Le délai de trente jours court-il à partir de ma désignation ?

Il court à partir de la fin du mandat de l'ancien syndic (art. 3.89, § 5, 7°, C. civ.). Faites donc acter cette date au procès-verbal de l'assemblée qui vous désigne. Si elle coïncide avec la prise de cours de votre mission, les deux dates se confondent.

L'ancien syndic peut-il garder les documents tant qu'une facture n'est pas réglée ?

Non. Le Code civil l'oblige à transmettre l'ensemble du dossier de gestion dans les trente jours suivant la fin de son mandat. Un désaccord sur une facture se règle à part, et en cas de blocage l'association peut saisir le juge de paix.

Faut-il refaire l'inscription à la BCE si l'ancien syndic était déjà bénévole ?

Oui. Depuis le 1er avril 2017, le mandat de tout syndic, bénévole ou professionnel, est inscrit à la Banque-Carrefour des Entreprises, et la démarche est à refaire à chaque changement de syndic. Elle passe par un guichet d'entreprises agréé.

Puis-je tenir une comptabilité simplifiée pour la fin de l'exercice ?

Oui si la copropriété compte moins de vingt lots, caves, garages et parkings non compris. La comptabilité doit alors refléter au minimum les recettes et les dépenses (art. 3.89, § 5, 15°). Au-delà, le plan comptable minimum normalisé s'applique.

Reprendre un dossier de syndic bénévole en cours d'année

Q: Qui gère l'immeuble entre la démission et ma désignation ?

Le syndic démissionnaire. Selon la brochure du SPF Justice, il doit continuer à exécuter ses tâches jusqu'à ce que l'assemblée générale l'ait remplacé. S'il ne convoque pas cette assemblée, des copropriétaires détenant un cinquième des quotes-parts peuvent l'exiger.

Le syndic est parti en cours d'exercice, l'assemblée vous a désigné pour prendre la suite, et le dossier arrive par morceaux : un carton de classeurs, deux clés, une clé USB. Les extraits de janvier manquent, le contrat d'ascenseur reste introuvable et la prime d'assurance tombe le mois prochain. Reprendre un dossier de syndic en cours d'année, c'est d'abord remettre de l'ordre dans ce qui existe avant de gérer ce qui arrive.

Disons-le tout de suite : la désignation et les formalités d'installation sont décrites dans la fiche devenir syndic bénévole, et le vote du remplacement dans la fiche changer de syndic. Ce billet couvre les premières semaines, quand l'exercice est entamé et la passation incomplète. Nous avons classé la checklist par urgence, du premier jour à l'assemblée suivante.

Le cas type : huit lots, un syndic qui part en mars

Prenons un immeuble de huit lots, construit pour l'exemple. Le syndic bénévole annonce en mars qu'il déménage. L'exercice comptable a commencé en janvier, le budget a été voté l'an dernier, et le règlement d'ordre intérieur fixe l'assemblée ordinaire en juin.

Premier réflexe à avoir : un syndic qui démissionne ne quitte pas l'immeuble du jour au lendemain. Selon la brochure du SPF Justice sur la copropriété, il doit continuer à exécuter ses tâches jusqu'à ce que l'assemblée générale l'ait remplacé. S'il ne convoque pas cette assemblée, des copropriétaires détenant au moins un cinquième des quotes-parts peuvent l'exiger. La marche à suivre figure dans la fiche révocation et démission du syndic.

Dans notre exemple, l'assemblée se réunit en avril et vous désigne. Trois horloges se mettent alors à tourner : l'affichage, la transmission du dossier et l'assemblée de juin.

Que faire le jour de votre désignation ?

Avant de payer la moindre facture, verrouillez quatre points.

Obtenez une copie signée du procès-verbal qui vous désigne, avec la date de fin du mandat de votre prédécesseur et la date de début du vôtre. Le délai de transmission du dossier court à partir de la première.
Relevez les soldes de tous les comptes de l'association à cette date, par un extrait daté. C'est votre point zéro.
Récupérez les clés, badges, codes d'accès et le numéro de la police d'assurance de l'immeuble.
Ouvrez un inventaire écrit de ce que vous recevez, pièce par pièce, et faites-le signer par le syndic sortant.

Notre lecture : tout le reste dépend du point 2. Sans solde arrêté au jour de la passation, impossible de distinguer plus tard une erreur héritée d'une erreur commise après votre arrivée.

Quelles démarches boucler dans la première semaine ?

L'affichage d'abord, parce que c'est le seul délai légal court. Dans les huit jours de la prise de cours de votre mission, un extrait de l'acte qui vous désigne est affiché de manière inaltérable et visible à l'entrée de l'immeuble (art. 3.89, § 2, C. civ.).

Ensuite, dans cet ordre :

vérifiez sur la Banque-Carrefour des Entreprises le numéro d'entreprise de l'association et le nom du syndic encore inscrit ;
faites inscrire votre mandat par un guichet d'entreprises agréé, une obligation qui vise tout syndic depuis le 1er avril 2017, bénévole compris ;
faites modifier les pouvoirs de signature sur les comptes du fonds de roulement et du fonds de réserve, qui doivent être deux comptes distincts ouverts au nom de l'association (art. 3.89, § 5, 3°) ;
vérifiez que l'assurance responsabilité du syndic couvre votre mandat ; en cas de mandat gratuit, elle est souscrite aux frais de l'association (art. 3.89, § 5, 8°).

Homegrade mentionne un délai d'environ deux semaines pour l'inscription à la BCE. La banque est susceptible de demander le procès-verbal de désignation et la preuve de cette inscription : préparez les deux.

Que réclamer à l'ancien syndic, et dans quel délai ?

Le syndic dont le mandat a pris fin, de quelque manière que ce soit, transmet à son successeur l'ensemble du dossier dans les trente jours suivant la fin de son mandat, y compris la comptabilité, les actifs, les sinistres et l'historique du compte sur lequel ils ont été réglés (art. 3.89, § 5, 7°, du Code civil). Pour chaque pièce, voici où la trouver si elle n'arrive pas.

Pièce	Qui peut la détenir	Délai	Si elle manque
Comptabilité de l'exercice en cours et pièces justificatives	Syndic sortant	30 jours après la fin de son mandat	Mise en demeure écrite listant les pièces, puis juge de paix
Extraits de tous les comptes de l'association	Syndic sortant, banque	30 jours ; la banque, dès vos pouvoirs enregistrés	Demandez l'historique des comptes à la banque
Acte de base et règlement de copropriété	Syndic sortant, notaire qui a reçu l'acte	30 jours	Demandez une copie au notaire
Registre des décisions et procès-verbaux	Syndic sortant	30 jours	Rassemblez les exemplaires conservés par les copropriétaires
Liste des copropriétaires et coordonnées	Syndic sortant	30 jours	Reconstituez-la en tenant compte des ventes signalées par les notaires
Contrats en cours (ascenseur, nettoyage, énergie)	Syndic sortant, fournisseurs	30 jours	Demandez à chaque fournisseur une copie, avec échéance et préavis
Dossiers de sinistres ouverts	Syndic sortant, assureur	30 jours	Contactez l'assureur de l'immeuble avec le numéro de police

Notre position : les trente jours sont un plafond légal, pas un calendrier à suivre. Envoyez la liste écrite des pièces attendues dès votre désignation. Si le délai expire, votre mise en demeure s'appuiera sur une demande précise et datée.

Comment reconstituer les comptes de l'exercice en cours ?

L'exercice est coupé en deux : une partie gérée par votre prédécesseur, une partie par vous. L'assemblée de juin approuvera pourtant des comptes annuels uniques. La méthode la plus sûre consiste à obtenir de l'ancien syndic une situation arrêtée à la date de fin de son mandat, puis à tenir votre propre journal à partir de votre point zéro.

Sous vingt lots, caves, garages et parkings non compris, une comptabilité simplifiée qui reflète au minimum les recettes et les dépenses est permise (art. 3.89, § 5, 15°). C'est le cas de notre immeuble de huit lots. Au-delà, le plan comptable minimum normalisé s'applique.

Pour l'assemblée qui suit la reprise, préparez :

les comptes de l'exercice, avec la date de partage entre les deux gestions ;
le budget prévisionnel en deux volets, dépenses courantes et frais extraordinaires (art. 3.89, § 5, 16°) ;
l'apport au fonds de réserve, qui ne peut être inférieur à 5 % des charges communes ordinaires de l'exercice précédent, sauf dispense votée aux quatre cinquièmes des voix (art. 3.86, § 3) ; voyez la fiche fonds de réserve et fonds de roulement ;
le rapport d'évaluation des contrats de fournitures régulières, présenté à chaque assemblée ordinaire (art. 3.89, § 5, 12°) ;
la désignation du commissaire aux comptes, que l'assemblée désigne chaque année.

Les erreurs à éviter pendant la reprise

Payer des factures depuis votre compte personnel en attendant l'accès aux comptes de l'association.
Laisser filer le délai de trente jours sans avoir envoyé, dès le début, la liste écrite des pièces attendues.
Oublier qu'un notaire a peut-être demandé, avant votre arrivée, le relevé des dettes d'un vendeur : ce relevé est dû dans les trente jours (art. 3.89, § 5, 5°).
Laisser un compte de l'association au nom de l'ancien syndic.
Corriger en silence une erreur héritée, au lieu de la signaler par écrit au commissaire aux comptes et à l'assemblée.

Quand faire appel à un comptable, un avocat ou un notaire ?

Un comptable, quand la comptabilité reçue ne permet pas d'arrêter un solde à la date de passation, ou quand l'immeuble atteint vingt lots et que le plan comptable normalisé vous est étranger.

Un avocat, quand la mise en demeure reste sans effet une fois le délai de trente jours écoulé, ou quand un compte ouvert au nom de l'ancien syndic n'est pas reversé à l'association. Celle-ci, représentée par vous, peut saisir le juge de paix, compétent pour les litiges de copropriété quel que soit le montant.

Un notaire, quand les statuts manquent au dossier, ou quand une vente est en cours et que vous ne savez pas où en est le relevé des dettes.

Cette checklist ne remplace pas l'avis d'un professionnel sur votre dossier.

Reprendre un dossier de syndic en cours d'année : checklist