Syndic bénévole : décider si la formule convient à votre immeuble
Un copropriétaire peut gérer lui-même son immeuble sans être agent immobilier. La loi ne lui accorde pourtant aucun allègement : mêmes missions, mêmes délais, même comptabilité. Voici comment juger si la formule convient à votre copropriété.
Sommaire de la fiche
- Mesurer la chargeListez le nombre de lots, les contrats en cours, les travaux prévus et les éventuels impayés.
- Identifier un candidatCherchez un copropriétaire disponible, à l'aise avec les chiffres et accepté par ses voisins.
- Voter en assembléeInscrivez la désignation à l'ordre du jour et faites voter la durée du mandat.
- Organiser le contrôleDésignez un commissaire aux comptes et prévoyez un suppléant capable de reprendre le dossier.
Le syndic bénévole est une personne qui assume la fonction de syndic sans en faire son métier. Dans la grande majorité des cas, c'est un copropriétaire de l'immeuble. La formule est courante dans les petites copropriétés, où le volume de gestion reste raisonnable et où tout le monde se connaît.
Le Code civil ne connaît pourtant pas de « syndic bénévole » à part. Il connaît un syndic, point. Les missions de l'article 3.89 s'appliquent en bloc, et c'est ce qui rend la décision plus sérieuse qu'elle n'en a l'air. Pour replacer la question dans l'ensemble du sujet, voyez la page syndic de copropriété.
Qui peut être syndic bénévole ?
Le Code civil ne pose pas de condition de diplôme ni d'expérience pour être syndic. Il organise la désignation : le syndic est désigné par le règlement d'ordre intérieurGlossaireRèglement établi sous signature privée qui fixe au moins les règles de fonctionnement de l'assemblée générale, la nomination du syndic et la quinzaine de l'assemblée ordinaire. Il est déposé au siège de l'association et peut être consulté sans frais. Voir le glossaire, par l'assemblée générale ou, à défaut, par le juge.
La vraie limite vient d'ailleurs, de la réglementation de la profession d'agent immobilier. La loi du 11 février 2013 interdit d'exercer la profession de syndic en qualité d'indépendant, à titre principal ou accessoire, sans être inscrit auprès de l'Institut professionnel des agents immobiliers (IPI). Elle exclut toutefois de cette interdiction les personnes qui ne font que gérer leur patrimoine familial ou le patrimoine dont elles sont copropriétaires.
En pratique, le profil qui ne pose aucune difficulté est donc celui du copropriétaire qui gère son propre immeuble. Une personne extérieure qui propose ses services de syndic à plusieurs immeubles, contre paiement, entre dans le champ de la profession réglementée. Si le cas se présente chez vous, faites vérifier la situation avant le vote.
La désignation
Le syndic est nommé par l'assemblée générale à la majorité absolue des voix des copropriétaires présents ou représentés, pour trois ans au maximum. Le renouvellement exige une décision expresse de l'assemblée. La marche à suivre complète, de l'ordre du jour aux premières démarches, est décrite dans la fiche devenir syndic bénévole.
Un syndic bénévole a-t-il moins d'obligations ?
Non. C'est le point sur lequel les copropriétaires se trompent le plus volontiers. Voici les obligations qui s'imposent au syndic bénévole exactement comme à un professionnel.
| Obligation | Base légale | Ce que cela implique pour un bénévole |
|---|---|---|
| Affichage de la désignation dans les huit jours | Art. 3.89, § 2 | Un extrait avec votre identité et le lieu de consultation des documents, à l'entrée de l'immeuble |
| Inscription du mandat à la BCE | Art. 3.89, § 3 | Démarche via un guichet d'entreprises agréé |
| Comptes distincts pour les fonds | Art. 3.89, § 5, 3° | Au moins un compte pour le fonds de roulement et un pour le fonds de réserve, au nom de l'association |
| Assurance responsabilité | Art. 3.89, § 5, 8° | Obligatoire, aux frais de l'association si le mandat est gratuit |
| Comptabilité claire et précise | Art. 3.89, § 5, 15° | Simplifiée sous vingt lots, plan comptable normalisé au-delà |
| Budgets prévisionnels | Art. 3.89, § 5, 16° | Dépenses courantes et frais extraordinaires, chaque année |
| Relevé des dettes au notaire | Art. 3.89, § 5, 5° | Réponse dans les trente jours lors d'une vente |
| Transmission du dossier | Art. 3.89, § 5, 7° | Tout remettre dans les trente jours à la fin du mandat |
La liste complète des seize missions figure dans la fiche rôle et missions du syndic.
Les avantages concrets d'un syndic bénévole
Le premier avantage est financier. Un mandat gratuit supprime les honoraires de gestion. Les frais ne disparaissent pas pour autant : l'assurance responsabilité, l'inscription à la BCE, un éventuel logiciel ou l'aide d'un comptable restent à charge de l'association. Pour comparer avec un mandat rémunéré, voyez le prix d'un syndic en Belgique.
Le deuxième est la proximité. Le syndic habite souvent l'immeuble. Il voit la porte de garage qui force, la minuterie en panne, la tache d'humidité dans la cage d'escalier. Les petites interventions sont commandées plus vite, et les copropriétaires savent à qui s'adresser.
Le troisième tient à la connaissance de l'immeuble. Un copropriétaire qui gère depuis plusieurs années connaît l'historique des travaux, les fournisseurs fiables et les points faibles du bâtiment. Cette mémoire est précieuse, à condition d'être consignée par écrit et pas seulement dans sa tête.
Les limites qu'il faut regarder en face
Le temps et la continuité
Convoquer l'assemblée, rédiger les procès-verbaux, suivre les sinistres, relancer les impayés, clôturer les comptes : la charge augmente avec la taille de l'immeuble et l'état du bâtiment. Une maladie, un déménagement ou un changement professionnel du syndic laisse la copropriété sans pilote. Désigner dès le départ une personne capable de reprendre le dossier limite ce risque.
Les compétences techniques et comptables
La comptabilité d'une association des copropriétairesGlossairePersonne morale qui réunit les copropriétaires et a pour objet exclusif la conservation et l'administration de l'immeuble. Elle acquiert la personnalité juridique dès la cession d'un premier lot, à condition que l'acte de base et le règlement de copropriété soient transcrits. Voir le glossaire suit des règles propres. Au-delà de vingt lots, le plan comptable minimum normalisé fixé par l'arrêté royal du 12 juillet 2012 s'impose. Les chantiers importants demandent aussi de rédiger un cahier des charges et de comparer des devis quand l'assemblée a fixé un seuil de mise en concurrence. Rien n'interdit de se faire aider, mais la responsabilité reste celle du syndic.
Les relations de voisinage
Réclamer des charges impayées à un voisin qu'on croise chaque jour n'a rien d'anodin. Même chose pour faire respecter le règlement ou refuser une demande. Le syndic bénévole doit pouvoir distinguer sa fonction de ses relations personnelles. En cas de blocage, la fiche copropriétaire impayé décrit les étapes du recouvrement.
La responsabilité
La gratuité ne supprime pas la responsabilité. Un syndic qui laisse passer un délai, oublie une déclaration de sinistre ou gère mal les fonds peut devoir en répondre. L'assurance obligatoire couvre ce risque dans les limites de la police : lisez-la. Le sujet est développé dans la fiche responsabilité du syndic.
Syndic bénévole ou professionnel : comment trancher ?
Aucune règle légale ne fixe une taille maximale pour un syndic bénévole. Le bon critère est pratique : la charge de travail réelle, la présence d'un candidat fiable et l'existence d'un contrôle. Un commissaire aux comptesGlossairePersonne, copropriétaire ou non, désignée chaque année par l'assemblée générale pour contrôler les comptes de l'association des copropriétaires. Ses compétences et obligations sont fixées par le règlement d'ordre intérieur. Voir le glossaire désigné par l'assemblée et, dans les immeubles d'au moins vingt lots, le conseil de copropriété, apportent ce contrôle. La fiche syndic professionnel détaille ce qu'apporte l'autre formule.
Un syndic bénévole peut aussi recevoir une indemnité votée par l'assemblée. Cette question a des conséquences fiscales et sociales qui méritent une fiche à part : rémunération du syndic bénévole.
À Bruxelles, le centre régional Homegrade publie des fiches pratiques sur l'enregistrement du syndic et les assurances de la copropriété. Les règles de fond, elles, sont identiques en Wallonie : le Code civil, l'inscription à la BCE et la réglementation IPI sont fédéraux.
À faire, à éviter
- Faire voter la désignation et la durée du mandat en AG
- Souscrire l'assurance responsabilité aux frais de l'association
- Tenir les comptes dès le premier jour, pièces à l'appui
- Prévoir qui reprend en cas d'indisponibilité
- Mélanger les fonds de la copropriété avec vos comptes personnels
- Gérer seul un conflit qui vous oppose à un voisin
- Laisser le mandat dépasser trois ans sans renouvellement exprès
- Percevoir une rémunération sans en mesurer les conséquences
Questions fréquentes
Un syndic bénévole doit-il être agréé IPI ?
Non, s'il gère l'immeuble dont il est copropriétaire. La loi du 11 février 2013 organisant la profession d'agent immobilier vise l'exercice en qualité d'indépendant et exclut les personnes qui gèrent un patrimoine dont elles sont copropriétaires. Les obligations du Code civil restent entières.
L'assurance du syndic bénévole est-elle à sa charge ?
Non. L'article 3.89, § 5, 8°, du Code civil impose au syndic de souscrire une assurance responsabilité couvrant l'exercice de sa mission. En cas de mandat gratuit, cette assurance est souscrite aux frais de l'association des copropriétaires.
Un syndic bénévole peut-il tenir une comptabilité simplifiée ?
Oui si la copropriété compte moins de vingt lots, caves, garages et parkings non compris. La comptabilité doit alors refléter au minimum les recettes et les dépenses. Au-delà de ce seuil, le plan comptable minimum normalisé s'applique, quel que soit le statut du syndic.
Le syndic bénévole doit-il être inscrit à la BCE ?
Oui. Depuis le 1er avril 2017, le mandat de tout syndic, professionnel ou non, doit être inscrit à la Banque-Carrefour des Entreprises au nom de l'association des copropriétaires. L'inscription passe par un guichet d'entreprises agréé.