Plan comptable belge des copropriétés (PCMN) : le tenir et le contrôler

Une association de copropriétaires gère parfois plusieurs centaines de milliers d'euros par an : provisions, fonds de réserve, factures d'entretien, primes d'assurance. Pour que ces flux restent lisibles, le législateur belge a doté les copropriétés d'un plan comptable spécifique, le PCMNGlossairePlan comptable que doivent suivre les associations de copropriétaires d'au moins vingt lots, caves, garages et parkings exclus. Il a été fixé pour les ACP par l'arrêté royal du 12 juillet 2012. Voir le glossaire des associations de copropriétaires, fixé par l'arrêté royal du 12 juillet 2012.

Cette fiche s'adresse au syndic, bénévole ou professionnel, qui doit tenir les comptes, et au copropriétaire ou au commissaire aux comptes qui veut les vérifier. Les règles sont fédérales : elles s'appliquent de la même manière à Bruxelles et en Wallonie.

Quel texte impose un plan comptable belge aux copropriétés ?

Deux textes se combinent. Le Code civil charge le syndic de tenir les comptes de l'association « de manière claire, précise et détaillée suivant le plan comptable minimum normalisé » (art. 3.89, § 5, 15°). L'arrêté royal du 12 juillet 2012, publié au Moniteur belge le 3 août 2012, fixe ce plan et les règles de tenue. Il s'applique aux exercices comptables qui débutent à partir du 1er janvier 2013.

L'arrêté royal a été pris à l'époque de l'ancien article 577-8 du Code civil. Depuis la recodification entrée en vigueur le 1er septembre 2021, la même obligation figure à l'article 3.89. Si vous lisez un ancien règlement d'ordre intérieur ou un contrat de syndic qui cite l'article 577-8, il vise la même règle.

La Commission des normes comptables (CNC) a publié en 2012 un avis (2012/14) qui déroule un exercice complet pour une copropriété fictive de quarante lots : appels de fonds, dépenses, amortissement d'un petit équipement, intérêts, clôture. C'est la meilleure référence pratique pour un syndic qui débute.

Plus ou moins de vingt lots : quelle comptabilité tenir ?

Le seuil est de vingt lots, caves, garages et parkings exclus. Comptez uniquement les appartements, bureaux, commerces et autres lots privatifs principaux décrits dans l'acte de base.

À partir de vingt lots, la comptabilité en partie double selon le PCMN est obligatoire. Concrètement, l'arrêté royal impose :

• une comptabilité qui couvre l'ensemble des opérations, avoirs et droits de l'association ;
• l'inscription des opérations sans retard, de manière fidèle et complète, par ordre de dates, dans un journal unique ou dans des journaux spécialisés ;
• une pièce justificative datée pour chaque écriture ;
• un inventaire établi au moins une fois par an, à la clôture de l'exercice, sans compensation entre avoirs et dettes ni entre charges et produits.

Sous vingt lots, le Code civil autorise une comptabilité simplifiée. Elle doit malgré tout faire apparaître au minimum :

1. les recettes et les dépenses ;
2. la situation de trésorerie et les mouvements des disponibilités, en espèces et en compte ;
3. le montant du fonds de roulement et du fonds de réserve ;
4. les créances et les dettes des copropriétaires.

« Simplifiée » ne veut donc pas dire « tableau de dépenses ». Un simple relevé des factures payées ne permet pas de savoir qui doit quoi à l'association, ni combien contient chaque fonds. C'est pourtant l'information que réclame un notaire lors de la vente d'un lot.

Comment le PCMN des copropriétés est-il organisé ?

Le plan des associations de copropriétaires s'inspire de celui des entreprises, mais il est allégé. Il ne comporte pas de classe 3 (stocks), sans objet pour un immeuble. Un compte inutilisé n'a pas à être ouvert.

Dans l'exemple chiffré de la CNC, les appels de fonds sont suivis lot par lot en classe 4, avec un compte pour les appels au fonds de réserve et un autre pour les appels au fonds de roulement. En classe 5, un compte bancaire est réservé à chaque fonds. Les produits de la classe 7 distinguent aussi les acomptes et les intérêts de chaque fonds. Cette séparation de bout en bout permet de prouver que l'argent du fonds de réserve n'a pas servi à payer le chauffage.

Bilan et compte de résultats : que lire avant l'assemblée générale ?

L'arrêté royal parle d'inventaire annuel. En pratique, le syndic le présente sous la forme d'un bilan, qui photographie la situation à la date de clôture, et d'un compte de résultats, qui reprend les charges (classe 6) et les produits (classe 7) de l'exercice.

Sur le bilan, quatre lignes méritent votre attention :

• les créances sur les copropriétaires : un montant élevé ou en hausse d'une année à l'autre signale des impayés. Demandez la liste par lot et voyez la fiche copropriétaire impayé ;
• les dettes fournisseurs : des factures anciennes non payées peuvent entraîner des frais de retard ou une coupure de contrat ;
• les disponibilités : chaque solde doit correspondre à l'extrait bancaire à la même date ;
• le solde de chaque fonds : il doit coïncider avec ce que le budget et les décisions d'AG laissaient prévoir.

Sur le compte de résultats, comparez chaque poste au budget prévisionnel voté l'année précédente. Un écart n'est pas une faute, mais le syndic doit pouvoir l'expliquer. La répartition de ces charges entre les lots fait l'objet d'un document distinct, le décompte de charges annuel.

Qui vérifie les comptes, et avec quels documents ?

L'assemblée générale désigne chaque année un commissaire aux comptesGlossairePersonne, copropriétaire ou non, désignée chaque année par l'assemblée générale pour contrôler les comptes de l'association des copropriétaires. Ses compétences et obligations sont fixées par le règlement d'ordre intérieur. Voir le glossaire, copropriétaire ou non (art. 3.91 C. civ.). Ses compétences et obligations sont précisées dans le règlement d'ordre intérieur. Dans un petit immeuble, c'est souvent un copropriétaire à l'aise avec les chiffres ; rien n'empêche de confier la mission à un comptable.

Pour faire un contrôle utile, le commissaire aux comptes demande :

• la balance des comptes et le grand livre de l'exercice ;
• les extraits bancaires de tous les comptes de l'association des copropriétairesGlossairePersonne morale qui réunit les copropriétaires et a pour objet exclusif la conservation et l'administration de l'immeuble. Elle acquiert la personnalité juridique dès la cession d'un premier lot, à condition que l'acte de base et le règlement de copropriété soient transcrits. Voir le glossaire au jour de la clôture ;
• les factures, par ordre chronologique, avec les preuves de paiement ;
• les procès-verbaux d'AG qui ont autorisé les dépenses extraordinaires ;
• le relevé des appels de fonds et des paiements par copropriétaire.

Chaque copropriétaire garde aussi son propre droit de regard : le syndic doit permettre l'accès à tous les documents ou informations à caractère non privé relatifs à la copropriété (art. 3.89, § 5).

Que devient la comptabilité quand le syndic change ?

Le syndic sortant doit remettre à son successeur l'ensemble du dossier de gestion de l'immeuble, comptabilité comprise, dans les trente jours qui suivent la fin de son mandat (art. 3.89, § 5). Une comptabilité tenue selon le PCMN, avec un inventaire de clôture signé, rend cette passation beaucoup plus simple : le nouveau syndic reprend les soldes d'ouverture sans devoir reconstituer des années d'opérations.

Si vous préparez un changement, demandez un inventaire arrêté à la date exacte du départ, et non celui du dernier exercice clôturé. La démarche complète figure dans la fiche changer de syndic. Pour replacer la comptabilité dans l'ensemble des finances de l'immeuble, repartez de la page charges de copropriété.