Faire inscrire un point à l'ordre du jour de l'AG

La porte du garage grince depuis deux hivers, le local vélos déborde, ou vous aimeriez que l'immeuble compare enfin les contrats d'ascenseur. Vous en avez parlé au syndic dans le hall. Il a hoché la tête. Et à l'assemblée suivante, rien : le sujet n'était pas à l'ordre du jourGlossaireListe des points soumis à discussion et au vote de l'assemblée générale, reprise dans la convocation. Tout copropriétaire ou le conseil de copropriété peut demander au syndic d'y inscrire un point. Voir le glossaire, donc personne n'a pu voter.

Une conversation ne suffit pas. Il faut un écrit, envoyé au bon moment. La règle est la même à Bruxelles et en Wallonie, elle tient en deux paragraphes du Code civil, et elle joue plutôt en votre faveur.

Jusqu'à quand pouvez-vous demander un point ?

Le droit lui-même n'a pas de date : un ou plusieurs copropriétaires, ou le conseil de copropriétéGlossaireOrgane composé de copropriétaires, obligatoire dans les immeubles d'au moins vingt lots hors caves, garages et parkings. Il veille à la bonne exécution de ses missions par le syndic. Voir le glossaire s'il existe, peuvent « à tout moment » notifier au syndic les points à inscrire (art. 3.87, § 4, du Code civil). Vous n'avez besoin de l'appui de personne. Un seul lot suffit, quelle que soit sa taille.

Ce qui a une date, c'est l'assemblée à laquelle le point sera traité. Le syndic inscrit les propositions écrites qu'il a reçues au moins trois semaines avant le premier jour de la période, fixée dans le règlement d'ordre intérieurGlossaireRèglement établi sous signature privée qui fixe au moins les règles de fonctionnement de l'assemblée générale, la nomination du syndic et la quinzaine de l'assemblée ordinaire. Il est déposé au siège de l'association et peut être consulté sans frais. Voir le glossaire, au cours de laquelle l'assemblée ordinaire doit avoir lieu (art. 3.87, § 3). Trois mots comptent dans cette phrase. « Écrites » : pas de demande orale. « Reçues » : c'est l'arrivée chez le syndic qui compte, pas votre envoi. Et « période » : le calcul part du premier jour de la quinzaine prévue par le règlement, pas de la date de la réunion, que vous ne connaissez d'ailleurs pas encore.

Prenons un cas type, construit pour l'exemple : un immeuble de douze lots à Liège dont le règlement fixe l'assemblée ordinaire dans la seconde quinzaine de mars, du 16 au 31. En 2027, la demande doit être chez le syndic le 23 février au plus tard. Postée le 22, elle a de bonnes chances d'arriver trop tard.

Notre conseil : n'attendez pas la dernière semaine. Rien n'interdit d'envoyer la demande deux ou trois mois à l'avance, et le syndic aura le temps de réunir des devis.

Comment rédiger la demande pour qu'elle soit votée ?

Un point mal formulé peut être inscrit et ne déboucher sur rien. « Parler du garage » n'appelle aucun vote. La demande doit ressembler à ce que l'assemblée décidera.

1. Ouvrez le règlement d'ordre intérieur. Relevez la période de l'assemblée ordinaire et calculez votre date limite, comme dans le cas type. Si vous n'avez pas le règlement, il se consulte sans frais au siège de l'association.
2. Écrivez une proposition de décision. Par exemple : « Remplacement du moteur de la porte de garage : choix de l'entreprise parmi les devis joints, budget maximal, financement par le fonds de réserve. » Une phrase, un objet, une décision.
3. Motivez en quelques lignes. Depuis quand le problème existe, ce qu'il coûte ou risque de coûter, ce que vous proposez. Dix lignes suffisent.
4. Joignez les pièces. Devis, photos datées, courrier de la commune ou de l'assureur. La convocation doit indiquer comment consulter les documents relatifs aux points inscrits : autant qu'ils existent.
5. Envoyez avec une preuve de réception. Un recommandé, ou un e-mail auquel le syndic répond par écrit. Notez la date.
6. Contrôlez la convocation. Elle doit être communiquée quinze jours au moins avant la séance. Votre point doit s'y trouver, dans vos termes.

Avant d'envoyer, relisez votre demande avec cette liste :

• la décision proposée tient en une phrase et se vote par oui ou par non ;
• le montant, ou au moins un plafond, est indiqué quand il y a une dépense ;
• le mode de financement est précisé, fonds de réserve ou appel de fonds ;
• les pièces jointes sont citées dans le texte.

Pensez aussi à la majorité que votre point devra réunir. Des travaux qui touchent les parties communes ne se votent pas comme un changement de fournisseur : la fiche règles de vote et majorités donne les seuils, et le texte coordonné publié par l'Institut professionnel des agents immobiliers permet de vérifier l'article concerné.

La date limite est passée : votre point est-il perdu ?

Non. Si, vu la date de réception, le point ne peut plus être inscrit à l'assemblée en préparation, il l'est à l'ordre du jour de l'assemblée générale suivante (art. 3.87, § 4). Demandez au syndic de vous le confirmer par écrit.

Attendre un an n'est pas toujours tenable. Dans ce cas, le chemin passe par une assemblée demandée par des copropriétaires qui possèdent ensemble au moins un cinquième des quotes-partsGlossaireTerme employé par le Code civil pour la fraction des parties communes attachée à chaque lot, appelée aussi quotités. Elle est fixée dans l'acte de base selon la valeur respective des parties privatives et détermine le nombre de voix de chaque copropriétaire à l'assemblée générale. Voir le glossaire. La demande part par envoi recommandé, et le syndic adresse la convocation dans les trente jours de sa réception (art. 3.87, § 2). Dans notre immeuble de douze lots, cela veut dire convaincre deux ou trois voisins, selon la taille des lots. La fiche organiser une assemblée générale décrit la suite, y compris le cas où le syndic ne réagit pas.

Le syndic n'a pas repris votre point : que faire ?

Commencez par vérifier votre propre dossier : la demande était-elle écrite, et avez-vous la preuve qu'elle a été reçue dans le délai ? Si oui, procédez par paliers.

D'abord un rappel écrit au syndic, dès réception de la convocation, avec copie au conseil de copropriété s'il y en a un. L'oubli de bonne foi existe, surtout chez un syndic bénévole qui prépare sa première assemblée, et il se répare tant que la séance n'a pas eu lieu.

Ensuite, la demande d'assemblée par un cinquième des parts, décrite plus haut.

En dernier lieu, le juge de paix. Tout copropriétaire peut lui demander d'ordonner la convocation d'une assemblée, dans le délai qu'il fixe, pour délibérer sur la proposition que ce copropriétaire détermine, lorsque le syndic néglige ou refuse abusivement de le faire (art. 3.92, § 4). Disons-le tout de suite : c'est une procédure, avec son coût et sa durée. Nous la réservons aux blocages répétés, pas à un premier oubli. Sur les recours après une assemblée, voyez la fiche contester une décision d'AG.

Un sujet glissé dans les « divers » ne se vote pas

La tentation est connue. Le délai est raté, alors on lève la main en fin de séance, on fait voter à main levée, et le syndic l'écrit au procès-verbal.

C'est une mauvaise idée, même quand tout le monde semble d'accord dans la salle. La convocation doit contenir le relevé des points soumis à discussion (art. 3.87, § 3) : les absents ont décidé de venir ou non, et donné leurs consignes de vote, sur la base de cette liste. Une décision prise en dehors s'expose à une demande d'annulation devant le juge de paix, dans les quatre mois à compter de la date de l'assemblée (art. 3.92, § 3).

Mieux vaut un point inscrit pour l'an prochain qu'un vote fragile cette année. Si la convocation n'est pas encore partie, il reste parfois une marge. Notre lecture : rien n'empêche le syndic d'inscrire de lui-même un sujet arrivé après les trois semaines. Pour tout ce qui touche à la forme de cette pièce, la fiche convocation à l'assemblée générale prend le relais.