Syndic bénévole : décider si la formule convient à votre immeuble

La scène est classique dans un petit immeuble. Le contrat du syndic professionnel arrive à son terme, la ligne des honoraires paraît lourde pour ce qu'elle couvre, et un voisin propose de reprendre la gestion lui-même. Tout le monde se connaît, l'idée séduit. Reste à savoir si elle tiendra deux ou trois ans, et pas seulement jusqu'à la prochaine fuite en toiture.

Disons-le tout de suite : la formule fonctionne bien dans beaucoup de copropriétés, à une condition. Il faut savoir que la loi ne fait aucun cadeau au syndic bénévole. Le Code civil ne connaît qu'un syndic, point. Mêmes missions, mêmes délais, même comptabilité que pour un professionnel. Pour replacer la question dans l'ensemble du sujet, voyez la page syndic de copropriété.

Qui peut être syndic bénévole ?

Dans la grande majorité des cas, c'est un copropriétaire de l'immeuble, et c'est le profil qui ne pose aucune difficulté. Le Code civil n'exige ni diplôme ni expérience. Il organise seulement la désignation : par le règlement d'ordre intérieurGlossaireRèglement établi sous signature privée qui fixe au moins les règles de fonctionnement de l'assemblée générale, la nomination du syndic et la quinzaine de l'assemblée ordinaire. Il est déposé au siège de l'association et peut être consulté sans frais. Voir le glossaire, par l'assemblée générale ou, à défaut, par le juge.

La vraie limite vient de la réglementation de la profession d'agent immobilier. La loi du 11 février 2013 interdit d'exercer comme syndic en qualité d'indépendant, à titre principal ou accessoire, sans être inscrit auprès de l'Institut professionnel des agents immobiliers (IPI). Elle exclut toutefois de cette interdiction les personnes qui ne font que gérer leur patrimoine familial ou le patrimoine dont elles sont copropriétaires.

Une personne extérieure qui propose ses services à plusieurs immeubles, contre paiement, entre donc dans le champ de la profession réglementée. Si c'est le cas chez vous, faites vérifier la situation avant le vote.

La désignation

L'assemblée générale nomme le syndic à la majorité absolue des voix des copropriétaires présents ou représentés, pour trois ans au maximum. Le renouvellement exige une décision expresse. La marche à suivre complète, de l'ordre du jour aux premières démarches, est décrite dans la fiche devenir syndic bénévole.

Un syndic bénévole a-t-il moins d'obligations ?

Non, et c'est le point sur lequel les copropriétaires se trompent le plus volontiers. Suivons les premières semaines d'un nouveau syndic bénévole pour voir ce qui l'attend.

Dans les huit jours qui suivent sa désignation, il affiche à l'entrée de l'immeuble un extrait qui donne son identité et le lieu où l'on peut consulter les documents de la copropriété (art. 3.89, § 2). Il fait ensuite inscrire son mandat à la Banque-Carrefour des Entreprises, par un guichet d'entreprises agréé (art. 3.89, § 3). Un bénévole n'y échappe pas.

Vient l'argent. Les fonds de la copropriété ne transitent jamais par son compte personnel : il ouvre au moins un compte pour le fonds de roulement et un autre pour le fonds de réserve, tous deux au nom de l'association (art. 3.89, § 5, 3°). Il souscrit aussi une assurance responsabilité pour sa mission ; si le mandat est gratuit, elle est payée par l'association (art. 3.89, § 5, 8°).

Puis le travail de fond. La comptabilité doit être claire et précise : simplifiée sous vingt lots, selon le plan comptable normalisé au-delà (art. 3.89, § 5, 15°). Chaque année, il présente des budgets prévisionnels pour les dépenses courantes et pour les frais extraordinaires (art. 3.89, § 5, 16°).

Deux délais de trente jours attendent enfin tout syndic. Lorsqu'un lot est vendu, il répond au notaire qui lui demande le relevé des dettes du vendeur (art. 3.89, § 5, 5°). À la fin de son mandat, il remet l'intégralité du dossier à son successeur (art. 3.89, § 5, 7°).

La liste complète des seize missions figure dans la fiche rôle et missions du syndic.

Les avantages concrets pour la copropriété

Le premier gain est financier. Un mandat gratuit supprime les honoraires de gestion. Les frais ne disparaissent pas pour autant : l'assurance responsabilité, l'inscription à la BCE, un éventuel logiciel ou l'aide d'un comptable restent à charge de l'association. Pour comparer avec un mandat rémunéré, voyez le prix d'un syndic en Belgique.

Le deuxième est la proximité. Le syndic habite souvent l'immeuble. Il voit la porte de garage qui force, la minuterie en panne, la tache d'humidité dans la cage d'escalier. Les petites interventions sont commandées plus vite, et chacun sait à qui s'adresser.

Le troisième tient à la connaissance de l'immeuble. Un copropriétaire qui gère depuis plusieurs années connaît l'historique des travaux, les fournisseurs fiables et les points faibles du bâtiment. Cette mémoire est précieuse, à condition d'être consignée par écrit et pas seulement dans sa tête.

Les limites qu'il faut regarder en face

Le temps et la continuité

Convoquer l'assemblée, rédiger les procès-verbaux, suivre les sinistres, relancer les impayés, clôturer les comptes : la charge augmente avec la taille de l'immeuble et l'état du bâtiment. Une maladie, un déménagement ou un changement professionnel du syndic laisse la copropriété sans pilote. Désigner dès le départ une personne capable de reprendre le dossier limite ce risque.

Les compétences techniques et comptables

La comptabilité d'une association des copropriétairesGlossairePersonne morale qui réunit les copropriétaires et a pour objet exclusif la conservation et l'administration de l'immeuble. Elle acquiert la personnalité juridique dès la cession d'un premier lot, à condition que l'acte de base et le règlement de copropriété soient transcrits. Voir le glossaire suit des règles propres. Au-delà de vingt lots, le plan comptable minimum normalisé fixé par l'arrêté royal du 12 juillet 2012 s'impose. Les chantiers importants demandent aussi de rédiger un cahier des charges et de comparer des devis quand l'assemblée a fixé un seuil de mise en concurrence. Rien n'interdit de se faire aider, mais la responsabilité reste celle du syndic. C'est le rôle d'un accompagnement : une plateforme comme Syndic Yourself associe un outil de gestion à une équipe d'experts en comptabilité et en droit de la copropriété, qui répond quand un décompte ou une convocation coince. Nous comparons ces formules dans notre sélection de logiciels pour syndic bénévole.

Les relations de voisinage

Réclamer des charges impayées à un voisin qu'on croise chaque jour n'a rien d'anodin. Même chose pour faire respecter le règlement ou refuser une demande. Le syndic bénévole doit pouvoir distinguer sa fonction de ses relations personnelles. En cas de blocage, la fiche copropriétaire impayé décrit les étapes du recouvrement.

La responsabilité

La gratuité ne supprime pas la responsabilité. Un syndic qui laisse passer un délai, oublie une déclaration de sinistre ou gère mal les fonds peut devoir en répondre. L'assurance obligatoire couvre ce risque dans les limites de la police : lisez-la. Le sujet est développé dans la fiche responsabilité du syndic.

Syndic bénévole ou professionnel : comment trancher ?

Aucune règle légale ne fixe une taille maximale pour un syndic bénévole. Notre lecture : le bon critère est pratique. Trois questions suffisent. La charge de travail réelle est-elle compatible avec un emploi du temps de copropriétaire ? Un candidat fiable est-il prêt à s'engager, avec quelqu'un pour le remplacer ? Un contrôle existe-t-il ? Sur ce dernier point, un commissaire aux comptesGlossairePersonne, copropriétaire ou non, désignée chaque année par l'assemblée générale pour contrôler les comptes de l'association des copropriétaires. Ses compétences et obligations sont fixées par le règlement d'ordre intérieur. Voir le glossaire désigné par l'assemblée et, dans les immeubles d'au moins vingt lots, le conseil de copropriété apportent ce contrôle.

Si l'une des trois réponses est non, nous ne conseillons pas de se lancer seul. La fiche syndic professionnel détaille ce qu'apporte l'autre formule.

Un syndic bénévole peut aussi recevoir une indemnité votée par l'assemblée. Cette question a des conséquences fiscales et sociales qui méritent une fiche à part : rémunération du syndic bénévole.

À Bruxelles, le centre régional Homegrade publie des fiches pratiques sur l'enregistrement du syndic et les assurances de la copropriété. Les règles de fond, elles, sont identiques en Wallonie : le Code civil, l'inscription à la BCE et la réglementation IPI sont fédéraux.