Rémunération du syndic bénévole : la calculer, la faire voter, la déclarer

Dans un petit immeuble, le syndic est souvent un copropriétaire qui accepte la fonction pour rendre service. On l'appelle « bénévole », mais le mot n'existe pas dans le Code civil : la loi parle du syndic, professionnel ou non. La question de la rémunération du syndic bénévole se pose donc tôt ou tard, surtout quand les heures s'accumulent entre les appels de fonds, les sinistres et la préparation de l'assemblée générale.

La réponse courte : oui, un syndic non professionnel peut être payé. Mais il faut distinguer le remboursement de ses frais, un forfait et une rémunération de son temps, faire voter le tout par l'assemblée générale et régler deux sujets que l'on oublie souvent, l'assurance et l'impôt. Si vous cherchez à comparer les honoraires d'un professionnel, ce sujet est traité dans notre fiche sur les honoraires de syndic.

Un syndic bénévole peut-il être rémunéré ?

Oui. Le Code civil n'impose ni la gratuité ni la rémunération. Il exige un contrat écrit qui fixe la relation entre le syndic et l'association des copropriétairesGlossairePersonne morale qui réunit les copropriétaires et a pour objet exclusif la conservation et l'administration de l'immeuble. Elle acquiert la personnalité juridique dès la cession d'un premier lot, à condition que l'acte de base et le règlement de copropriété soient transcrits. Voir le glossaire, rémunération comprise :

« Les dispositions régissant la relation entre le syndic et l'association des copropriétaires, et la rémunération y afférente, figurent dans un contrat écrit. Ce contrat comprend notamment la liste des prestations sous forfait et la liste des prestations complémentaires et leurs rémunérations. »

Art. 3.89, § 1er, al. 2, C. civ.

Le même article vise plus loin le « mandat gratuit » à propos de l'assurance. La loi envisage donc les deux hypothèses. La brochure du SPF Justice le dit simplement : la fonction de syndic peut aussi être exercée gratuitement. La brochure des notaires ajoute qu'un syndic bénévole peut demander une rémunération.

Ce contrat écrit vaut aussi pour le syndic copropriétaire. Beaucoup de petites copropriétés s'en passent, par habitude. C'est une erreur : sans contrat, rien ne prouve ce qui a été convenu, et toute somme versée devient contestable. Le détail des clauses est expliqué dans la fiche contrat de syndic.

Défraiement, forfait ou rémunération : trois choses différentes

Les trois formules se mélangent souvent dans les procès-verbaux. Elles n'ont pourtant ni la même logique ni les mêmes conséquences.

Le remboursement sur pièces est la formule la plus propre pour un premier mandat. Il ne fait qu'éviter au syndic de payer de sa poche ce qui incombe à l'association. Le commissaire aux comptesGlossairePersonne, copropriétaire ou non, désignée chaque année par l'assemblée générale pour contrôler les comptes de l'association des copropriétaires. Ses compétences et obligations sont fixées par le règlement d'ordre intérieur. Voir le glossaire, que l'assemblée désigne chaque année, peut contrôler chaque ligne.

Le forfait simplifie la vie de tout le monde, mais il brouille la frontière. Un forfait de frais nettement supérieur aux dépenses réelles ressemble à un salaire. Mieux vaut alors l'assumer et l'appeler rémunération.

Pour les tâches exceptionnelles, la loi prévoit une souplesse utile. Le contrat distingue les prestations sous forfait et les prestations complémentaires. Une prestation qui n'y figure pas « ne peut donner lieu à une rémunération sauf décision de l'assemblée générale » (art. 3.89, § 1er). Un suivi de gros travaux ou la gestion d'un sinistre lourd peuvent donc être rémunérés à part, à condition que l'assemblée le vote.

Qui fixe le montant, et comment se passe le vote ?

L'assemblée générale. Le montant est approuvé en même temps que le contrat, lors de la nomination ou du renouvellement du mandat. Aucune majorité qualifiée n'est prévue pour cette décision : la règle générale de l'article 3.87 s'applique, soit la majorité absolue des voix des copropriétaires présents ou représentés. Les règles de calcul sont détaillées dans la fiche sur les règles de vote et majorités.

Un piège guette le syndic copropriétaire. L'article 3.87 du Code civil interdit à toute personne mandatée par l'association de participer, personnellement ou par procuration, aux délibérations et aux votes relatifs à sa mission. Concrètement, vous présentez votre proposition, vous répondez aux questions, puis vous ne votez pas sur ce point. Pensez aussi aux procurations que d'autres copropriétaires vous auraient confiées : elles ne peuvent pas servir pour ce vote.

Inscrivez le point de façon explicite dans l'ordre du jour, avec le montant proposé et le projet de contrat en annexe. Un point vague du type « divers syndic » expose la décision à une contestation.

L'assurance responsabilité change quand le mandat devient payant

Tout syndic doit souscrire une assurance responsabilité couvrant l'exercice de sa mission et en fournir la preuve. La loi précise un point qui touche directement la rémunération :

« en cas de mandat gratuit, cette assurance est souscrite aux frais de l'association des copropriétaires »

Art. 3.89, § 5, 8°, C. civ.

Le texte ne dit rien pour le mandat rémunéré. Passer d'un mandat gratuit à un mandat payé peut donc ouvrir une discussion sur la prime : l'association continue-t-elle à la payer, ou le montant versé au syndic est-il censé la couvrir ? Tranchez la question dans le contrat avant le vote. Le choix de la police est traité dans la fiche assurance du syndic bénévole.

La rémunération a un autre effet, moins visible. Accepter d'être payé, c'est accepter une attente plus élevée des copropriétaires sur la qualité de la gestion. Les obligations légales restent les mêmes, mais un mandat payé se discute plus facilement en cas de faute. Voyez la fiche responsabilité du syndic.

Faut-il déclarer sa rémunération de syndic aux impôts ?

C'est la question à régler avant d'accepter un montant, pas après. Le remboursement de dépenses réellement faites pour l'association, justifiées par des pièces, ne fait que compenser une avance. Une rémunération du temps passé, elle, constitue un revenu pour celui qui la perçoit.

La manière dont ce revenu est traité dépend de votre situation : montant, caractère régulier ou ponctuel de l'activité, autres revenus, statut social. Cette page ne peut pas trancher votre cas. Avant l'assemblée, posez la question par écrit au SPF Finances ou à un comptable, en décrivant précisément la formule envisagée. Gardez la réponse avec le procès-verbal.

Dans les faits, beaucoup de syndics bénévoles s'en tiennent au remboursement sur pièces pour cette raison. D'autres préfèrent une rémunération modeste mais clairement déclarée. Les deux choix se défendent, pourvu qu'ils soient transparents et votés.

Un dernier point : être syndic de son propre immeuble ne fait pas de vous un agent immobilier. En revanche, si vous envisagez de gérer d'autres immeubles contre rémunération, vous entrez dans une activité professionnelle réglementée, contrôlée par l'IPIGlossaireOrganisme qui régit la profession d'agent immobilier en Belgique, sur la base de la loi du 11 février 2013. Toute personne qui exerce comme indépendant l'activité de syndic doit être agréée par l'IPI. Voir le glossaire. La différence entre les deux statuts est expliquée dans la fiche syndic professionnel.

Comment présenter la rémunération aux copropriétaires ?

Les copropriétaires acceptent plus volontiers une rémunération dont ils comprennent le contenu. Quelques repères pour votre proposition :

• décrivez les tâches réellement accomplies sur une année (appels de fonds, décompte, assemblée, suivi des sinistres, relations avec les fournisseurs) ;
• séparez clairement les frais remboursés et la rémunération ;
• prévoyez un montant de base et, à part, les prestations complémentaires (gros travaux, sinistres importants) ;
• comparez le coût total avec celui d'une gestion professionnelle, en vous appuyant sur la fiche prix d'un syndic en Belgique.

Rappelez enfin que le mandat ne peut dépasser trois ans. Le montant est donc rediscuté au plus tard à chaque renouvellement, ce qui rassure ceux qui hésitent. Pour replacer ce sujet dans l'ensemble de la fonction, consultez la fiche syndic bénévole, la page devenir syndic bénévole et la page du pilier syndic de copropriété.