Absent à l'AG : procuration ou participation à distance ?

La convocation est arrivée, et la date tombe mal : un déplacement, des vacances, une réunion que vous ne pouvez pas déplacer. Dans l'enveloppe, un formulaire de procuration attend votre signature. Le signer au nom de qui ? Et si la convocation propose aussi un lien de visioconférence, vaut-il mieux se connecter ?

Vous avez en réalité trois options : confier votre vote à quelqu'un, participer à distance si la convocation l'autorise, ou laisser l'assemblée décider sans vous. Nous les mettons face à face, critère par critère. Les règles viennent de l'article 3.87 du Code civil et sont les mêmes à Bruxelles et en Wallonie.

Procuration, distance ou absence : le tableau des trois options

Commençons par la vue d'ensemble. Chaque ligne correspond à une question que vous vous posez sans doute en tenant la convocation.

La procuration est la seule option ouverte dans tous les cas. La participation à distance est plus fidèle à votre intention, mais elle dépend d'un choix fait par celui qui convoque. Quant à l'absence, elle coûte plus cher qu'on ne le croit : les sections qui suivent disent pourquoi.

À qui confier votre procuration ?

À qui vous voulez, ou presque. Le mandataire peut être membre de l'assemblée ou non (art. 3.87, § 7, C. civ.). Un voisin de palier, votre conjoint, votre locataire, un enfant majeur ou un ami peuvent donc voter pour vous. Le texte exige une seule chose de forme : la procurationGlossaireDocument par lequel un copropriétaire se fait représenter à l'assemblée générale par un mandataire désigné nommément. Nul ne peut accepter plus de trois procurations, sauf si ses voix et celles de ses mandants ne dépassent pas 10 % du total, et le syndic ne peut pas être mandataire. Voir le glossaire désigne nommément le mandataireGlossairePersonne, membre de l'assemblée générale ou non, qui représente un copropriétaire à l'assemblée en vertu d'une procuration qui la désigne nommément. Nul ne peut accepter plus de trois procurations, sauf exception de 10 % des voix, et le syndic ne peut pas être mandataire d'un copropriétaire. Voir le glossaire. Un formulaire signé sans nom, laissé à la disposition de qui voudra le remplir, ne remplit pas cette condition.

Deux personnes sont à écarter. Le syndic d'abord, qui ne peut jamais intervenir comme mandataire d'un copropriétaire, même s'il vous le propose aimablement. Ensuite toute personne en conflit d'intérêts : celui qui est mandaté ou employé par l'association, ou qui lui preste des services sous contrat, ne vote ni personnellement ni par procuration sur la mission qui lui a été confiée (art. 3.87, § 9). Le copropriétaire dont l'entreprise entretient les espaces verts ne peut donc pas porter votre voix sur le renouvellement de ce contrat.

Notre lecture : choisissez quelqu'un qui sera présent jusqu'au bout de la séance et qui connaît l'immeuble. Un proche bien intentionné mais étranger aux dossiers votera vos consignes à la lettre, et se retrouvera démuni au premier imprévu.

Un cas particulier mérite une ligne. Si votre lot est démembré, par exemple entre un usufruitier et un nu-propriétaire, les intéressés désignent entre eux un mandataire pour voter (art. 3.87, § 1er). Réglez ce point avant la convocation, pas le matin même.

Une procuration peut être générale ou spéciale. Générale, elle laisse votre mandataire voter comme il l'entend sur tous les points. Spéciale, elle fixe votre vote point par point. Au-delà de la seule exigence légale, nous conseillons d'y écrire :

• votre nom, le numéro de votre lot et l'adresse de l'immeuble ;
• le nom complet du mandataire, et éventuellement celui d'un remplaçant s'il ne peut pas venir ;
• la date de l'assemblée visée, puisque la procuration ne vaut que pour celle-ci, sauf procuration notariée ;
• pour chaque point important de l'ordre du jour, votre consigne : pour, contre ou abstention ;
• la conduite à tenir si une proposition est modifiée en séance ;
• la date et votre signature.

Prenons un cas type, construit pour l'exemple : un immeuble de douze lots à Liège, avec à l'ordre du jour la rénovation de la façade et trois devis joints. Vous donnez consigne de voter pour le devis le moins cher. En séance, l'entreprise retenue a retiré son offre et l'assemblée discute d'un quatrième devis. Sans instruction sur ce cas, votre mandataire ne sait pas quoi faire. Une phrase suffit à régler la question : « en cas de proposition modifiée, abstention », ou au contraire « vote libre ».

Trois procurations par personne, et jamais plus de voix que les autres réunis

Le Code civil limite ce qu'un seul mandataire peut porter. Nul ne peut accepter plus de trois procurations de vote. L'exception : un mandataire peut en recevoir davantage si le total de ses propres voix et de celles de ses mandants ne dépasse pas 10 % du total des voix affectées à l'ensemble des lots (art. 3.87, § 7).

Une deuxième limite s'y ajoute. Personne ne peut voter, même comme mandataire, pour un nombre de voix supérieur à la somme des voix des autres copropriétaires présents ou représentés (art. 3.87, § 6). Collecter les procurations de tout un étage ne permet donc pas de faire la loi.

Ces plafonds vous concernent directement. Si la personne que vous avez choisie détient déjà trois procurations, la vôtre risque d'être écartée au moment du comptage, ou de rendre le vote contestable. Posez-lui la question avant de signer. La procuration irrégulière figure d'ailleurs parmi les griefs qui peuvent fonder une contestation de décision d'AG devant le juge de paix. Le détail du calcul des majorités se trouve dans la fiche règles de vote et majorités.

Que vaut la participation à distance quand la convocation la prévoit ?

Elle vaut une présence. Depuis la loi du 20 décembre 2020, l'article 3.87, § 1er, du Code civil prévoit que les copropriétaires participent à l'assemblée physiquement ou, si la convocation le prévoit, à distance. Vous suivez les débats, vous posez vos questions, vous votez vous-même. Aucune consigne à rédiger, aucun intermédiaire.

C'est l'option que nous préférons dès qu'elle existe, pour une raison simple : une assemblée ne se déroule jamais tout à fait comme l'ordre du jour le laisse prévoir. Un devis est remplacé, un copropriétaire apporte une information nouvelle, la discussion éclaire un point obscur. À distance, vous en tenez compte. Par procuration, vous avez voté la veille.

Trois réserves tout de même :

1. L'option dépend entièrement de la convocation. Si elle n'en parle pas, ne comptez pas sur un lien envoyé à la dernière minute.
2. Une connexion qui tombe au moment d'un vote vous prive de ce vote. Testez l'outil avant la séance et gardez un téléphone à portée de main.
3. Votre identification et le recueil de votre vote doivent être organisés, pour que le procès-verbal indique si vous avez voté contre ou vous êtes abstenu.

Si l'enjeu est important et que vous doutez de votre connexion, préférez la procuration : elle ne dépend d'aucun réseau. La fiche organiser une assemblée générale détaille ce que le syndic doit prévoir de son côté.

Et si vous ne faites rien ?

Vous ne serez ni présent ni représenté. Vos quotes-parts ne comptent pas pour le quorumGlossairePrésence minimale requise pour que l'assemblée générale délibère valablement : plus de la moitié des copropriétaires détenant au moins la moitié des quotes-parts, ou des copropriétaires détenant plus des trois quarts des quotes-parts. À défaut, une deuxième assemblée réunie au moins quinze jours plus tard délibère sans condition de quorum. Voir le glossaire, qui se calcule sur les copropriétaires présents ou représentés au début de la séance (art. 3.87, § 5). Si trop de copropriétaires font le même choix, l'assemblée ne peut pas délibérer, et une deuxième assemblée est convoquée au moins quinze jours plus tard. Celle-ci délibère quel que soit le nombre de présents. Votre absence retarde donc la décision, elle ne l'empêche pas.

Et la décision prise vous engage, comme elle engage ceux qui ont voté contre. Si elle vous paraît irrégulière, l'action en annulation doit être intentée dans les quatre mois à compter de la date de l'assemblée (art. 3.92, § 3, du Code civil). Le procès-verbal vous arrive au plus tard trente jours après la séance : il vous reste alors un peu plus de trois mois pour réagir.

Un seul cas où l'absence pèse lourd : l'unanimité. Quand elle est exigée, par exemple pour modifier la répartition des quotes-parts, une seule absence suffit à la faire échouer. Une nouvelle assemblée est alors réunie trente jours plus tard au moins, et la décision peut y être prise à l'unanimité des présents ou représentés (art. 3.88, § 4).

Notre verdict selon votre situation

La convocation prévoit la participation à distance et vous êtes disponible à l'heure dite : connectez-vous. C'est la seule option où votre voix suit le débat.

Vous ne pourrez pas suivre la séance, ou la convocation ne prévoit rien : donnez une procuration spéciale, avec vos consignes sur les points qui comptent pour vous et une règle pour les propositions modifiées. Choisissez un mandataire présent jusqu'à la fin, qui n'a pas déjà trois procurations, et qui n'est ni le syndic ni un prestataire de l'immeuble.

Vous serez présent en personne mais un dossier vous dépasse, par exemple des travaux techniques : sachez que vous pouvez vous faire assister d'une personne, un architecte ou un avocat, à condition d'en avertir le syndic par envoi recommandé au moins quatre jours ouvrables avant l'assemblée (art. 3.87, § 1er).

Ne rien faire ? Nous ne le conseillons jamais quand un point vous touche directement. Signer une procuration prend cinq minutes, et contester une décision prend des mois.