Syndic professionnel : vérifier l'agréation IPI, le contrat et le mandat
Confier la gestion à un agent immobilier syndic apporte un cadre professionnel contrôlé. Ce cadre ne vaut que si la copropriété sait le vérifier et s'en servir, du choix du candidat jusqu'à la fin du mandat.
Sommaire de la fiche
- Vérifier l'agréationRecherchez le nom du syndic et de son responsable dans le moteur de recherche public de l'IPI.
- Comparer les offresDemandez à chaque candidat un projet de contrat détaillant forfait et prestations complémentaires.
- Voter en assembléeFaites désigner le syndic et approuver son contrat, pour trois ans au plus.
- Contrôler l'installationVérifiez l'affichage, l'inscription BCE et les comptes au nom de l'association dans les premières semaines.
- Évaluer chaque annéeExaminez en AG ordinaire le rapport d'évaluation des contrats et l'exécution des décisions.
Un syndic professionnel exerce la gestion de copropriétés comme activité rémunérée, en indépendant ou au sein d'une société. En Belgique, cette activité est une profession réglementée : l'agent immobilier syndic doit être agréé par l'Institut professionnel des agents immobiliers (IPI) et respecter un code de déontologie.
Ses missions, elles, sont celles de tout syndic. L'article 3.89 du Code civil ne fait pas de différence entre un copropriétaire bénévole et un professionnel. Ce qui change, ce sont les garanties supplémentaires attachées au statut professionnel, et les moyens de pression dont dispose la copropriété. Pour la vue d'ensemble, voyez la page syndic de copropriété.
Un syndic professionnel doit être agréé par l'IPI
La loi du 11 février 2013 organisant la profession d'agent immobilier définit le syndic comme celui qui agit dans le cadre de l'administration et de la conservation des parties communes d'immeubles. Nul ne peut exercer cette profession en qualité d'indépendant, à titre principal ou accessoire, sans être inscrit au tableau des titulaires de la profession ou sur la liste des stagiaires de l'IPI.
Deux conséquences pratiques. D'abord, le titre est protégé : un gestionnaire non inscrit qui se présente comme syndic professionnel et facture ses services exerce illégalement. Ensuite, l'agréation se vérifie en quelques secondes dans le moteur de recherche public de l'IPI. Faites-le pour la société et pour la personne qui gérera concrètement votre immeuble.
L'exception concerne les personnes qui gèrent un patrimoine dont elles sont copropriétaires. C'est ce qui permet à un copropriétaire d'être syndic bénévole sans agréation.
Quelles obligations s'ajoutent pour un syndic professionnel ?
Le syndic professionnel cumule deux corps de règles.
Les obligations du Code civil
Ce sont les seize missions de l'article 3.89, § 5 : exécuter les décisions de l'assemblée, gérer les fonds sur des comptes distincts, tenir la comptabilité, préparer les budgets, présenter plusieurs devis au-delà du seuil voté, transmettre le dossier dans les trente jours en fin de mandat. La liste commentée figure dans la fiche rôle et missions du syndic.
S'y ajoutent les règles de désignation : mandat de trois ans au plus, renouvellement par décision expresse de l'assemblée générale, affichage dans les huit jours et inscription du mandat à la Banque-Carrefour des Entreprises.
Les obligations déontologiques
Le code de déontologie de l'IPI a été approuvé par l'arrêté royal du 29 juin 2018 et est entré en vigueur le 30 décembre 2018. Pour le syndic, il impose notamment de conclure un contrat écrit lorsque la loi l'exige, de disposer d'un compte distinct pour chaque association des copropriétairesGlossairePersonne morale qui réunit les copropriétaires et a pour objet exclusif la conservation et l'administration de l'immeuble. Elle acquiert la personnalité juridique dès la cession d'un premier lot, à condition que l'acte de base et le règlement de copropriété soient transcrits. Voir le glossaire gérée, de n'effectuer d'opérations financières que sur base de conventions, d'instructions ou d'autorisations, et de fournir des relevés clairs et détaillés au moins une fois par an.
Le code demande aussi au syndic d'observer une stricte neutralité dans les conflits entre copropriétaires qui ne touchent pas directement la gestion commune. Et de collaborer avec un éventuel syndic provisoire que l'assemblée lui adjoindrait.
Que pouvez-vous exiger d'un syndic professionnel ?
Le statut professionnel ne doit pas vous rendre passif. Voici ce que la copropriété est en droit de demander, avec la base qui fonde la demande.
| Exigence | Fondement | Quand la formuler |
|---|---|---|
| Preuve de l'agréation IPI | Loi du 11 février 2013 | Avant le vote |
| Contrat écrit avec forfait et prestations complémentaires chiffrées | Art. 3.89, § 1er, C. civ. | Avant le vote |
| Preuve de l'assurance responsabilité | Art. 3.89, § 5, 8°, C. civ. | À la prise de fonction |
| Comptes distincts au nom de l'association | Art. 3.89, § 5, 3°, C. civ. et code de déontologie | À la prise de fonction |
| Accès aux factures, contrats et extraits | Art. 3.89, § 5, 9°, C. civ. | À tout moment |
| Plusieurs devis au-delà du seuil voté | Art. 3.89, § 5, 11°, C. civ. | Avant chaque marché concerné |
| Rapport d'évaluation des contrats de fournitures | Art. 3.89, § 5, 12°, C. civ. | Chaque AG ordinaire |
| Autorisation de l'AG pour tout contrat avec une entreprise liée | Art. 3.89, § 5, 13°, C. civ. | Avant la signature |
| Transmission complète du dossier | Art. 3.89, § 5, 7°, C. civ. | Dans les trente jours après la fin du mandat |
Avant la signature : le contrat
Le contrat de syndic est la pièce qui fixe le prix et le périmètre. Exigez qu'il sépare clairement ce qui est compris dans le forfait et ce qui est facturé en plus, avec un tarif pour chaque prestation complémentaire. Une mission légale ne se transforme pas en supplément par un simple jeu de vocabulaire. La fiche contrat de syndic passe les clauses en revue, et la fiche honoraires du syndic montre où se logent les coûts.
Pendant le mandat : le contrôle
Le contrôle ordinaire passe par l'assemblée générale, le commissaire aux comptesGlossairePersonne, copropriétaire ou non, désignée chaque année par l'assemblée générale pour contrôler les comptes de l'association des copropriétaires. Ses compétences et obligations sont fixées par le règlement d'ordre intérieur. Voir le glossaire et, dans les immeubles d'au moins vingt lots hors caves, garages et parkings, le conseil de copropriétéGlossaireOrgane composé de copropriétaires, obligatoire dans les immeubles d'au moins vingt lots hors caves, garages et parkings. Il veille à la bonne exécution de ses missions par le syndic. Voir le glossaire. Ce dernier veille à ce que le syndic exécute correctement ses missions. Préparez les questions par écrit avant l'assemblée : un syndic professionnel doit pouvoir y répondre pièces à l'appui.
Trois vérifications simples suffisent souvent à repérer une dérive. Comparez le budget voté et les dépenses réelles, poste par poste. Contrôlez que les travaux au-delà du seuil de mise en concurrence ont bien fait l'objet de plusieurs devis. Et relisez le procès-verbal de la dernière assemblée pour vérifier que chaque décision a été exécutée ou que le retard est expliqué. Si un point reste sans réponse, inscrivez-le à l'ordre du jour de l'assemblée suivante : la réponse du syndic figurera alors au procès-verbal.
Que faire quand le syndic professionnel ne donne pas satisfaction ?
Trois voies existent, et elles ne poursuivent pas le même but.
La première est interne. L'assemblée générale peut toujours révoquer le syndic ou lui adjoindre un syndic provisoire pour une durée ou à des fins déterminées (art. 3.89, § 7). Pour les étapes et le calendrier, voyez changer de syndic et révocation et démission du syndic.
La deuxième est disciplinaire. Une plainte peut être déposée auprès de l'IPI pour un manquement au code de déontologie. La Chambre exécutive peut sanctionner l'agent, mais elle ne rend pas d'avis juridique et n'accorde pas de dommages et intérêts. Si le syndic n'est pas agréé, l'IPI dispose d'un formulaire de signalement pour exercice illégal.
La troisième est judiciaire. Pour obtenir réparation d'un préjudice, l'association des copropriétaires s'adresse aux juridictions ordinaires. La question de la faute et de sa preuve est traitée dans la fiche responsabilité du syndic, et le rôle du juge dans juge de paix et litiges de copropriété.
Les règles sont les mêmes à Bruxelles et en Wallonie : le Code civil, la loi de 2013 et le code de déontologie de l'IPI s'appliquent sur tout le territoire. Pour les ordres de grandeur de prix, consultez le prix d'un syndic en Belgique.
À faire, à éviter
- Vérifier l'agréation IPI de la société et de la personne qui gère
- Exiger que les comptes soient ouverts au nom de l'association
- Faire lister dans le contrat ce qui est inclus dans le forfait
- Demander la preuve de l'assurance responsabilité
- Signer un contrat sans durée ou au-delà de trois ans
- Accepter des honoraires « à la carte » non chiffrés
- Laisser le syndic contracter avec une société liée sans vote
- Porter plainte à l'IPI pour obtenir un remboursement
Questions fréquentes
Comment vérifier qu'un syndic est agréé IPI ?
L'Institut professionnel des agents immobiliers met à disposition un moteur de recherche public sur ipi.be. Vérifiez le nom de la personne physique qui exerce et, le cas échéant, celui de la société. Un syndic qui exerce en indépendant sans inscription s'expose à un signalement pour exercice illégal.
Un syndic professionnel peut-il être une société ?
Oui. Le Code civil prévoit l'affichage de la dénomination, du siège et du numéro d'entreprise lorsque le syndic est une société. L'IPI organise l'agréation des personnes morales à côté de celle des personnes physiques.
L'IPI peut-il obliger un syndic à indemniser la copropriété ?
Non. La Chambre exécutive de l'IPI sanctionne les manquements au code de déontologie, mais n'accorde pas de dommages et intérêts. Pour obtenir réparation, l'association des copropriétaires doit s'adresser aux juridictions ordinaires.
Le syndic professionnel peut-il être renouvelé automatiquement ?
Non. Le mandat ne peut excéder trois ans et son renouvellement suppose une décision expresse de l'assemblée générale (art. 3.89, § 1er, C. civ.). Une clause de reconduction tacite ne remplace pas ce vote.