Entretien des parties communes : organiser, budgéter, contrôler

Un hall qui sent l’humidité, un ascenseur immobilisé un vendredi soir, une gouttière qui déborde à chaque orage : beaucoup de gros chantiers de copropriété commencent par un entretien qui n’a pas eu lieu. L’entretien courant n’est pourtant ni un vote ni une procédure lourde. C’est une ligne de budget, un calendrier, et quelques contrats qu’il faut rouvrir de temps en temps.

Cette page décrit ce qui entre dans l’entretien commun, comment il se décide, quelles vérifications la réglementation impose à Bruxelles et en Wallonie, et comment garder la trace de tout cela entre deux assemblées. Le cadre juridique est identique dans les deux Régions : Code civil, Livre 3. Ce qui diffère, ce sont les obligations techniques liées au bâtiment.

Quelles parties de l’immeuble faut-il entretenir en commun ?

Le point de départ n’est pas la liste des tâches, c’est le plan de l’immeuble. L’association des copropriétaires a pour objet la conservation et l’administration de l’immeuble, et elle prend en charge ce qui relève des parties communesGlossaireParties de l'immeuble ou du terrain qui appartiennent à tous les copropriétaires selon leur quote-part, comme la toiture, le hall ou les canalisations communes. Dans le silence ou la contradiction des titres, sont réputées communes les parties affectées à l'usage de tous ou de certains copropriétaires. Voir le glossaire : toiture, façades, cage d’escalier, hall, ascenseur, chaufferie collective, canalisations communes, éclairage des couloirs, espaces extérieurs. Chaque copropriétaire y contribue selon les critères fixés par le règlement de copropriété, le plus souvent ses quotes-parts (art. 3.85, § 1er).

La frontière se discute rarement pour une toiture et souvent pour le reste. Trois cas reviennent.

Le premier est celui de la jouissance privativeGlossaireDroit d'usage exclusif accordé par les statuts à un lot sur une partie commune, comme un jardin ou une toiture-terrasse. L'élément reste une partie commune ; le règlement de copropriété précise la répartition des frais qui s'y rapportent. Voir le glossaire : une terrasse, un jardin, une toiture accessible depuis un seul appartement. L’élément reste commun ; seule la répartition des frais qui s’y rapportent peut être aménagée par les statuts. Lisez le règlement avant de trancher, pas l’usage observé.

Le deuxième est celui des équipements mixtes. Une colonne d’évacuation est commune, le raccordement qui part d’un évier ne l’est pas. Un châssis peut être privatif tout en étant soumis à des prescriptions communes d’aspect. La fiche parties privatives et parties communes détaille cette ligne de partage.

Le troisième est celui des dégradations causées par un occupant. Ce n’est plus de l’entretien, c’est une question de responsabilité, et elle se règle séparément du budget annuel.

Entretien courant ou travaux : où passe la frontière ?

La distinction n’est pas cosmétique, parce qu’elle change le mode de décision.

L’entretien courant se décide une fois par an, en bloc, par le vote du budget. Le syndic prépare deux enveloppes distinctes, et l’assemblée les approuve.

« de préparer le budget prévisionnel pour faire face aux dépenses courantes de maintenance, de fonctionnement et d’administration des parties communes et équipements communs de l’immeuble, ainsi qu’un budget prévisionnel pour les frais extraordinaires prévisibles ; ces budgets prévisionnels sont soumis, chaque année, au vote de l’association des copropriétaires »

Art. 3.89, § 5, 16°, C. civ.

Une fois le budget prévisionnelGlossaireEstimation préparée par le syndic des dépenses courantes de maintenance, de fonctionnement et d'administration des parties communes, et des frais extraordinaires prévisibles. Il est soumis au vote de l'assemblée générale. Voir le glossaire voté, le syndic commande les prestations qu’il couvre sans revenir devant l’assemblée à chaque passage d’un technicien. La construction de ces deux enveloppes est expliquée dans la fiche budget prévisionnel de copropriété, et leur traduction en appels de fonds dans le pilier charges de copropriété.

Les travaux qui affectent les parties communes relèvent d’une autre logique : ils se votent, à la majorité des deux tiers en principe, et à la majorité absolue lorsqu’ils sont imposés par la loi ou qu’ils constituent des actes conservatoires et d’administration provisoire (art. 3.88, § 1er, 1°, b)). Le calendrier complet d’un chantier figure dans travaux en copropriété, et la manière de compter les voix dans règles de vote et majorités.

Entre les deux se glisse l’urgence. Le syndic est chargé d’accomplir tous actes conservatoires et tous actes d’administration provisoire (art. 3.89, § 5, 2°). Une descente d’eau arrachée après une tempête se répare le jour même, sans attendre la prochaine réunion. Un remplacement programmé de chaudière, non.

Quel contenu donner à un contrat d’entretien ?

Un immeuble un peu équipé cumule vite plusieurs contrats : ascenseur, chaufferie, adoucisseur, portes de garage, détection incendie, nettoyage, espaces verts. Ils se signent une fois et se reconduisent seuls pendant des années, ce qui en fait le poste le plus facile à laisser dériver.

Au-delà d’un montant fixé par l’assemblée à la majorité des deux tiers, la mise en concurrenceGlossaireObligation de comparer plusieurs offres pour les marchés et contrats dont le montant dépasse le seuil fixé par l'assemblée générale à la majorité des deux tiers. Le syndic présente alors une pluralité de devis. Voir le glossaire devient obligatoire pour les marchés et les contrats, et le syndic présente une pluralité de devis établis sur la base d’un cahier des charges préalablement élaboré (art. 3.88, § 1er, 1°, c), et art. 3.89, § 5, 11°). Si votre assemblée n’a jamais fixé ce montant, c’est un point à inscrire à l’ordre du jour de la prochaine réunion.

Ascenseur et chauffage : les contrôles imposés par la réglementation

Deux équipements sortent du régime du simple contrat privé, parce que des textes en fixent eux-mêmes le contrôle.

Pour l’ascenseur, le propriétaire ou le gestionnaire doit faire procéder à un entretien préventif par une entreprise d’entretien, à des inspections préventives régulières par un service externe pour les contrôles techniques, à une analyse de risques tous les quinze ans, et aux travaux de modernisation nécessaires. Il doit aussi constituer et conserver un dossier reprenant ces documents. Les échéances de modernisation fixées pour les appareils existants sont toutes dépassées : selon la date de mise en service, elles couraient jusqu’au 31 décembre 2014, 2016 ou 2022 (SPF Économie). Un immeuble qui n’a pas encore fait le point mérite de commencer par réclamer le dossier de l’appareil.

Pour le chauffage, l’entretien et le contrôle périodique sont deux choses distinctes. L’entretien nettoie et règle l’installation ; le contrôle périodique vérifie sa conformité et donne lieu à une attestation. Sa fréquence dépend de la Région et du combustible.

Sources : Bruxelles Environnement pour la Région de Bruxelles-Capitale, SPW Énergie pour la Wallonie. Dans les deux cas, l’intervention doit être réalisée par un technicien agréé pour le combustible concerné, et l’attestation se conserve avec les documents de l’immeuble.

La détection incendie, les extincteurs et l’évacuation suivent encore d’autres règles, régionales et communales : la fiche sécurité incendie en copropriété les traite à part.

Garder la trace entre deux assemblées

Un entretien correctement fait mais non documenté se paie deux fois : une fois au technicien, une fois le jour où il faut prouver qu’il a eu lieu.

Tenez un relevé simple, équipement par équipement, avec la date de la dernière intervention, celle de la prochaine échéance et le nom du prestataire. Ce document tient sur une page et suffit à préparer le budget de l’année suivante sans reconstituer l’historique à partir des factures.

Classez au même endroit les rapports de visite, les attestations de contrôle et les garanties. Ce sont les pièces que réclame un acquéreur potentiel, et celles sur lesquelles s’appuie l’assureur quand un sinistre survient. La question de leur transmission lors d’une vente est traitée dans documents à fournir lors d’une vente.

Entre deux assemblées, le conseil de copropriété, obligatoire dans les immeubles d’au moins vingt lots hors caves, garages et parkings, veille à la bonne exécution des missions du syndic. Dans un petit immeuble sans conseil, un copropriétaire volontaire qui fait le tour des communs deux fois par an rend le même service.

Enfin, signalez par écrit. Une trace d’humidité mentionnée en passant dans le hall n’engage personne ; la même observation adressée au syndic par courriel date le constat et ouvre le dossier. Si elle concerne une infiltration, la suite est décrite dans dégâts des eaux et infiltrations. Pour replacer l’entretien dans l’ensemble de la vie de l’immeuble, revenez à la page gestion d’un immeuble en copropriété, et pour les chantiers d’amélioration qui prolongent l’entretien, voyez rénovation énergétique et primes.