Charges de copropriété : locataire ou propriétaire ?

Le décompte annuel du syndic vient d'arriver. Vous louez votre appartement, et une question se pose ligne par ligne : qu'est-ce que je peux demander à mon locataire, et qu'est-ce qui reste pour moi ? Ou bien vous êtes le locataire, et le bailleur vous transmet un relevé où figurent des travaux de façade.

Deux textes s'affrontent ici, et ils ne parlent pas aux mêmes personnes. Le Code civil organise la relation entre le copropriétaire et l'association. Le bail, encadré par le décret wallon ou par le Code bruxellois du Logement, organise la relation entre le bailleur et son locataire. Nous les mettons face à face, critère par critère.

Qui le syndic peut-il réclamer ?

Le propriétaire, et lui seul. Chaque copropriétaire contribue aux charges communesGlossaireDépenses liées aux parties communes et au fonctionnement de la copropriété, comme l'entretien, la réparation, l'assurance ou les frais de syndic. Elles sont réparties entre les lots selon les critères fixés par le règlement de copropriété. Voir le glossaire selon les critères fixés par le règlement de copropriété (art. 3.85, § 1er, C. civ.). Le locataire n'est pas membre de l'assemblée générale et n'a aucun lien contractuel avec le syndic.

Concrètement, si votre locataire ne vous rembourse pas sa part, l'association ne s'en préoccupe pas : elle vous adresse le rappel, et le retard est le vôtre. Retenir les provisions en attendant que le locataire paie vous place en situation d'impayé vis-à-vis de la copropriété. Les deux dettes sont indépendantes.

Le locataire n'est pas pour autant absent de la vie de l'immeuble. Le syndic doit afficher la date des assemblées dans les parties communes, pour que toute personne qui occupe l'immeuble sans droit de vote puisse lui adresser par écrit ses demandes ou observations relatives aux parties communes (art. 3.89, § 5, 6°, C. civ., texte repris par l'IPI).

Usage ou capital : le critère qui tranche le plus souvent

Notre lecture tient en une règle de bon sens, que les textes régionaux confirment par petites touches : le locataire paie ce que son occupation consomme, le propriétaire paie ce qui conserve ou améliore son bien.

Le cadre légal est plus mince que ce que l'on croit. Le précompte immobilier et les grosses réparations sont clairement du côté du bailleur ; les réparations locatives et le menu entretien, du côté du preneur (art. 15 du décret wallon). Pour tout le reste, c'est le bail qui décide, à condition que les montants correspondent à des dépenses réelles ou à un forfait expressément convenu.

Deux lignes « variable », et ce n'est pas un hasard. Ce sont les deux postes qui alimentent le plus de discussions, parce que la loi laisse le bail les régler. Notre position : si vous êtes bailleur, écrivez-le noir sur blanc à la signature, avec le pourcentage retenu. Un poste flou se paie en conflit au premier décompte.

Bruxelles et Wallonie appliquent-elles les mêmes règles ?

Sur le principe, oui. Sur le détail, non, et la différence pèse pour les baux récents.

En Wallonie, l'article 24 du décret du 15 mars 2018 pose que les frais et charges correspondent à des dépenses réelles, sauf forfait expressément convenu, qu'ils figurent dans un compte distinct et que le bailleur produit les documents qui les établissent. Dans un immeuble à appartements géré par une même personne, l'obligation est remplie par un relevé et la possibilité de consulter les pièces chez le gestionnaire.

À Bruxelles, la réforme entrée en vigueur le 1er novembre 2024 a resserré les règles pour les baux conclus ou renouvelés depuis cette date, comme le détaille la brochure régionale sur le bail. Les baux plus anciens restent sous l'ancien régime.

Le cas type suivant, construit pour l'exemple, montre l'effet de la règle bruxelloise. Un bail signé à Ixelles en janvier 2025 prévoit « charges communes : électricité des communs, nettoyage, entretien de l'ascenseur ». Le décompte du syndic contient en plus une ligne « honoraires de syndic ». Ce poste n'étant pas listé, le bailleur ne peut pas le répercuter, même si un bail plus ancien du même immeuble le prévoyait.

Du décompte du syndic au relevé du locataire

Le syndic ne fait pas ce travail à votre place. Il répartit les dépenses entre les lots selon les clés du règlement de copropriété ; c'est à vous, bailleur, de trier ensuite votre part entre ce que le bail permet de récupérer et le reste. Le mécanisme du décompte de chargesGlossaireRelevé établi par le syndic qui répartit entre les lots les dépenses d'une période, selon les clés du règlement de copropriété, et les compare aux provisions déjà versées. Il fait apparaître le solde dû ou à rembourser pour chaque copropriétaire. Voir le glossaire et ses pièges sont détaillés dans la fiche décompte de charges annuel.

Pour ce tri, quelques réflexes évitent la plupart des contestations :

• reprendre les rubriques du syndic telles quelles, sans regrouper des postes de nature différente ;
• isoler ligne par ligne l'apport au fonds de réserve, que le syndic doit d'ailleurs identifier lors de chaque appel de fonds ;
• joindre au relevé le décompte du syndic, ou indiquer où le locataire peut le consulter sans frais ;
• comparer les provisions versées par le locataire au total récupérable, et non au total du décompte ;
• garder la même clé de répartitionGlossaireCritère de calcul qui détermine la part de chaque lot dans une catégorie de charges : quotités, consommations mesurées, ou autre critère motivé. Les critères et le mode de calcul figurent dans le règlement de copropriété. Voir le glossaire que celle annoncée dans le bail.

Un point de calendrier coince souvent. L'exercice comptable de la copropriété coïncide rarement avec l'anniversaire du bail, sur lequel se cale le décompte bruxellois. Un bail qui commence en avril chevauche donc deux exercices du syndic. Il faut alors proratiser, et le dire dans le relevé.

Le fonds de réserve, ligne la plus disputée

Disons-le tout de suite : nous ne conseillons pas de mettre le fonds de réserveGlossaireSomme des apports périodiques destinés aux dépenses non périodiques, comme le renouvellement du chauffage ou de l'ascenseur. Il est obligatoire au plus tard cinq ans après la réception provisoire, avec une contribution annuelle d'au moins 5 % des charges communes ordinaires de l'exercice précédent, sauf décision contraire aux quatre cinquièmes. Voir le glossaire à charge du locataire. Le Code civil le destine aux dépenses non périodiques, comme le renouvellement du chauffage, d'un ascenseur ou d'une chape de toiture (art. 3.86, § 3). Quand ces travaux arrivent, ils profitent au bien pour des décennies, et la somme accumulée appartient à l'association : elle reste dans l'immeuble quand le locataire s'en va.

L'objection est sérieuse : certains baux le prévoient, et le locataire profite indirectement d'un immeuble bien entretenu. Elle ne convainc pas. Le locataire qui part après trois ans aurait financé une toiture dont il ne verra jamais la réfection. La fiche fonds de réserve et fonds de roulement explique la différence entre ces deux poches, que beaucoup de décomptes mélangent.

Le règlement d'ordre intérieur s'impose-t-il au locataire ?

Oui, s'il lui a été communiqué. Les dispositions du ROI et les décisions de l'assemblée sont opposables à l'occupantGlossairePersonne qui occupe un lot en vertu d'un droit personnel ou réel sans disposer du droit de vote à l'assemblée, comme un locataire. Le règlement d'ordre intérieur et les décisions lui sont opposables après communication, et il peut contester celles qui lui causent un préjudice propre. Voir le glossaire après communication : avec le bail pour ce qui existe déjà, puis par envoi recommandé dans les trente jours de la réception du procès-verbal pour chaque décision nouvelle (art. 3.93, § 5, C. civ.).

Cette transmission incombe au bailleur, et elle est souvent oubliée. La fiche règlement d'ordre intérieur donne le détail, y compris le droit du locataire de contester une décision qui lui cause un préjudice propre.

Ce texte reste une information générale : pour un bail précis ou un litige en cours, le juge de paix du canton de l'immeuble tranche, et une conciliation gratuite peut précéder la procédure. Les autres postes du budget de l'immeuble sont rassemblés sur la page charges de copropriété.