Syndic professionnel : vérifier l'agréation IPI, le contrat et le mandat

Un cabinet propose de reprendre la gestion de votre immeuble et son projet de contrat attend sur la table du conseil. Ou bien votre syndic professionnel est en place depuis des années, et plus personne ne sait très bien ce que l'on peut exiger de lui. Dans les deux cas, le réflexe est le même : vérifier d'abord, contrôler ensuite.

Un syndic professionnel exerce la gestion de copropriétés comme activité rémunérée, en indépendant ou au sein d'une société. En Belgique, c'est une profession réglementée : l'agent immobilier syndic doit être agréé par l'Institut professionnel des agents immobiliers (IPI) et respecter un code de déontologie. Ses missions, elles, sont celles de tout syndic. L'article 3.89 du Code civil ne fait pas de différence entre un copropriétaire bénévole et un professionnel. Ce qui change, ce sont les garanties attachées au statut, et les moyens de pression dont dispose la copropriété. Pour la vue d'ensemble, voyez la page syndic de copropriété.

Comment vérifier qu'un syndic professionnel est agréé ?

Commencez par là, avant même de lire le prix. La loi du 11 février 2013 organisant la profession d'agent immobilier définit le syndic comme celui qui agit dans le cadre de l'administration et de la conservation des parties communes d'immeubles. Nul ne peut exercer cette profession en qualité d'indépendant, à titre principal ou accessoire, sans être inscrit au tableau des titulaires de la profession ou sur la liste des stagiaires de l'IPI.

Deux conséquences pratiques. D'abord, le titre est protégé : un gestionnaire non inscrit qui se présente comme syndic professionnel et facture ses services exerce illégalement. Ensuite, l'agréation se vérifie en quelques secondes dans le moteur de recherche public de l'IPI. Faites-le pour la société et pour la personne qui gérera concrètement votre immeuble.

L'exception concerne les personnes qui gèrent un patrimoine dont elles sont copropriétaires. C'est ce qui permet à un copropriétaire d'être syndic bénévole sans agréation.

Deux corps de règles pour un seul mandat

Le syndic professionnel cumule les obligations du Code civil et celles de sa profession.

Les obligations du Code civil

Ce sont les seize missions de l'article 3.89, § 5 : exécuter les décisions de l'assemblée, gérer les fonds sur des comptes distincts, tenir la comptabilité, préparer les budgets, présenter plusieurs devis au-delà du seuil voté, transmettre le dossier dans les trente jours en fin de mandat. La liste commentée figure dans la fiche rôle et missions du syndic.

S'y ajoutent les règles de désignation : mandat de trois ans au plus, renouvellement par décision expresse de l'assemblée générale, affichage dans les huit jours et inscription du mandat à la Banque-Carrefour des Entreprises.

Les obligations déontologiques

Le code de déontologie de l'IPI a été approuvé par l'arrêté royal du 29 juin 2018 et est entré en vigueur le 30 décembre 2018. Pour le syndic, il impose notamment de conclure un contrat écrit lorsque la loi l'exige, de disposer d'un compte distinct pour chaque association des copropriétairesGlossairePersonne morale qui réunit les copropriétaires et a pour objet exclusif la conservation et l'administration de l'immeuble. Elle acquiert la personnalité juridique dès la cession d'un premier lot, à condition que l'acte de base et le règlement de copropriété soient transcrits. Voir le glossaire gérée, de n'effectuer d'opérations financières que sur base de conventions, d'instructions ou d'autorisations, et de fournir des relevés clairs et détaillés au moins une fois par an.

Le code demande aussi au syndic d'observer une stricte neutralité dans les conflits entre copropriétaires qui ne touchent pas directement la gestion commune. Et de collaborer avec un éventuel syndic provisoire que l'assemblée lui adjoindrait.

Que pouvez-vous exiger d'un syndic professionnel ?

Le statut professionnel ne doit pas vous rendre passif. Suivons un mandat du début à la fin pour voir ce que la copropriété est en droit de demander, et à quel moment.

Avant le vote : l'agréation et le contrat

Avant de voter, exigez la preuve de l'agréation IPI, que la loi du 11 février 2013 rend obligatoire. Exigez aussi un contrat écrit qui sépare le forfait et les prestations complémentaires, chacune avec son tarif (art. 3.89, § 1er, C. civ.). Le contrat de syndic est la pièce qui fixe le prix et le périmètre. Une mission légale ne se transforme pas en supplément par un simple jeu de vocabulaire. La fiche contrat de syndic passe les clauses en revue, et la fiche honoraires du syndic montre où se logent les coûts.

À la prise de fonction : l'assurance et les comptes

Dès l'installation, demandez la preuve de l'assurance responsabilité que tout syndic doit souscrire (art. 3.89, § 5, 8°, C. civ.). Vérifiez ensuite que les comptes sont ouverts au nom de l'association, avec des comptes distincts pour le fonds de roulement et le fonds de réserve (art. 3.89, § 5, 3°, C. civ.). Le code de déontologie va dans le même sens en imposant un compte distinct par association gérée.

Pendant le mandat : les documents, les devis et les contrats

À tout moment, vous pouvez accéder aux factures, contrats et extraits, c'est-à-dire aux documents non privés de la copropriété (art. 3.89, § 5, 9°, C. civ.). Avant chaque marché qui dépasse le seuil voté par l'assemblée, le syndic présente plusieurs devis (art. 3.89, § 5, 11°, C. civ.). À chaque assemblée ordinaire, il soumet un rapport d'évaluation des contrats de fournitures (art. 3.89, § 5, 12°, C. civ.). Et avant de signer tout contrat avec une entreprise liée, il obtient l'autorisation de l'assemblée (art. 3.89, § 5, 13°, C. civ.).

Le contrôle ordinaire passe par l'assemblée générale, le commissaire aux comptesGlossairePersonne, copropriétaire ou non, désignée chaque année par l'assemblée générale pour contrôler les comptes de l'association des copropriétaires. Ses compétences et obligations sont fixées par le règlement d'ordre intérieur. Voir le glossaire et, dans les immeubles d'au moins vingt lots hors caves, garages et parkings, le conseil de copropriétéGlossaireOrgane composé de copropriétaires, obligatoire dans les immeubles d'au moins vingt lots hors caves, garages et parkings. Il veille à la bonne exécution de ses missions par le syndic. Voir le glossaire. Ce dernier veille à ce que le syndic exécute correctement ses missions. Préparez les questions par écrit avant l'assemblée : un syndic professionnel doit pouvoir y répondre pièces à l'appui.

Concrètement, trois vérifications suffisent souvent à repérer une dérive. Comparez le budget voté et les dépenses réelles, poste par poste. Contrôlez que les travaux au-delà du seuil de mise en concurrence ont bien fait l'objet de plusieurs devis. Et relisez le procès-verbal de la dernière assemblée pour vérifier que chaque décision a été exécutée ou que le retard est expliqué. Si un point reste sans réponse, inscrivez-le à l'ordre du jour de l'assemblée suivante : la réponse du syndic figurera alors au procès-verbal.

À la fin du mandat : le dossier

Quand le mandat prend fin, le syndic transmet le dossier complet à son successeur dans les trente jours (art. 3.89, § 5, 7°, C. civ.). Un professionnel connaît ce délai : ne le laissez pas glisser.

Que faire quand le syndic professionnel ne donne pas satisfaction ?

Trois voies existent, et elles ne poursuivent pas le même but.

La première est interne. L'assemblée générale peut toujours révoquer le syndic ou lui adjoindre un syndic provisoire pour une durée ou à des fins déterminées (art. 3.89, § 7). Pour les étapes et le calendrier, voyez changer de syndic et révocation et démission du syndic.

La deuxième est disciplinaire. Une plainte peut être déposée auprès de l'IPI pour un manquement au code de déontologie. La Chambre exécutive peut sanctionner l'agent, mais elle ne rend pas d'avis juridique et n'accorde pas de dommages et intérêts. Si le syndic n'est pas agréé, l'IPI dispose d'un formulaire de signalement pour exercice illégal.

La troisième est judiciaire. Pour obtenir réparation d'un préjudice, l'association des copropriétaires s'adresse aux juridictions ordinaires. La question de la faute et de sa preuve est traitée dans la fiche responsabilité du syndic, et le rôle du juge dans juge de paix et litiges de copropriété.

Notre lecture : l'agréation garantit un cadre, pas une gestion sans faille. Nous ne conseillons pas de porter plainte à l'IPI quand ce que vous cherchez est un remboursement, puisque la voie disciplinaire n'en accorde pas. Choisissez la voie selon le résultat attendu : changer de gestionnaire, faire sanctionner un manquement, ou obtenir réparation.

Les règles sont les mêmes à Bruxelles et en Wallonie : le Code civil, la loi de 2013 et le code de déontologie de l'IPI s'appliquent sur tout le territoire. Pour les ordres de grandeur de prix, consultez le prix d'un syndic en Belgique.