Vérifier les comptes de sa copropriété, étape par étape

Fin de séance, dernier point de l'ordre du jour : il faut un commissaire aux comptes pour l'exercice qui commence. Personne ne lève la main, puis quelqu'un propose votre nom parce que vous « êtes dans les chiffres ». Le vote passe. Dans onze mois, l'assemblée attendra de vous une réponse simple : les comptes que le syndic présente sont-ils justes ?

Bonne nouvelle, la mission est à votre portée. Elle demande de la méthode plus que des connaissances comptables, et un peu de temps réservé entre la clôture de l'exercice et l'assemblée. Voici la nôtre, en six contrôles, valable à Bruxelles comme en Wallonie.

Qui peut vérifier les comptes, et à quel titre ?

Le cadre tient en une phrase. L'assemblée générale désigne chaque année un commissaire aux comptesGlossairePersonne, copropriétaire ou non, désignée chaque année par l'assemblée générale pour contrôler les comptes de l'association des copropriétaires. Ses compétences et obligations sont fixées par le règlement d'ordre intérieur. Voir le glossaire ou un collège de commissaires, « copropriétaires ou non, qui contrôlent les comptes de l'association des copropriétaires » (art. 3.91 du Code civil). Aucun seuil de lots : un immeuble de six appartements y est tenu comme une tour de cent.

Le même article renvoie au règlement d'ordre intérieurGlossaireRèglement établi sous signature privée qui fixe au moins les règles de fonctionnement de l'assemblée générale, la nomination du syndic et la quinzaine de l'assemblée ordinaire. Il est déposé au siège de l'association et peut être consulté sans frais. Voir le glossaire pour fixer vos compétences et vos obligations. Ouvrez-le avant toute chose. S'il est muet sur la question, votre mission se lit dans le texte de la loi : contrôler les comptes, ni plus ni moins. Vous ne gérez rien, vous ne payez rien, vous ne choisissez aucun fournisseur.

Deux précisions de fait. Le syndic ne peut jamais être commissaire aux comptes de l'association qu'il gère (art. 3.89, § 9). Un membre du conseil de copropriété, lui, peut cumuler les deux fonctions : interrogé au Sénat sur ce point, le ministre de la Justice a répondu le 7 mars 2023 qu'aucune interdiction n'existe et que le législateur de 2018 l'avait voulu ainsi (question écrite n° 7-1867). Notre lecture : dans un petit immeuble, ce cumul est souvent la seule manière de trouver quelqu'un. Dans un grand, séparer les rôles donne un second regard, et nous le conseillons.

Quelles pièces demander au syndic ?

Tout commence par une demande écrite, envoyée dès la clôture de l'exercice. Le syndic doit de toute façon permettre l'accès aux documents à caractère non privé de la copropriété (art. 3.89, § 5), et votre mission légale ne laisse aucune place à un refus. Demandez des copies, pas une consultation au vol dans un bureau.

Si l'immeuble compte moins de vingt lots, caves, garages et parkings exclus, le syndic peut tenir une comptabilité simplifiéeGlossaireComptabilité autorisée dans les copropriétés de moins de vingt lots, caves, garages et parkings exclus. Elle reflète au minimum les recettes et dépenses, la trésorerie, les fonds de roulement et de réserve, et les créances et dettes des copropriétaires. Voir le glossaire. Elle n'est pas pour autant un relevé de factures : elle doit refléter au minimum les recettes et les dépenses, la trésorerie, le montant du fonds de roulement et du fonds de réserve, et les créances et dettes des copropriétaires (art. 3.89, § 5, 15°). Au-delà de vingt lots, le plan comptable minimum normalisé s'impose ; la fiche comptabilité de copropriété et PCMN explique comment le lire.

Comment mener la vérification, étape par étape ?

Prenons un cas type, construit pour l'exemple : un immeuble de quatorze lots à Namur, un syndic bénévole, une comptabilité simplifiée tenue sur tableur. Les six contrôles qui suivent s'y appliquent tels quels, et ils valent aussi pour un syndic professionnel.

1. Rapprochez les soldes bancaires. Le solde de chaque compte dans la comptabilité doit être égal, au centime près, au solde de l'extrait bancaire à la date de clôture. Un écart qui ne s'explique pas par un paiement en transit bloque tout le reste.
2. Vérifiez la séparation des deux fonds. Le fonds de roulement et le fonds de réserveGlossaireSomme des apports périodiques destinés aux dépenses non périodiques, comme le renouvellement du chauffage ou de l'ascenseur. Il est obligatoire au plus tard cinq ans après la réception provisoire, avec une contribution annuelle d'au moins 5 % des charges communes ordinaires de l'exercice précédent, sauf décision contraire aux quatre cinquièmes. Voir le glossaire doivent être placés sur des comptes distincts au nom de l'association (art. 3.86, § 3). Contrôlez qu'aucune dépense courante, chauffage ou nettoyage, n'a été payée depuis le compte du fonds de réserve.
3. Pointez les factures. Dans un petit immeuble, prenez-les toutes. Dans un grand, choisissez au moins les plus élevées et quelques-unes au hasard dans chaque poste. Pour chacune : le destinataire est bien l'association, le montant correspond au paiement, la prestation concerne les parties communes.
4. Confrontez les dépenses aux décisions. Tout ce qui sort de la gestion courante doit trouver sa décision dans un procès-verbal. Regardez aussi les contrats passés avec le syndic lui-même, ses proches ou les entreprises qui leur sont liées : ils demandent une autorisation préalable de l'assemblée (art. 3.89, § 5, 13°).
5. Examinez les créances sur les copropriétaires. La somme des arriérés lot par lot doit correspondre au montant repris au bilan. Un arriéré qui grossit d'année en année sans rappel est un sujet à signaler, même s'il ne s'agit pas d'une erreur de calcul.
6. Contrôlez le report des soldes. Les soldes d'ouverture de l'exercice doivent être ceux de la clôture précédente, sans retouche. C'est le contrôle le plus rapide. Un écart, même minime, signale une correction faite sans explication.

Pour le cas de Namur, un point de méthode : notez chaque contrôle sur une feuille, avec la date, la pièce examinée et le résultat. C'est cette feuille qui deviendra votre rapport.

Un dernier repère, si la comptabilité est tenue selon le plan normalisé : la Commission des normes comptables a publié un exercice complet pour une copropriété fictive de quarante lots (avis CNC 2012/14). Il montre à quoi ressemblent des comptes en ordre, fonds séparés de bout en bout.

Que faire quand un chiffre ne colle pas ?

Écrivez au syndic, en citant la pièce, le montant et votre question. Une erreur de saisie se corrige souvent à ce stade, sans éclat. Donnez-lui un délai raisonnable pour répondre, et joignez sa réponse à votre dossier.

Si la réponse ne vient pas ou ne convainc pas, ne l'enterrez pas : elle va dans votre rapport. Le conseil de copropriété, s'il existe, peut aussi prendre connaissance et copie des pièces de gestion après en avoir avisé le syndic (art. 3.90). Deux regards sur un même point pèsent davantage en assemblée.

Les erreurs de répartition entre lots, clés et index de compteurs, relèvent d'un autre document : voyez la fiche décompte de charges annuel.

Un rapport d'une page, avant la convocation

Votre rapport n'a pas de forme légale. Nous conseillons une page, factuelle, qui dit :

• quelles pièces vous avez reçues, et lesquelles manquent ;
• les six contrôles faits et leur résultat ;
• les anomalies relevées, avec la réponse du syndic ;
• votre conclusion : comptes à approuver, à approuver sous réserve d'une correction, ou à ne pas approuver en l'état.

Envoyez-le au syndic avant qu'il n'expédie la convocation, au moins quinze jours avant l'assemblée. La convocation doit indiquer comment consulter les documents liés aux points de l'ordre du jour (art. 3.87, § 3) : votre rapport a sa place parmi eux.

Si l'assemblée approuve malgré tout des comptes que vous jugez irréguliers, un copropriétaire qui en subit un préjudice personnel peut agir devant le juge de paix dans les quatre mois à compter de la date de l'assemblée (art. 3.92, § 3). Pour le suivi des deux fonds d'une année sur l'autre, la fiche fonds de réserve et fonds de roulement complète ce parcours.