Fonds de roulement en copropriété : le distinguer du fonds de réserve

Dans une copropriété belge, l'argent des copropriétaires ne forme pas un seul pot. Le Code civil distingue le fonds de roulementGlossaireSomme des avances faites par les copropriétaires, à titre de provision, pour couvrir les dépenses périodiques comme le chauffage et l'éclairage des parties communes ou les frais de gérance. Il est placé sur un compte distinct au nom de l'association. Voir le glossaire, qui paie la vie quotidienne de l'immeuble, et le fonds de réserveGlossaireSomme des apports périodiques destinés aux dépenses non périodiques, comme le renouvellement du chauffage ou de l'ascenseur. Il est obligatoire au plus tard cinq ans après la réception provisoire, avec une contribution annuelle d'au moins 5 % des charges communes ordinaires de l'exercice précédent, sauf décision contraire aux quatre cinquièmes. Voir le glossaire, qui prépare les grosses dépenses. Les confondre fausse la lecture des comptes et crée des malentendus au moment d'une vente.

Ces règles figurent à l'article 3.86, § 3, du Code civil et valent de la même manière à Bruxelles et en Wallonie.

Fonds de roulement copropriété ou fonds de réserve : quelle différence ?

La différence tient à la nature des dépenses. Le fonds de roulement couvre les dépenses périodiques, celles qui reviennent chaque année. Le fonds de réserve est alimenté par des apports périodiques, mais il sert à des dépenses qui, elles, ne reviennent pas régulièrement.

Les deux fonds appartiennent à l'association des copropriétairesGlossairePersonne morale qui réunit les copropriétaires et a pour objet exclusif la conservation et l'administration de l'immeuble. Elle acquiert la personnalité juridique dès la cession d'un premier lot, à condition que l'acte de base et le règlement de copropriété soient transcrits. Voir le glossaire, pas au syndic ni aux copropriétaires individuellement. Chacun doit être placé sur un compte distinct ouvert au nom de l'association.

Comment fixer le montant du fonds de roulement ?

La loi ne donne aucun chiffre. C'est l'assemblée générale qui décide, et les immeubles s'organisent de deux façons.

Dans le premier modèle, le fonds de roulement est une avance permanente : chaque lot verse une somme une fois, à son entrée dans la copropriété, et cette somme reste acquise tant que le copropriétaire est propriétaire. Les dépenses sont ensuite couvertes par des provisions appelées selon le budget. L'avance sert de coussin de trésorerie quand une facture arrive avant que les provisions soient encaissées.

Dans le second modèle, le terme « fonds de roulement » désigne directement les provisions périodiques appelées sur la base du budget prévisionnel, puis régularisées par le décompte annuel.

Pour dimensionner une avance permanente, raisonnez en trésorerie. Regardez les mois où les grosses factures tombent (prime d'assurance, facture annuelle de gaz, contrat d'ascenseur) et le décalage avec les dates d'appel des provisions. L'avance doit couvrir ce creux sans que le syndic ait à relancer tout le monde. Un fonds trop maigre conduit souvent à des retards de paiement aux fournisseurs dès qu'un copropriétaire paie en retard ; la fiche copropriétaire impayé traite ce cas.

Le fonds de réserve est-il vraiment obligatoire ?

Oui, sauf décision contraire de l'assemblée générale. L'article 3.86, § 3, fixe trois règles.

Un délai de cinq ans après la réception provisoire

L'association doit constituer le fonds de réserve au plus tard à l'issue d'une période de cinq ans suivant la date de la réception provisoire des parties communes de l'immeuble. Dans un immeuble neuf, les premières années peuvent donc se passer de réserve ; au-delà, elle devient obligatoire.

Un apport minimum de 5 %

La contribution annuelle ne peut être inférieure à 5 % de la totalité des charges communes ordinairesGlossaireDépenses périodiques de la copropriété, par opposition aux dépenses non périodiques couvertes par le fonds de réserve. Leur total de l'exercice précédent sert de base au calcul de la contribution minimale de 5 % au fonds de réserve obligatoire. Voir le glossaire de l'exercice précédent. Si ces charges atteignaient 40 000 euros, l'immeuble doit verser au moins 2 000 euros dans la réserve l'année suivante. Chaque lot en supporte sa part selon les critères de répartition des statuts.

Une dispense possible aux quatre cinquièmes

L'association peut décider, à la majorité des quatre cinquièmes des voix, de ne pas constituer ce fonds de réserve obligatoire. Aucune exception automatique n'est liée au nombre de lots.

Une dispense n'est pas sans conséquence. Sans réserve, un chantier imprévu se finance par un appel de fonds exceptionnel, parfois lourd pour les copropriétaires aux revenus modestes. Elle peut aussi peser au moment d'une vente : l'acheteur et son notaire regardent l'état du fonds de réserve pour estimer les appels à venir.

Qui décide d'utiliser l'argent des fonds ?

Les fonds servent à exécuter les décisions de l'assemblée générale. Le syndic paie les dépenses courantes prévues au budget avec les provisions et le fonds de roulement. Pour le fonds de réserve, la dépense se rattache en principe à des travaux ou achats décidés par l'assemblée à la majorité requise ; la fiche travaux en copropriété détaille ces majorités.

Un exemple aide à mesurer l'enjeu. L'assemblée décide de remplacer la chaudière collective pour 60 000 euros. Le fonds de réserve contient 25 000 euros. Si l'assemblée décide de l'utiliser en totalité, il reste 35 000 euros à financer par un appel de fonds, réparti selon les critères des statuts. Un lot qui détient 80/1 000 des quotes-parts reçoit alors un appel de 2 800 euros. Sans réserve, ce même lot aurait dû verser 4 800 euros d'un coup.

Avant de voter, demandez donc au syndic trois chiffres : le solde du compte du fonds de réserve à la date de l'assemblée, les montants déjà engagés sur ce fonds par des décisions antérieures, et l'apport annuel prévu pour les exercices suivants.

Côté comptabilité, chaque fonds a son compte bancaire et ses comptes propres dans le plan comptable. Ce suivi séparé permet au commissaire aux comptes de vérifier que la réserve n'a pas été ponctionnée pour régler des dépenses courantes.

Que deviennent les fonds lors de la vente d'un lot ?

L'article 3.94 du Code civil organise la transmission d'un lot. Pour les fonds, deux règles s'appliquent.

1. Pour le fonds de roulement, le copropriétaire sortant est créancier de l'association pour la partie de sa quote-part correspondant à la période durant laquelle il ne jouit plus effectivement des parties communes. Le syndic établit le décompte. L'acquéreur est appelé à constituer sa propre part.
2. Pour le fonds de réserve, la quote-part du vendeur demeure la propriété de l'association. Le vendeur ne la récupère pas auprès du syndic.

Rien n'empêche le vendeur et l'acheteur de prévoir, dans le compromis, que l'acheteur rembourse au vendeur sa quote-part dans le fonds de réserve. Notaire.be le rappelle : sans clause en ce sens, le vendeur perd cette somme. Cet arrangement se règle entre les parties à la vente et ne concerne pas l'association.

Avant même le compromis, le vendeur ou son intermédiaire doit communiquer à l'acheteur une série d'informations sur la copropriété, parmi lesquelles le montant du fonds de roulement et du fonds de réserve (art. 3.94, § 1er). Le détail des pièces à réunir figure dans la fiche documents à fournir lors d'une vente. Pour la place de ces fonds dans l'ensemble des finances de l'immeuble, repartez de la page charges de copropriété.