Convocation à l'assemblée générale : la rédiger, l'envoyer et la vérifier

La convocation à l'assemblée générale est la première pièce du dossier que l'on ressort en cas de litige. Si elle arrive trop tard, par un mauvais canal, ou sans l'ordre du jour, les décisions votées deviennent contestables. Le Code civil encadre la convocation de l'assemblée générale dans un seul paragraphe, l'article 3.87, § 3, complété par les paragraphes voisins sur l'ordre du jour et la participation à distance.

Ces règles sont identiques à Bruxelles et en Wallonie. Votre règlement d'ordre intérieurGlossaireRèglement établi sous signature privée qui fixe au moins les règles de fonctionnement de l'assemblée générale, la nomination du syndic et la quinzaine de l'assemblée ordinaire. Il est déposé au siège de l'association et peut être consulté sans frais. Voir le glossaire précise le mode de convocation retenu dans l'immeuble, mais il ne peut pas réduire les garanties prévues par la loi.

Qui envoie la convocation, et à qui ?

En temps normal, c'est le syndic. Il convoque l'assemblée ordinaire pendant la période fixée par le règlement d'ordre intérieur, et une assemblée extraordinaire lorsqu'une décision urgente doit être prise. Lorsque des copropriétaires détenant au moins un cinquième des parts dans les parties communes ont demandé une assemblée et que le syndic ne réagit pas dans les trente jours, l'un des signataires de la demande peut convoquer lui-même (art. 3.87, § 2). Il est alors tenu aux mêmes règles de forme.

La convocation s'adresse à chaque copropriétaire, c'est-à-dire à chaque personne qui dispose du droit de vote pour un lot. Deux situations posent régulièrement problème.

Le lot vendu récemment. Tant que le syndic n'a pas enregistré la vente, il risque de convoquer l'ancien propriétaire. Un nouvel acquéreur a tout intérêt à se présenter lui-même au syndic et à lui donner son adresse. Voyez la fiche devenir nouveau copropriétaire.

Le lot détenu à plusieurs. Indivision, usufruit et nue-propriété : précisez par écrit au syndic qui reçoit la convocation et qui votera, pour éviter qu'un titulaire soit oublié ou qu'un vote soit discuté le jour même.

Les locataires et autres occupants ne sont pas convoqués, puisqu'ils ne votent pas. Le syndic doit toutefois leur communiquer la date des assemblées pour qu'ils puissent adresser par écrit leurs demandes ou observations (art. 3.89, § 5).

Quinze jours au moins, sauf urgence

Sauf dans les cas d'urgence, la convocation est communiquée quinze jours au moins avant la date de l'assemblée (art. 3.87, § 3). C'est un minimum. Rien n'empêche d'envoyer plus tôt, et c'est même recommandé quand l'ordre du jour contient des travaux importants : les copropriétaires ont alors le temps de consulter les devis et de poser leurs questions.

Le texte ne précise pas si l'on compte à partir de l'envoi ou de la réception. Pour éviter toute discussion, prévoyez une marge de plusieurs jours, surtout si vous passez par la poste.

L'urgence permet de raccourcir le délai, mais elle se justifie. Une infiltration active, un danger pour la sécurité des occupants ou une échéance administrative imminente peuvent la fonder. Le souhait de boucler un dossier avant les vacances, non. En cas de contestation, c'est au juge d'apprécier si l'urgence était réelle.

Recommandé ou e-mail : quelle forme est valable ?

La règle de base est l'envoi recommandé. La loi admet un autre moyen de communication, typiquement l'e-mail, pour les copropriétaires qui l'ont accepté individuellement, explicitement et par écrit (art. 3.87, § 3).

Les trois conditions se cumulent. Une clause générale du règlement d'ordre intérieur ne suffit pas, puisque l'accord doit être individuel. Un copropriétaire qui a simplement écrit un jour au syndic depuis son adresse électronique n'a pas non plus donné son accord explicite.

Concrètement, le syndic devrait disposer, pour chaque lot, d'un document signé ou d'un e-mail par lequel le copropriétaire accepte de recevoir ses convocations par voie électronique à une adresse précise. Il le range dans le dossier de la copropriété. Ceux qui n'ont pas donné cet accord reçoivent un recommandé.

Les mentions qu'une convocation doit contenir

L'article 3.87, § 3, impose que la convocation indique le lieu, la date et l'heure de l'assemblée, ainsi que l'ordre du jour avec le relevé des points soumis à discussion. Elle doit aussi indiquer les modalités de consultation des documents relatifs aux points inscrits à l'ordre du jour.

Si l'assemblée propose une participation à distance, c'est la convocation qui doit le prévoir (art. 3.87, § 1er). Indiquez alors comment se connecter, comment les participants seront identifiés et comment ils voteront.

Voici une trame qui couvre ces exigences et quelques ajouts utiles :

Pour la procuration, rappelez que le mandataireGlossairePersonne, membre de l'assemblée générale ou non, qui représente un copropriétaire à l'assemblée en vertu d'une procuration qui la désigne nommément. Nul ne peut accepter plus de trois procurations, sauf exception de 10 % des voix, et le syndic ne peut pas être mandataire d'un copropriétaire. Voir le glossaire doit être désigné nommément et que le syndic ne peut pas être mandataire. Les limites du nombre de procurations sont détaillées dans la fiche règles de vote et majorités.

Chaque point à voter doit être rédigé de façon que chacun sache ce qui sera décidé. « Désignation du syndic » est trop court si plusieurs candidats sont en lice : mentionnez-les et joignez leurs offres. Un point « divers » ne peut servir qu'à échanger des informations, pas à voter.

Vous recevez la convocation : les vérifications à faire

À réception, prenez dix minutes pour contrôler la pièce. Notez la date de réception du recommandé ou de l'e-mail et comparez-la à la date de l'assemblée. Vérifiez que chaque point sur lequel vous devrez voter est formulé clairement, et que les documents annoncés sont réellement accessibles.

Si un devis manque ou si un point vous paraît flou, écrivez au syndic avant la réunion. Cette démarche a deux effets : elle permet souvent de corriger le tir, et elle montre, en cas de litige, que vous avez cherché à vous informer. Les juges tiennent compte de ce comportement lorsqu'un copropriétaire se plaint ensuite d'un manque d'information.

Si vous ne pouvez pas assister à la séance, préparez votre procuration à ce moment-là. Désignez nommément la personne qui vous représentera et indiquez, si vous le souhaitez, vos consignes de vote point par point.

Enfin, si le quorum n'est pas atteint le jour de la séance, une deuxième assemblée sera réunie après un délai de quinze jours au moins (art. 3.87, § 5). Elle fera l'objet d'une nouvelle convocation : relisez-la avec la même attention.

Comment faire ajouter un point à l'ordre du jour ?

Un ou plusieurs copropriétaires, ou le conseil de copropriété s'il en existe un, peuvent notifier au syndic les points dont ils demandent l'inscription. Pour l'assemblée ordinaire, le syndic inscrit les propositions écrites reçues au moins trois semaines avant le premier jour de la période fixée par le règlement d'ordre intérieur (art. 3.87, § 4). Si la demande arrive plus tard, le point est reporté à l'assemblée suivante.

Rédigez votre demande comme une proposition de décision. Joignez les pièces utiles : devis, photos, courrier de la commune. Envoyez-la par un moyen qui prouve la date de réception. Une fois la convocation reçue, vérifiez que votre point y figure dans les termes demandés.

Si le syndic écarte un point régulièrement demandé, vous pouvez le lui rappeler par écrit, en saisir le conseil de copropriété, puis, si nécessaire, demander une assemblée avec d'autres copropriétaires ou vous tourner vers le juge. La fiche contester une décision d'AG décrit les recours. Pour le calendrier complet, voyez organiser une assemblée générale et la page assemblée générale de copropriété.