Syndic d'immeuble : contrôler ses 16 missions légales, une par une

Le syndic d'immeuble est l'organe d'exécution de l'association des copropriétairesGlossairePersonne morale qui réunit les copropriétaires et a pour objet exclusif la conservation et l'administration de l'immeuble. Elle acquiert la personnalité juridique dès la cession d'un premier lot, à condition que l'acte de base et le règlement de copropriété soient transcrits. Voir le glossaire. L'assemblée générale décide, le syndic agit. L'article 3.89 du Code civil lui confie une série de missions qui s'appliquent quel que soit son statut, bénévole ou professionnel, et quel que soit le contenu du règlement d'ordre intérieur.

Connaître cette liste sert à deux choses. Vous savez ce que vous pouvez exiger. Et vous savez ce qui ne relève pas de lui, mais de l'assemblée ou du juge. Pour la vue d'ensemble du sujet, voyez la page syndic de copropriété.

Le syndic d'immeuble a seize missions fixées par la loi

Le paragraphe 5 de l'article 3.89 énumère seize missions, numérotées de 1° à 16°. Le tableau les regroupe par famille et les traduit en gestes concrets.

« de transmettre, si son mandat a pris fin de quelque manière que ce soit, dans un délai de trente jours suivant la fin de son mandat, l'ensemble du dossier »

Art. 3.89, § 5, 7°, C. civ.

Comment le syndic doit-il gérer l'argent de la copropriété ?

C'est la mission qui concentre les enjeux. Les fonds appartiennent à l'association, pas au syndic. La loi impose de les placer sur divers comptes, dont obligatoirement un compte distinct pour le fonds de roulementGlossaireSomme des avances faites par les copropriétaires, à titre de provision, pour couvrir les dépenses périodiques comme le chauffage et l'éclairage des parties communes ou les frais de gérance. Il est placé sur un compte distinct au nom de l'association. Voir le glossaire et un compte distinct pour le fonds de réserveGlossaireSomme des apports périodiques destinés aux dépenses non périodiques, comme le renouvellement du chauffage ou de l'ascenseur. Il est obligatoire au plus tard cinq ans après la réception provisoire, avec une contribution annuelle d'au moins 5 % des charges communes ordinaires de l'exercice précédent, sauf décision contraire aux quatre cinquièmes. Voir le glossaire. Tous ces comptes sont ouverts au nom de l'association.

Le fonds de réserve n'est pas facultatif. L'article 3.86, § 3, fixe une contribution annuelle d'au moins cinq pour cent de la totalité des charges communes ordinaires de l'exercice précédent. L'assemblée générale peut en dispenser à la majorité des quatre cinquièmes des voix. Le syndic doit donc prévoir cette ligne dans son budget, sauf décision contraire documentée.

Pour la tenue des comptes, le Roi a fixé un plan comptable minimum normalisé par l'arrêté royal du 12 juillet 2012. Une copropriété de moins de vingt lots, caves, garages et parkings non compris, peut tenir une comptabilité simplifiée qui reflète au minimum les recettes et les dépenses. Le détail des classes de comptes se trouve dans la fiche sur la comptabilité de copropriété et le PCMN.

Côté budget, le syndic présente chaque année à l'assemblée deux budgets prévisionnels : l'un pour les dépenses courantes d'entretien et de fonctionnement, l'autre pour les frais extraordinaires prévisibles. La méthode est détaillée dans la fiche budget prévisionnel.

Quelles obligations de transparence pèsent sur lui ?

Plusieurs missions visent à éviter que le syndic d'immeuble ne devienne une boîte noire.

L'affichage et la BCE

Dans les huit jours à dater de la prise de cours de sa mission, le syndic affiche à l'entrée de l'immeuble, de manière inaltérable et visible, un extrait de l'acte qui le désigne. Cet extrait mentionne son identité (ou la dénomination et le siège s'il s'agit d'une société, avec le numéro d'entreprise) et l'endroit où l'on peut consulter le règlement d'ordre intérieurGlossaireRèglement établi sous signature privée qui fixe au moins les règles de fonctionnement de l'assemblée générale, la nomination du syndic et la quinzaine de l'assemblée ordinaire. Il est déposé au siège de l'association et peut être consulté sans frais. Voir le glossaire et le registre des décisions. Son mandat est aussi inscrit à la Banque-Carrefour des Entreprises, ce qui permet à un tiers, un assureur ou un entrepreneur, de vérifier qui représente l'association.

Les devis et les contrats

L'assemblée générale fixe, à la majorité des deux tiers, le montant des marchés et contrats à partir duquel une mise en concurrence est obligatoire. Au-delà, le syndic doit présenter une pluralité de devis établis sur base d'un cahier des charges préalablement élaboré. Tant que ce seuil n'a pas été voté, cette protection reste lettre morte : c'est un point à mettre à l'ordre du jour.

Chaque année, il soumet aussi à l'assemblée ordinaire un rapport d'évaluation des contrats de fournitures régulières. Et il ne peut conclure aucun contrat avec lui-même, ses préposés, ses proches, parents ou alliés jusqu'au troisième degré inclus, ou une entreprise dans laquelle ces personnes ont des intérêts, sans autorisation préalable de l'assemblée.

L'accès aux documents

Tout copropriétaire peut consulter les documents et informations à caractère non privé relatifs à la copropriété. Demandez par écrit, en citant précisément les pièces : contrat d'entretien, factures d'un exercice, extraits bancaires. Un refus répété est un motif légitime à soulever en assemblée.

Où s'arrêtent les pouvoirs du syndic ?

Le syndic n'est ni propriétaire ni décideur. Plusieurs limites découlent directement du Code civil.

• Il ne peut pas déléguer ses pouvoirs sans l'accord de l'assemblée générale, et cette délégation ne peut porter que sur une durée ou des fins déterminées (art. 3.89, § 6).
• Il ne peut pas être mandataire d'un copropriétaire à l'assemblée, même s'il est copropriétaire (art. 3.87).
• Il ne peut pas être membre du conseil de copropriété ni commissaire aux comptes de la même association (art. 3.89, § 9).
• Il ne décide pas des travaux non urgents : il les exécute une fois votés.

À l'inverse, l'assemblée générale peut toujours révoquer le syndic ou lui adjoindre un syndic provisoire pour une durée ou des fins déterminées (art. 3.89, § 7). Si le syndic a été désigné par le juge, seul le juge peut le révoquer. La procédure est expliquée dans la fiche révocation et démission du syndic.

Bénévole ou professionnel : les mêmes missions

Les seize missions ne varient pas selon le statut. Un copropriétaire qui gère son immeuble sans rémunération assume la même comptabilité, les mêmes délais et la même assurance qu'un agent immobilier syndic. La différence porte sur l'agréation professionnelle et la déontologie, pas sur le contenu de la fonction. Les deux formules sont détaillées dans les fiches syndic bénévole et syndic professionnel.

Si une mission n'est pas remplie et qu'un dommage en résulte, la question de la faute se pose. Elle est traitée dans la fiche responsabilité du syndic.