PV d'AG non reçu ou non conforme : que faire ?
Le syndic doit vous transmettre le procès-verbal dans les trente jours qui suivent l'assemblée. Passé ce délai, ou si le document reçu est incomplet, écrivez-lui sans attendre. Le délai de quatre mois pour contester une décision court depuis la date de l'assemblée, que le procès-verbal soit arrivé ou non.
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Six semaines après l'assemblée générale, toujours rien dans votre boîte. Ou bien le document est arrivé, mais il ressemble davantage au résumé d'une discussion qu'à un procès-verbal : pas de chiffres, pas de signatures, et votre vote contre a disparu. Est-ce grave, et que pouvez-vous faire ?
Grave, cela peut le devenir. Pas parce que les décisions tomberaient faute de papier, mais parce que le temps pour les contester court déjà.
Le syndic a-t-il un délai pour envoyer le PV ?
Oui, trente jours. Le syndic consigne les décisions de l'assemblée dans le registre des décisionsGlossaireRegistre déposé au siège de l'association dans lequel le syndic consigne les décisions de l'assemblée générale dans les trente jours. Il peut être consulté sur place et sans frais par tout intéressé. Voir le glossaire dans les trente jours qui suivent la séance, et il les transmet dans le même délai à chaque copropriétaire qui dispose du droit de vote (art. 3.87, § 12, du Code civil). La règle est la même à Bruxelles et en Wallonie.
Les trente jours partent de la date de l'assemblée. Ni de la signature, ni du jour où le syndic a trouvé le temps de mettre le texte au propre. Et le document attendu est le procès-verbal lui-même : celui que le syndic a rédigé pendant la séance, lu à la fin, puis fait signer par le président, le secrétaire et les copropriétaires encore présents ou leurs mandataires (art. 3.87, § 10).
Prenons un cas type, construit pour l'exemple. L'assemblée d'un immeuble de quatorze lots à Charleroi se tient le 6 mai. Le procès-verbal doit parvenir aux copropriétaires début juin au plus tard. Le 20 juin, rien n'est arrivé.
Pas de PV après trente jours : que faire, et dans quel ordre ?
Le Code civil a prévu ce cas, et sa réponse tient en une ligne : si vous n'avez pas reçu le procès-verbal dans le délai, vous en informez le syndic par écrit (art. 3.87, § 12). Dans notre cas type, voici l'ordre que nous conseillons.
- Le 20 juin, un e-mail daté au syndic, qui rappelle la date de l'assemblée et demande une copie du procès-verbal signé. Un recommandé ne se justifie que si le syndic a déjà cessé de répondre.
- Une copie au conseil de copropriétéGlossaireOrgane composé de copropriétaires, obligatoire dans les immeubles d'au moins vingt lots hors caves, garages et parkings. Il veille à la bonne exécution de ses missions par le syndic. Voir le glossaire, s'il en existe un : il veille à la bonne exécution de ses missions par le syndic. Il n'est obligatoire qu'à partir de vingt lots, hors caves, garages et parkings, donc l'immeuble de Charleroi n'en a peut-être pas.
- Une demande de consultation du registre, qui se fait sur place et sans frais (art. 3.93, § 4).
- Une date notée dans votre agenda, tout de suite : le 6 septembre.
Pourquoi cette dernière date ? Parce que c'est la fin du délai de recours, et qu'elle ne bougera pas.
Le délai de quatre mois attend-il le PV ?
Non. L'action en annulationGlossaireRecours par lequel un copropriétaire demande au juge d'annuler ou de réformer une décision irrégulière, frauduleuse ou abusive de l'assemblée générale qui lui cause un préjudice personnel. Elle doit être intentée dans les quatre mois à compter de la date de l'assemblée. Voir le glossaire d'une décision irrégulière, frauduleuse ou abusive doit être intentée dans les quatre mois à compter de la date à laquelle l'assemblée générale a eu lieu (art. 3.92, § 3). La réception du procès-verbal n'y change rien.
Les conséquences se calculent vite. Assemblée le 6 mai, fin du délai le 6 septembre. Procès-verbal reçu le trentième jour : il vous reste un peu plus de trois mois pour le lire, vérifier les majorités et décider. Procès-verbal reçu fin juillet, après un rappel : il vous reste à peine cinq semaines, en pleine période de vacances.
Beaucoup de réponses qu'on trouve en ligne sont écrites pour la France, où le délai de recours part de la notification du procès-verbal. Appliqué en Belgique, ce raisonnement fait perdre des semaines, parfois tout le délai.
Et si le procès-verbal n'arrive jamais ? Le texte ne prévoit aucun report. Si la date approche sans document, consultez un avocat sans attendre : il verra ce qui reste possible contre la décision, et ce que le retard du syndic engage de sa responsabilité. La procédure elle-même est détaillée dans la fiche contester une décision d'AG.
Quand un PV est-il « non conforme » ?
L'article 3.87, § 10, fixe le contenu minimal. Avec les signatures de fin de séance, cela donne quatre contrôles à faire dès réception :
- chaque décision est écrite telle qu'elle a été votée, pas résumée ;
- chaque vote indique la majorité obtenue, idéalement en voix pour, contre et abstentions ;
- les copropriétaires qui ont voté contre ou se sont abstenus sont nommés, point par point ;
- les signatures du président, du secrétaire et des copropriétaires encore présents figurent sur le document.
Deux vérifications de plus ne relèvent pas des mentions légales du procès-verbal, mais elles servent le jour d'un litige : chaque point voté figurait-il à l'ordre du jour de la convocation, et le nombre de présents et représentés à l'ouverture permettait-il de délibérer ?
Le nom des opposants n'a rien d'un détail. La brochure des notaires destinée aux copropriétaires indique que les présents qui ont voté favorablement ne peuvent pas contester la décision (Fednot). Si votre vote contre a disparu du procès-verbal, c'est votre preuve qui disparaît avec lui.
Notre lecture : un procès-verbal non conforme ne rend pas les décisions nulles. Le défaut du document et l'irrégularité de la décision sont deux problèmes distincts. Un nom oublié se corrige ; une majorité trop faible se conteste. Pour refaire le calcul, rappelez-vous que les abstentions, les votes nuls et blancs ne comptent pas comme des voix émises (art. 3.87, § 8), et reprenez les seuils de la fiche règles de vote et majorités.
Six situations, six réponses
| Situation | La règle | Que faire |
|---|---|---|
| Rien reçu trente jours après l'assemblée | Transmission dans les trente jours (art. 3.87, § 12) | Écrire au syndic, consulter le registre, noter la date butoir des quatre mois |
| Un « compte rendu » rédigé après coup, sans signatures | Signature en fin de séance, après lecture (art. 3.87, § 10) | Demander une copie du procès-verbal signé |
| Décisions notées « adoptées », sans chiffres | Majorités obtenues obligatoires (art. 3.87, § 10) | Demander le détail des voix et vérifier la majorité requise |
| Votre vote contre ou votre abstention n'apparaît pas | Noms des opposants et abstentionnistes obligatoires | Écrire au syndic, puis faire constater la correction à l'assemblée suivante |
| Une décision écrite autrement que ce qui a été voté | Le procès-verbal fixe les décisions prises | Écrire au syndic et, si la décision elle-même est irrégulière, agir dans les quatre mois |
| Le délai de quatre mois approche, toujours sans procès-verbal | Point de départ à la date de l'assemblée (art. 3.92, § 3) | Consulter un avocat sans attendre le document |
Faut-il signer un PV avec lequel on n'est pas d'accord ?
La lecture en fin de séance existe pour cela : demandez la correction avant de signer. Si le président refuse, faites acter votre remarque dans le procès-verbal lui-même, puis signez. Le Code civil ne prévoit pas de sanction propre au refus de signer, et les copropriétaires partis avant la fin ne signent pas sans que le texte perde sa validité.
Notre position est simple. Une remarque écrite sur le procès-verbal vaut mieux qu'une signature refusée, parce qu'elle laisse une trace que le juge de paix pourra lire. Les litiges de copropriété relèvent tous de sa compétence, comme l'explique la fiche juge de paix et litiges de copropriété, et la fiche procès-verbal d'assemblée générale reprend le modèle complet du document, de la trame préparée avant la séance jusqu'au registre.
Questions fréquentes
Les décisions sont-elles valables si je n'ai jamais reçu le procès-verbal ?
Le Code civil ne fait pas dépendre la validité des décisions de l'envoi du procès-verbal. Le retard est un manquement du syndic à l'article 3.87, § 12, pas une cause d'annulation en soi. Une décision régulièrement prise s'impose donc, et seule l'action en annulation, dans les quatre mois de l'assemblée, permet de la remettre en cause.
Un compte rendu non signé vaut-il procès-verbal ?
Non. Le procès-verbal est lu et signé à la fin de la séance par le président, le secrétaire et les copropriétaires encore présents (art. 3.87, § 10, C. civ.). Si vous recevez un résumé rédigé après coup, demandez au syndic une copie du texte signé.
J'étais absent à l'assemblée : le délai de quatre mois court-il aussi pour moi ?
Oui. Pour un copropriétaire, présent ou absent, l'action doit être intentée dans les quatre mois à compter de la date à laquelle l'assemblée a eu lieu (art. 3.92, § 3, C. civ.). L'absence ne déplace pas le point de départ.
Où lire les décisions si le syndic ne répond pas ?
Dans le registre des décisions, tenu au siège de l'association des copropriétaires, que tout intéressé peut consulter sur place et sans frais (art. 3.93, § 4, C. civ.). Le conseil de copropriété, s'il existe, peut aussi relancer le syndic.
Le syndic peut-il modifier le procès-verbal après la séance ?
Modifier seul un texte déjà lu et signé est à éviter. Pour une erreur de chiffre ou un nom oublié, la voie la plus sûre est d'écrire au syndic puis de faire constater la correction par l'assemblée suivante, en demandant l'inscription du point à l'ordre du jour.
Que faire si le syndic ne répond à aucun courrier ?
Gardez une copie datée de chaque demande et portez la question devant l'assemblée générale, qui contrôle le syndic. Si le syndic néglige ou refuse abusivement de convoquer une assemblée, tout copropriétaire peut demander au juge de paix d'en ordonner la convocation (art. 3.92, § 4, C. civ.).