Copropriétaire impayé : relancer, mettre en demeure et saisir le juge de paix

Un copropriétaire impayé met toute la copropriété sous tension. Les factures de l'immeuble continuent d'arriver, le fonds de roulementGlossaireSomme des avances faites par les copropriétaires, à titre de provision, pour couvrir les dépenses périodiques comme le chauffage et l'éclairage des parties communes ou les frais de gérance. Il est placé sur un compte distinct au nom de l'association. Voir le glossaire fond, et le syndic finit par lancer un appel de fonds complémentaire aux copropriétaires qui, eux, paient. Un arriéré ancien se récupère plus difficilement qu'un retard traité dès le premier appel de fonds.

La loi belge donne au syndic les moyens d'agir de sa propre initiative. Cette fiche décrit l'ordre des démarches, ce que vous pouvez réclamer en plus du principal, le rôle du juge de paixGlossaireJuge compétent pour tous les litiges relatifs à la copropriété des immeubles bâtis, quel que soit le montant de la demande, depuis le 1er janvier 2019. Une clause des statuts qui confierait ces litiges à un arbitre est réputée non écrite. Voir le glossaire et ce qui se passe quand le lot est vendu.

Le syndic peut-il agir sans autorisation préalable de l'assemblée générale ?

Oui. L'article 3.86, § 3, du Code civil est clair :

« Le syndic peut prendre toutes les mesures judiciaires et extrajudiciaires pour la récupération des charges. »

Art. 3.86, § 3, C. civ.

Ce pouvoir s'ajoute à la mission générale du syndic de représenter l'association des copropriétairesGlossairePersonne morale qui réunit les copropriétaires et a pour objet exclusif la conservation et l'administration de l'immeuble. Elle acquiert la personnalité juridique dès la cession d'un premier lot, à condition que l'acte de base et le règlement de copropriété soient transcrits. Voir le glossaire en justice. La Cour de cassation a jugé le 19 mars 2021 que le syndic peut engager une procédure en paiement des provisions et des arriérés sans obtenir le consentement ou la ratification de l'assemblée générale.

Concrètement, un vote n'est donc pas nécessaire pour mandater un avocat ou faire citer un copropriétaire défaillant. Le syndic reste responsable de sa gestion : il doit pouvoir justifier ses démarches, leur coût, et en rendre compte lors de l'assemblée qui approuve les comptes. Dans une copropriété dotée d'un conseil de copropriété, informer celui-ci dès l'ouverture du dossier évite bien des tensions.

Le syndic bénévole dispose du même pouvoir que le syndic professionnel. La différence tient à la charge de travail et au besoin, plus fréquent, de s'appuyer sur un avocat.

Rappels et mise en demeure : la phase amiable

Une procédure judiciaire se prépare dès le premier retard. Tout se joue sur la preuve.

Premier rappel. Envoyez un courrier ou un courriel reprenant l'appel de fonds impayé, son montant, sa date d'échéance et le compte bancaire de l'ACP. Un ton neutre suffit : beaucoup de retards viennent d'un changement de banque, d'une domiciliation annulée ou d'un courrier égaré.

Mise en demeure. Si le rappel reste sans effet, adressez une mise en demeure par envoi recommandé. Elle doit reprendre le détail des sommes dues, rappeler la base de la réclamation (appels de fonds décidés par l'assemblée, décompte approuvé), fixer un délai de paiement et annoncer qu'à défaut, une procédure sera introduite. Cette lettre fait en principe courir les intérêts moratoires et démontre au juge que le copropriétaire a été averti.

Plan de paiement. Un copropriétaire en difficulté passagère peut proposer d'étaler sa dette. Le syndic peut l'accepter, par écrit, avec des échéances précises et une clause qui rend le solde exigible au premier défaut. Proposer un plan raisonnable coûte souvent moins cher qu'une procédure.

Les sanctions possibles doivent figurer dans les statuts. Le règlement de copropriété comprend en effet « le cas échéant, les clauses et les sanctions relatives au non-paiement de ces charges » (article 3.85 du Code civil). Une pénalité qui n'y figure pas ne peut pas être inventée par le syndic. Et une clause pénale dont le montant dépasse manifestement le dommage subi peut être réduite par le juge.

Intérêts et frais : quoi réclamer en plus du principal ?

Juge de paix : comment se déroule la procédure ?

Le juge de paix est compétent pour les contestations relatives à la copropriété forcée des immeubles bâtis, quel que soit le montant de la demande (article 591, 2°bis, du Code judiciaire). L'action est introduite devant le juge de paix du canton où se situe l'immeuble.

Le déroulement type est le suivant.

1. Constitution du dossier. Statuts, procès-verbaux d'assemblée approuvant le budget et les comptes, appels de fonds, décompte individuel, extrait du compte du copropriétaire, copies des rappels et de la mise en demeure avec preuves d'envoi.
2. Citation. Un huissier de justice signifie la citation au copropriétaire, qui indique la date d'audience. L'action est menée au nom de l'ACP, représentée par son syndic.
3. Audience. Le copropriétaire peut comparaître et contester. S'il ne se présente pas, le juge peut rendre un jugement par défaut.
4. Jugement. Le juge condamne au paiement du principal, des intérêts et, le cas échéant, de la clause pénale, et statue sur les dépens.
5. Exécution. Si le paiement ne suit pas, l'huissier signifie le jugement puis peut pratiquer une saisie, par exemple sur le compte bancaire, sur les loyers perçus ou sur les biens du débiteur.

Le copropriétaire qui conteste un décompte approuvé ne peut pas simplement suspendre ses paiements. Il lui appartient d'agir contre la décision de l'assemblée dans les délais légaux : la fiche contester une décision d'AG détaille ce recours, et la fiche consacrée au juge de paix présente le fonctionnement de cette juridiction.

Que devient l'arriéré quand le lot est vendu ?

La vente est souvent le moment où la copropriété récupère enfin son dû, grâce à trois mécanismes.

L'information préalable. Avant la signature du compromis, le syndic communique notamment le montant des arriérés éventuels du vendeur, y compris les frais de récupération judiciaires ou extrajudiciaires (article 3.94, § 1er, du Code civil). Le notaire sollicite ensuite un état complémentaire, auquel le syndic répond dans les trente jours (article 3.94, § 2). Les documents à réunir sont détaillés dans la fiche sur les documents à fournir lors d'une vente.

La retenue par le notaire. Lors de la passation de l'acte authentique, le notaire doit retenir sur les sommes dues les arriérés de charges ordinaires et extraordinaires, en ce compris les frais de récupération, dus par le vendeur, ainsi que les frais de transmission des informations (article 3.95 du Code civil). Il paie toutefois d'abord les créanciers privilégiés, hypothécaires ou saisissants.

Si le vendeur conteste ces montants, le notaire en avise le syndic par envoi recommandé dans les trois jours ouvrables qui suivent l'acte. L'ACP dispose alors de vingt jours ouvrables à partir de cet envoi pour notifier une saisie-arrêt conservatoire ou une saisie-arrêt-exécution. Sans saisie dans ce délai, le notaire peut valablement payer le montant retenu au vendeur. Le syndic qui reçoit ce recommandé dispose donc de ces vingt jours ouvrables pour faire notifier la saisie, avec l'aide d'un avocat ou d'un huissier.

Le privilège de l'ACP. Depuis la réforme de 2018, l'article 27, 7°, de la loi hypothécaire accorde à l'association des copropriétaires un privilège sur le lot pour les arriérés de charges de l'exercice en cours et de l'exercice précédent. Ce privilège ne couvre ni les intérêts de retard, ni les pénalités, ni les frais de recouvrement. Il prend rang après les frais de justice et les privilèges inscrits antérieurement, ce qui limite sa portée quand le lot est lourdement hypothéqué.

L'acheteur ne reprend pas la dette personnelle du vendeur. Il supporte les charges ordinaires à partir du jour où il a joui effectivement des parties communes, et les charges extraordinaires exigibles après la date du transfert de propriété, selon les règles de l'article 3.94 du Code civil.

Comment éviter qu'un impayé ne déséquilibre toute la copropriété ?

La prévention tient à quelques habitudes de gestion. Des appels de fonds réguliers, trimestriels par exemple, rendent un retard visible tout de suite. Un budget prévisionnel réaliste évite les rattrapages brutaux qui font décrocher les copropriétaires les plus fragiles. Un fonds de roulement correctement dimensionné, expliqué dans la fiche sur les fonds de réserve et de roulement, absorbe un retard sans bloquer le paiement des fournisseurs.

Un suivi mensuel des comptes individuels, présenté au conseil de copropriété, permet enfin de traiter chaque retard avant qu'il ne devienne un contentieux. Pour situer ce sujet dans l'ensemble des finances de l'immeuble, consultez la page charges de copropriété.