Conseil de copropriété : le constituer, désigner ses membres et contrôler le syndic

Entre deux assemblées générales, le syndic gère seul l'immeuble au quotidien. Le conseil de copropriété existe pour que quelqu'un, du côté des copropriétaires, suive cette gestion de près. Il ne remplace ni le syndic ni l'assemblée : il contrôle, il informe, et il peut recevoir des délégations limitées.

Son régime est fixé par l'article 3.90 du Code civil, celui du commissaire aux comptesGlossairePersonne, copropriétaire ou non, désignée chaque année par l'assemblée générale pour contrôler les comptes de l'association des copropriétaires. Ses compétences et obligations sont fixées par le règlement d'ordre intérieur. Voir le glossaire par l'article 3.91. Ces règles sont les mêmes à Bruxelles et en Wallonie.

Obligatoire à partir de vingt lots, hors caves, garages et parkings

Dans tout immeuble ou groupe d'immeubles d'au moins vingt lots, à l'exclusion des caves, des garages et des parkings, un conseil de copropriété est constitué par la première assemblée générale (art. 3.90, § 1er). Le décompte se fait donc sur les appartements, bureaux, commerces et autres lots principaux.

Prenons deux exemples. Un immeuble de 16 appartements avec 16 caves et 10 emplacements de parking compte 42 lots dans l'acte de base, mais seulement 16 lots pris en compte : le conseil n'est pas obligatoire. Un ensemble de trois bâtiments totalisant 24 appartements gérés par la même association y est tenu. Pour identifier les lots, reportez-vous à l'acte de base ; la fiche acte de base et règlement de copropriété explique où les trouver.

Dans les immeubles plus petits, l'assemblée générale peut décider de créer un conseil de copropriété, avec la même mission (art. 3.90, § 2). Dans un immeuble de huit ou dix lots, deux copropriétaires motivés qui relisent les comptes et accompagnent le syndic bénévoleGlossaireSyndic qui n'exerce pas cette mission à titre professionnel, le plus souvent un copropriétaire de l'immeuble. Il est soumis aux mêmes obligations légales que le syndic professionnel. Voir le glossaire rendent souvent de grands services, même sans obligation légale.

Un immeuble soumis à l'obligation qui n'a jamais constitué de conseil doit régulariser la situation. Inscrivez le point à l'ordre du jour de la prochaine assemblée, en suivant la procédure décrite dans convocation à l'assemblée générale.

Qui peut siéger et comment les membres sont-ils désignés ?

Le conseil est composé de titulaires d'un droit réel sur un lot qui disposent du droit de vote à l'assemblée générale. Un locataire ou un occupant ne peut donc pas y siéger. Le syndic non plus : il ne peut être en même temps ni membre du conseil de copropriété ni commissaire aux comptes (art. 3.89, § 9).

L'assemblée générale décide de la nomination des membres à la majorité absolue, pour chaque membre séparément (art. 3.90, § 1er). On ne vote pas une liste en bloc. Le mandat dure jusqu'à la prochaine assemblée générale ordinaire et il est renouvelable. En pratique, la question revient donc à l'ordre du jour de chaque assemblée ordinaire.

La loi ne fixe pas de nombre de membres. La brochure publiée par les notaires indique qu'il comprend généralement un président et deux assesseurs. Un nombre impair facilite les prises de position communes. Le règlement d'ordre intérieur peut préciser le fonctionnement interne ; voyez la fiche règlement d'ordre intérieur.

Que peut faire le conseil de copropriété, et que ne peut-il pas faire ?

Sa mission légale : surveiller le syndic

Le conseil est chargé de veiller à la bonne exécution par le syndic de ses missions. Concrètement, il suit l'exécution des décisions de l'assemblée, les travaux en cours, le respect du budget, les relations avec les fournisseurs et la tenue de la comptabilité.

Pour cela, il peut prendre connaissance et copie de toutes pièces ou documents se rapportant à la gestion de la copropriété, après en avoir avisé le syndic. Factures, contrats, extraits bancaires, correspondance avec l'assureur : rien de ce qui touche à la gestion ne peut lui être refusé.

Il peut aussi faire inscrire des points à l'ordre du jour de l'assemblée générale, comme les copropriétaires (art. 3.87, § 4).

Des délégations limitées

L'assemblée générale peut confier au conseil d'autres missions ou délégations, par une décision prise à la majorité des deux tiers. Ces délégations ne valent que pour un an. Elles ne peuvent pas empiéter sur les compétences légales du syndic, de l'assemblée ou du commissaire aux comptes.

Une délégation utile porte sur un objet précis : suivre un chantier voté et en réceptionner les étapes, ou choisir entre deux devis dans une enveloppe fixée par l'assemblée. Une formule générale du type « le conseil est habilité à prendre toute décision utile » ne répond pas à cette logique.

Les limites de son rôle

Le conseil ne gère pas. Il ne donne pas d'ordres aux entreprises, ne signe pas les contrats à la place du syndic et ne décide pas des travaux sans délégation. S'il constate un manquement, il le signale au syndic par écrit, puis en rend compte à l'assemblée, qui peut en tirer les conséquences. Le changement de syndic est traité dans la fiche révocation et démission du syndic.

Une première année de conseil, en pratique

Un conseil fraîchement désigné gagne à fixer sa méthode de travail avec le syndic. Une première réunion permet de convenir de la manière dont les pièces seront consultées, de la fréquence des points de suivi et de la personne qui centralise les échanges.

Au fil de l'année, le conseil peut par exemple vérifier trimestriellement l'état des comptes bancaires et des impayés, suivre l'avancement des décisions votées, et contrôler que les contrats d'entretien et d'assurance sont renouvelés à temps. Chaque constat utile est noté, avec sa date et la réponse du syndic.

Ces notes servent de base au rapport annuel. Un bon rapport reste factuel : ce qui a été vérifié, ce qui fonctionne, ce qui pose problème, et les propositions soumises à l'assemblée. Il évite les appréciations personnelles sur le syndic, qui n'aident pas les copropriétaires à décider.

Le commissaire aux comptes, un contrôle distinct

L'assemblée générale désigne annuellement un commissaire aux comptes ou un collège de commissaires aux comptes, copropriétaires ou non, qui contrôlent les comptes de l'association des copropriétaires (art. 3.91). Leurs compétences et obligations sont déterminées par le règlement d'ordre intérieur.

Contrairement au conseil, cette fonction ne dépend pas du nombre de lots. Le texte ne réserve pas la mission à un expert-comptable : un copropriétaire à l'aise avec les chiffres peut l'assumer. Dans un immeuble important, ou lorsque la confiance est entamée, l'assemblée peut préférer un professionnel extérieur.

Le commissaire vérifie que les dépenses sont justifiées par des pièces, que les soldes bancaires correspondent à la comptabilité, que les fonds de roulement et de réserve sont correctement suivis et que le décompte de chaque copropriétaire est cohérent. Il rend ses conclusions avant l'approbation des comptes. La fiche comptabilité de copropriété et PCMN détaille les documents à contrôler.

Conseil et commissaire se complètent. Le premier suit la gestion au fil de l'année, le second examine les comptes une fois l'exercice clôturé. Pour replacer ces deux fonctions dans le fonctionnement de l'assemblée, consultez organiser une assemblée générale et la page assemblée générale de copropriété.