art. 3.87, § 5).

L'assemblée est présidée par un copropriétaire. Un secrétaire est désigné à l'ouverture de la séance, car il signera le procès-verbal avec le président. Le syndic, lui, ne peut pas intervenir comme mandataire d'un copropriétaire.

Suivez l'ordre du jour, votez point par point et annoncez le résultat de chaque vote avec les voix pour, contre et les abstentions. Ces données alimentent directement le procès-verbal d'assemblée générale, qui doit être lu et signé en fin de séance.

Le calendrier type d'une assemblée ordinaire

Pour une assemblée ordinaire, travaillez à rebours à partir du premier jour de la période fixée dans le règlement d'ordre intérieur.

Un syndic bénévole gagne à fixer ces dates une fois pour toutes dans un tableau partagé avec le conseil de copropriété ou, à défaut, avec un ou deux copropriétaires. La période entre la clôture des comptes et la convocation est souvent la plus serrée : le commissaire aux comptes doit avoir terminé son contrôle avant l'assemblée qui approuve les comptes.

Pour une vue d'ensemble de l'assemblée, de la préparation aux recours, revenez à la page assemblée générale de copropriété.