Nouveau copropriétaire : vos démarches après l'acte

Vous avez signé l'acte il y a quelques jours, les clés sont dans votre poche, et une question reste en suspens : qui annonce à l'immeuble que l'appartement a changé de mains ? Personne ne vous remet de mode d'emploi en sortant de chez le notaire. Le premier courrier du syndic, souvent, sera un appel de fondsGlossaireDemande de paiement adressée par le syndic aux copropriétaires pour alimenter le fonds de roulement ou le fonds de réserve. Lors de l'appel de fonds, le syndic indique quelle part sera affectée au fonds de réserve. Voir le glossaire dont le montant ne ressemble à rien de ce que vous attendiez.

Commençons par la partie rassurante. Vous êtes déjà copropriétaire au sens plein : dès le transfert de propriété, vous faites partie de l'association des copropriétaires et de son assemblée générale, sans démarche d'adhésion, sans formulaire. Les surprises viennent d'ailleurs, et presque toujours du passé de l'immeuble. Des décisions ont été prises avant votre arrivée, et certaines vous engagent.

Le syndic doit apprendre votre existence, et ce n'est pas à vous de le prévenir

La loi confie cette tâche au notaire. Dans les trente jours qui suivent la passation de l'acte authentique, il informe le syndic de la date de l'acte, du lot concerné, de votre identité et de vos adresses, ainsi que de celles de votre mandataire éventuel (art. 3.94, § 3 du Code civil, Livre 3). Le syndic n'a donc pas à déduire votre nom de la boîte aux lettres.

Nous conseillons pourtant de ne pas vous reposer entièrement là-dessus. Un courriel envoyé dans la semaine qui suit l'acte, avec votre nom, le numéro de votre lot, la date de l'acte et l'adresse à laquelle vous voulez recevoir le courrier de la copropriété, prend cinq minutes et évite de découvrir une assemblée générale après sa tenue. Ce point devient sensible si vous mettez le bien en location : c'est vous, propriétaire, qui êtes convoqué, et la convocation ne suivra pas toute seule jusqu'à votre domicile si le syndic a gardé l'adresse du lot.

Autre détail qui se glisse régulièrement au mauvais endroit : les frais que le syndic facture pour avoir rassemblé et transmis les informations et documents de la vente sont à charge du copropriétaire sortant (art. 3.94, § 4). S'ils apparaissent sur votre premier décompte, ils n'ont rien à y faire.

Quelles charges basculent sur vous, et à partir de quand ?

Deux régimes cohabitent, et c'est de leur confusion que naissent la plupart des litiges entre vendeur et acheteur.

Les charges ordinaires sont celles qui reviennent à intervalles réguliers : chauffage, eau, éclairage des communs, nettoyage, entretien de l'ascenseur, honoraires du syndic, conciergerie. Elles vous incombent à partir du moment où vous jouissez effectivement des parties communes, ce qui correspond, dans la grande majorité des ventes, à la date de l'acte authentique (Notaire.be).

Les charges extraordinaires suivent une autre logique, et celle-là surprend. Les dépenses de conservation, d'entretien, de réparation ou de réfection décidées par l'assemblée générale avant le transfert de propriété, mais dont le syndic ne réclame le paiement qu'après, sont supportées par le copropriétaire entrant, sauf convention contraire entre les parties (art. 3.94, § 2). La toiture votée en juin et facturée en novembre est donc pour vous si vous avez acheté en septembre et que votre compromis ne dit rien du sujet.

C'est pour cette raison que le notaire interroge le syndic par envoi recommandé avant la passation de l'acte, et que celui-ci dispose de trente jours pour lui communiquer les dépenses décidées, l'état des appels de fonds approuvés, le coût d'éventuelles acquisitions de parties communes et les dettes certaines nées de litiges en cours. Ce courrier est la pièce la plus utile de votre dossier d'achat. Relisez-le, et conservez-le : c'est lui qui vous dira si une facture de dix mille euros peut encore tomber. Le détail de ce que le syndic doit fournir, et à quel moment, est repris dans la fiche documents à fournir lors d'une vente.

Dernier cas de figure, fréquent quand plusieurs mois séparent le compromis de l'acte : une assemblée générale s'est tenue entre les deux. Si vous y étiez représenté par procuration, les charges extraordinaires et les appels de fonds qui y ont été décidés sont à votre charge, même si vous n'étiez pas encore propriétaire. Sans procuration, le partage dépend de ce que les parties ont écrit, et c'est l'un des points sur lesquels nous voyons le plus de désaccords après coup : faites-le trancher dans le compromis, en une phrase.

Fonds de roulement, fonds de réserve : ce que vous versez et ce que le vendeur ne récupère pas

Le premier appel de fonds que vous recevrez n'est probablement pas une charge. Le syndic établit le décompte de la quote-part du vendeur dans le fonds de roulement pour la période où il ne jouit plus des parties communes, la lui restitue, et vous réclame la même somme afin que le fonds reste au niveau voté par l'assemblée (art. 3.94, § 5). Vous versez une avance, pas une dépense.

Le fonds de réserve, lui, ne circule pas de la même façon : la quote-part du vendeur demeure la propriété de l'association des copropriétaires. Il ne la récupère pas et vous ne la lui rachetez pas, sauf si votre compromis prévoit expressément un remboursement entre vous. Cette clause existe dans une partie des ventes, et c'est au moment de négocier le prix qu'elle se discute. Le fonctionnement des deux fonds, leurs montants et leur alimentation sont traités dans la fiche fonds de réserve et fonds de roulement.

Vos droits ne commencent pas à la première assemblée

Vous n'avez pas à attendre d'avoir voté une fois pour exister dans l'immeuble. Trois droits sont utiles dès les premières semaines.

Le premier est l'accès aux documents. Le syndic doit vous permettre de consulter les documents et informations non privatifs de la copropriété, selon les modalités définies par le règlement d'ordre intérieur ou par l'assemblée générale (art. 3.89, § 5, 9°). Statuts, procès-verbaux, bilan approuvé, contrats d'entretien : demandez-les par écrit, en une liste, plutôt qu'au fil de l'eau. Le registre où le syndic consigne les décisions de l'assemblée est, lui, déposé au siège de l'association et peut y être consulté sur place et sans frais par tout intéressé (art. 3.93, § 4).

Le deuxième est le droit de provoquer une réunion. Un ou plusieurs copropriétaires réunissant au moins un cinquième des quotitésGlossaireFraction des parties communes attachée à chaque lot, fixée dans l'acte de base selon la valeur respective des parties privatives. Elles déterminent le nombre de voix à l'assemblée et ne peuvent être modifiées qu'à l'unanimité de tous les copropriétaires. Voir le glossaire peuvent requérir du syndic la convocation d'une assemblée générale (art. 3.87, § 2). Seul, avec un appartement sur douze, vous n'y arriverez pas : il faut convaincre d'autres propriétaires, et c'est souvent par le conseil de copropriété que cela passe.

Le troisième est le droit de contester. Une décision qui vous cause un préjudice personnel et qui est irrégulière, frauduleuse ou abusive peut être portée devant le juge de paix, dans un délai de quatre mois à compter de l'assemblée (art. 3.92, § 3). Ce délai court même pour une assemblée tenue peu avant votre acte, et la fiche contester une décision d'AG explique comment il se calcule.

Reste la question du calendrier. L'assemblée générale ordinaire se tient chaque année pendant une période de quinze jours fixée par le règlement d'ordre intérieur (art. 3.85, § 3, 3°). C'est l'une des premières choses à repérer dans le règlement d'ordre intérieur que vous avez reçu : elle vous dit à quel moment de l'année votre présence compte vraiment.

Que faire si le syndic ne répond pas ?

Le silence du syndic est le motif de friction le plus courant pour un arrivant, et il n'est pas toujours de mauvaise foi : un cabinet qui gère plusieurs dizaines d'immeubles traite les mutations par lots.

Procédez par étapes. Une relance écrite, datée, qui reprend votre demande en une liste numérotée, règle une bonne partie des cas et constitue une trace. Si rien ne vient, adressez-vous au conseil de copropriété lorsqu'il en existe un, puis mettez le point à l'ordre du jour de la prochaine assemblée. La mission du syndic et l'étendue de ses obligations sont décrites dans la fiche rôle et missions du syndic.

En cas de blocage persistant sur une information à laquelle vous avez droit, le juge de paix est compétent pour les litiges de copropriété, et la saisine est moins lourde qu'on ne l'imagine. La fiche juge de paix et litiges de copropriété en décrit le déroulement. Notre lecture : dans un immeuble de petite taille, cette voie se garde pour les sujets qui portent sur de l'argent ou sur la sécurité, parce qu'une procédure laisse des traces dans des relations de voisinage qui, elles, durent des années.

Pour la suite, le pilier acheter et vendre en copropriété rassemble les étapes qui précèdent et qui suivent votre achat, et la fiche acheter un appartement en copropriété reprend les vérifications à faire avant de signer, utiles si vous envisagez déjà un deuxième bien.