Procès-verbal d'assemblée générale : le rédiger, le faire signer et le transmettre

Le procès-verbal d'assemblée générale n'est pas un compte rendu des discussions. C'est l'acte qui fixe les décisions prises, les voix obtenues et le nom de ceux qui s'y sont opposés. Le syndic s'en sert pour exécuter les décisions, le juge pour trancher un litige, l'acheteur d'un appartement pour savoir ce qui a été voté avant lui.

Les règles figurent à l'article 3.87, §§ 10 à 12, du Code civil, et à l'article 3.93 pour le registreGlossaireRegistre déposé au siège de l'association dans lequel le syndic consigne les décisions de l'assemblée générale dans les trente jours. Il peut être consulté sur place et sans frais par tout intéressé. Voir le glossaire. Elles sont les mêmes à Bruxelles et en Wallonie.

Le syndic rédige, l'assemblée signe en fin de séance

L'article 3.87, § 10, charge le syndic de rédiger le procès-verbal des décisions prises par l'assemblée générale. Le texte ne laisse pas ce travail au secrétaire ou au président, même si, dans les faits, un syndic bénévole se fait souvent aider pour prendre des notes.

La signature intervient immédiatement. Le texte est précis :

« À la fin de la séance et après lecture, ce procès-verbal est signé par le président de l'assemblée générale, par le secrétaire désigné lors de l'ouverture de la séance et par tous les copropriétaires encore présents à ce moment ou leurs mandataires. »

Art. 3.87, § 10, C. civ.

Trois conséquences pratiques en découlent. D'abord, le procès-verbal se rédige pendant la séance, pas trois semaines plus tard. Un ordinateur portable et un modèle préparé à partir de l'ordre du jour font gagner beaucoup de temps. Ensuite, il doit être lu avant signature : chacun peut alors signaler une erreur de chiffre ou de formulation. Enfin, les copropriétaires partis avant la fin ne signent pas, ce qui n'affecte pas la validité du texte.

Le président, lui, est obligatoirement un copropriétaire (art. 3.87, § 5). Le secrétaire est désigné à l'ouverture de la séance. Pensez à inscrire ces deux désignations en tête du procès-verbal.

Quelles mentions un procès-verbal doit-il contenir ?

La loi exige au minimum les décisions prises, avec l'indication des majorités obtenues et du nom des copropriétaires qui ont voté contre ou qui se sont abstenus (art. 3.87, § 10). Ce dernier point n'a rien d'une formalité : il permet de savoir, pour chaque décision, qui a exprimé son désaccord.

Pour qu'il soit utilisable, un procès-verbal complet reprend en pratique les éléments suivants :

Le calcul des voix obéit à des règles propres : les abstentions, les votes nuls et blancs ne comptent pas comme des voix émises, et certaines décisions exigent les deux tiers ou les quatre cinquièmes. Tout cela est détaillé dans la fiche règles de vote et majorités. Le procès-verbal doit simplement permettre de refaire le calcul.

Évitez d'écrire « adopté à une large majorité ». Écrivez « adopté par 7 240 voix pour, 1 380 voix contre et 510 abstentions, majorité des deux tiers requise », en adaptant les chiffres à votre immeuble. Pour les travaux, reprenez le nom de l'entrepreneur, le montant maximal et le mode de financement tels qu'ils ont été votés.

Registre et transmission : le délai de trente jours

Une fois signé, le procès-verbal entre dans la mémoire de la copropriété. Le syndic consigne les décisions dans le registre prévu à l'article 3.93, § 4, dans les trente jours suivant l'assemblée générale (art. 3.87, § 12). Il les transmet, dans le même délai, à tout titulaire d'un droit réel sur un lot qui dispose du droit de vote.

Le même paragraphe prévoit une démarche simple pour le copropriétaire oublié : si vous n'avez pas reçu le procès-verbal dans le délai, vous en informez le syndic par écrit. Faites-le par e-mail ou par courrier daté.

Le registre des décisions reprend aussi les décisions prises par écrit à l'unanimité, sans réunion, en application de l'article 3.87, § 11. Il ne se confond pas avec la simple collection des procès-verbaux : c'est le registre officiel de l'association, tenu à la disposition des intéressés. Lors d'une vente, l'acheteur et son notaire s'intéressent de près aux décisions récentes, notamment aux travaux votés. La fiche documents à fournir lors d'une vente fait le point sur ce sujet.

Les occupants qui ne votent pas, comme les locataires, sont eux aussi concernés par certaines décisions. Le Code civil organise la manière dont les décisions leur deviennent opposables (art. 3.93). Pour les relations avec les locataires, voyez la fiche droits et obligations des copropriétaires.

Lire un procès-verbal en tant que copropriétaire

Vous n'avez pas assisté à l'assemblée, ou vous êtes parti avant la fin ? Le procès-verbal est alors votre seule source. Lisez-le dès réception, avec la convocation à côté.

Commencez par le quorum : le nombre de présents et représentés et leurs quotes-parts permettent-ils à l'assemblée de délibérer ? Passez ensuite chaque point voté. La décision correspond-elle au point inscrit à l'ordre du jour ? La majorité indiquée est-elle la bonne pour ce type de décision ? Les voix pour et contre sont-elles chiffrées ?

Regardez aussi les montants. Pour des travaux, le procès-verbal doit permettre de savoir quelle entreprise a été retenue, pour quel budget, et comment la dépense sera financée : appel de fonds, fonds de réserve ou emprunt. Ces éléments conditionnent les appels que vous recevrez ensuite, voyez la fiche fonds de réserve et fonds de roulement.

Conservez chaque procès-verbal avec vos documents de propriété. Ils vous seront utiles pour vérifier vos décomptes et, le jour où vous vendrez, pour répondre aux questions de l'acheteur.

Le procès-verbal contient une erreur : que faire ?

Tout dépend du moment où vous la découvrez.

Pendant la lecture en fin de séance, demandez la correction avant de signer. C'est précisément à cela que sert la lecture. Si le président refuse, faites acter votre remarque dans le procès-verbal lui-même.

Après la séance, écrivez au syndic en précisant le point concerné et ce qui a réellement été voté, avec copie au conseil de copropriété s'il existe. Une rectification d'un texte déjà signé doit rester transparente : la solution la plus sûre est de porter la question à l'ordre du jour de l'assemblée suivante, qui peut constater l'erreur.

Si l'erreur cache en réalité une décision irrégulière, par exemple une majorité mal calculée, la voie est l'action en annulation. Surveillez alors le calendrier : pour un copropriétaire, les quatre mois courent à partir de la date de l'assemblée, pas de la réception du procès-verbal (art. 3.92, § 3). Un procès-verbal envoyé le trentième jour vous laisse donc un peu plus de trois mois. La procédure est décrite dans la fiche contester une décision d'AG.

Pour la préparation de la séance elle-même, consultez organiser une assemblée générale, et pour une vue d'ensemble la page assemblée générale de copropriété.