Syndic d'immeuble : vérifier qu'il remplit ses 16 missions légales

Les travaux votés à la dernière assemblée n'ont toujours pas été commandés. L'extrait affiché à l'entrée de l'immeuble porte encore le nom du syndic précédent. Et la convocation annonce un budget sans volet pour les frais extraordinaires. Avant d'en parler en assemblée, une question mérite une réponse précise : qu'est-ce que votre syndic d'immeuble est réellement tenu de faire ?

La réponse tient dans l'article 3.89 du Code civil. Le syndic est l'organe d'exécution de l'association des copropriétairesGlossairePersonne morale qui réunit les copropriétaires et a pour objet exclusif la conservation et l'administration de l'immeuble. Elle acquiert la personnalité juridique dès la cession d'un premier lot, à condition que l'acte de base et le règlement de copropriété soient transcrits. Voir le glossaire : l'assemblée générale décide, le syndic agit. Ses missions s'appliquent quel que soit son statut, bénévole ou professionnel, et quel que soit le contenu du règlement d'ordre intérieur. Les connaître vous sert à deux choses : savoir ce que vous pouvez exiger, et savoir ce qui ne relève pas de lui, mais de l'assemblée ou du juge. Pour la vue d'ensemble du sujet, voyez la page syndic de copropriété.

Seize missions, cinq moments de la vie de l'immeuble

Le paragraphe 5 de l'article 3.89 énumère seize missions, numérotées de 1° à 16°. Lues dans l'ordre du texte, elles forment un inventaire. Nous préférons les suivre dans l'ordre où elles se présentent dans la vie d'un immeuble.

Quand l'assemblée a voté

Le cœur de la fonction tient en une phrase : exécuter et faire exécuter les décisions de l'assemblée générale (1°). Concrètement, commander les travaux votés et appliquer les nouvelles règles. Entre deux assemblées, le syndic accomplit aussi les actes conservatoires et d'administration provisoire (2°) : faire intervenir un plombier en urgence, déclarer un sinistre. Et il représente l'association, en justice comme dans la gestion des affaires communes (4°), ce qui lui permet de signer les contrats votés ou d'agir contre un copropriétaire défaillant.

Quand l'argent entre et sort

Côté fonds, le syndic doit les administrer sur des comptes distincts pour le fonds de roulement et le fonds de réserve (3°), tenir les comptes de manière claire et précise (15°) et préparer chaque année le budget prévisionnel, un pour les dépenses courantes, un pour les frais extraordinaires (16°). Ces missions sont détaillées plus bas, parce qu'elles concentrent les enjeux.

Quand on lui demande des comptes

Le syndic communique la date des assemblées aux occupants qui n'y votent pas, par exemple les locataires, qui peuvent formuler par écrit leurs observations sur les parties communes (6°). Il donne aux copropriétaires accès aux documents non privés : factures, contrats, procès-verbaux (9°). Il tient à jour la liste des personnes en droit de participer à l'assemblée et la transmet à tout copropriétaire à première demande, ainsi qu'au notaire qui la demande (14°). Enfin, à chaque assemblée ordinaire, il soumet un rapport d'évaluation des contrats de fournitures régulières, comme l'ascenseur, le nettoyage ou l'énergie (12°).

Quand il faut commander ou contracter

Au-delà du seuil fixé par l'assemblée, il présente plusieurs devis établis sur base d'un cahier des charges (11°). Et il obtient l'autorisation préalable de l'assemblée avant tout contrat avec lui-même, ses préposés, ses parents ou alliés jusqu'au troisième degré, ou une société liée (13°).

Quand un lot se vend ou que le mandat se termine

Lors de la vente d'un lot, le syndic répond au notaire en fournissant le relevé des dettes dans les trente jours (5°). À la fin de son mandat, il transmet le dossier à son successeur dans le même délai : comptabilité, actifs, sinistres et historique du compte (7°). Tout au long du mandat, il est couvert par une assurance responsabilité dont il fournit la preuve, souscrite aux frais de l'association si le mandat est gratuit (8°), et il conserve le dossier d'intervention ultérieure, avec les plans et informations utiles pour de futurs travaux (10°).

« de transmettre, si son mandat a pris fin de quelque manière que ce soit, dans un délai de trente jours suivant la fin de son mandat, l'ensemble du dossier »

Art. 3.89, § 5, 7°, C. civ.

Comment le syndic doit-il gérer l'argent de la copropriété ?

C'est la mission qui concentre les enjeux. Les fonds appartiennent à l'association, pas au syndic. Ils sont placés sur divers comptes, dont obligatoirement un compte distinct pour le fonds de roulementGlossaireSomme des avances faites par les copropriétaires, à titre de provision, pour couvrir les dépenses périodiques comme le chauffage et l'éclairage des parties communes ou les frais de gérance. Il est placé sur un compte distinct au nom de l'association. Voir le glossaire et un compte distinct pour le fonds de réserveGlossaireSomme des apports périodiques destinés aux dépenses non périodiques, comme le renouvellement du chauffage ou de l'ascenseur. Il est obligatoire au plus tard cinq ans après la réception provisoire, avec une contribution annuelle d'au moins 5 % des charges communes ordinaires de l'exercice précédent, sauf décision contraire aux quatre cinquièmes. Voir le glossaire, tous ouverts au nom de l'association (art. 3.89, § 5, 3°). Si, chez vous, un seul compte accueille les deux fonds, le suivi du fonds de réserve devient impossible : demandez les extraits des deux comptes.

Le fonds de réserve n'est pas facultatif. La contribution annuelle atteint au moins cinq pour cent de la totalité des charges communes ordinaires de l'exercice précédent (art. 3.86, § 3), sauf si l'assemblée générale en dispense à la majorité des quatre cinquièmes des voix. Le syndic doit donc prévoir cette ligne dans son budget, sauf décision contraire documentée.

Pour la tenue des comptes, le Roi a fixé un plan comptable minimum normalisé par l'arrêté royal du 12 juillet 2012. Une copropriété de moins de vingt lots, caves, garages et parkings non compris, peut tenir une comptabilité simplifiée qui reflète au minimum les recettes et les dépenses (art. 3.89, § 5, 15°). Le détail des classes de comptes se trouve dans la fiche sur la comptabilité de copropriété et le PCMN.

Côté budget, le syndic présente chaque année deux budgets prévisionnels : l'un pour les dépenses courantes d'entretien et de fonctionnement, l'autre pour les frais extraordinaires prévisibles. Nous ne conseillons pas de voter un budget quand le second volet manque : c'est précisément lui qui évite les appels de fonds imprévus. La méthode est détaillée dans la fiche budget prévisionnel.

Comment vérifier l'affichage, les devis et l'accès aux documents ?

Plusieurs missions visent à éviter que le syndic d'immeuble ne devienne une boîte noire. Elles se contrôlent sans compétence particulière.

L'affichage et la BCE

Commencez par le hall. Dans les huit jours à dater de la prise de cours de sa mission, le syndic affiche à l'entrée de l'immeuble, de manière inaltérable et visible, un extrait de l'acte qui le désigne (art. 3.89, § 2). Cet extrait mentionne son identité (ou la dénomination et le siège s'il s'agit d'une société, avec le numéro d'entreprise) et l'endroit où l'on peut consulter le règlement d'ordre intérieurGlossaireRèglement établi sous signature privée qui fixe au moins les règles de fonctionnement de l'assemblée générale, la nomination du syndic et la quinzaine de l'assemblée ordinaire. Il est déposé au siège de l'association et peut être consulté sans frais. Voir le glossaire et le registre des décisions. Son mandat est aussi inscrit à la Banque-Carrefour des Entreprises, ce qui permet à un tiers, un assureur ou un entrepreneur, de vérifier qui représente l'association.

Les devis et les contrats

L'assemblée générale fixe, à la majorité des deux tiers, le montant des marchés et contrats à partir duquel une mise en concurrence est obligatoire. Au-delà, le syndic présente une pluralité de devis établis sur base d'un cahier des charges préalablement élaboré (art. 3.89, § 5, 11°). Notre lecture : c'est la protection la plus souvent laissée en friche, parce qu'elle dépend d'un vote que personne ne pense à demander. Tant que ce seuil n'a pas été voté, elle reste lettre morte. Mettez-le à l'ordre du jour.

Même logique pour les contrats liés. Le syndic ne peut conclure aucun contrat avec lui-même, ses préposés, ses proches, parents ou alliés jusqu'au troisième degré inclus, ou une entreprise dans laquelle ces personnes ont des intérêts, sans autorisation préalable de l'assemblée (art. 3.89, § 5, 13°). Si une société proche du syndic intervient dans l'immeuble, cherchez dans les procès-verbaux la décision qui l'autorise.

L'accès aux documents

Tout copropriétaire peut consulter les documents et informations à caractère non privé relatifs à la copropriété (art. 3.89, § 5, 9°). Demandez par écrit, en citant précisément les pièces : contrat d'entretien, factures d'un exercice, extraits bancaires. Un refus répété est un motif légitime à soulever en assemblée.

Où s'arrêtent les pouvoirs du syndic ?

Le syndic n'est ni propriétaire ni décideur. Plusieurs limites découlent directement du Code civil.

• Il ne peut pas déléguer ses pouvoirs sans l'accord de l'assemblée générale, et cette délégation ne peut porter que sur une durée ou des fins déterminées (art. 3.89, § 6).
• Il ne peut pas être mandataire d'un copropriétaire à l'assemblée, même s'il est copropriétaire (art. 3.87). Ne lui confiez donc jamais votre procuration.
• Il ne peut pas être membre du conseil de copropriété ni commissaire aux comptes de la même association (art. 3.89, § 9).
• Il ne décide pas des travaux non urgents : il les exécute une fois votés.

À l'inverse, l'assemblée générale peut toujours révoquer le syndic ou lui adjoindre un syndic provisoire pour une durée ou des fins déterminées (art. 3.89, § 7). Si le syndic a été désigné par le juge, seul le juge peut le révoquer. La procédure est expliquée dans la fiche révocation et démission du syndic.

Bénévole ou professionnel : les mêmes missions

Les seize missions ne varient pas selon le statut. Un copropriétaire qui gère son immeuble sans rémunération assume la même comptabilité, les mêmes délais et la même assurance qu'un agent immobilier syndic. La différence porte sur l'agréation professionnelle et la déontologie, pas sur le contenu de la fonction. Les deux formules sont détaillées dans les fiches syndic bénévole et syndic professionnel.

Si une mission n'est pas remplie et qu'un dommage en résulte, la question de la faute se pose. Elle est traitée dans la fiche responsabilité du syndic.